商务会议策划方案

花之叶55 2015-10-07

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项目三

第二组

小组成员：

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杭州动漫学术研讨会策划书

背景：21世纪是一个转型的世纪，世界的发展进入了一个知识科技时代，经济

发展趋于转型不在是以传统的产业发展来撑起着世界经济，然而动漫产业作为文化产业的后起之秀，正确经济全球化的过程中扮演着越来越重要的作用，当前的中国动漫产业拥有广阔的市场，但同时也面临着重要的挑战，如何摆脱现阶段被动的局面，以高质量的动漫艺术夺回国内市场同时走向世界走向未来，如何探索一条合适于中国动漫发展之路，则是中国动漫界当前最急需解决的问题，而一切解决问题的根本首先是来源于对事物的认识。故我们杭州作为成为中国动漫之都的热门城市，有幸请来了国内外知名的动漫制作者，一起探讨我国今后的动漫事业发展前景和方向。

一、会前准备工作：

1、会议主题：为了发展中国的动漫产业，将中国动漫推向世界，特召开此次

会议，会议的重点是分析中国动漫的现状和预测中国动漫的

未来发展前景

2、会议名称：杭州动漫学术研讨会

3、会议规格与规模：本次会议是中型高档次的会议

4、会议时间与地点： ①时间：2010年7月3日---2010年7月6日

②地点：杭州西湖会议厅（风景宜人，空气清新，环

境清幽，有利于会议的顺

利展开，可以拓宽人们的

思路）

5、与会人员名单：国内外知名动漫专家、群众代表、媒体、主持人（具体人

员见附表1）

6、会议日程：（会议日程见附表2）

7、印发会议通知，于6月15日发放（邀请函见附表3）

8、会议所需用品及设备：

（1）必备用品：文具、桌椅、茶具、扩音设备照明设备、空调设备、投

影和音像设备等。

（2）特殊用品：①会议证件（会议正式证件，工作证）

②会标：发展中国动漫—杭州研讨会（展板式） ③席卡（普通席卡即可）

④会议器材的准备（检查各种设备是否准备好，避免突

发状况的发生）

⑤会议材料（会议日程、议程等文件，会议签到表） ⑥会议饮料用品（清茶、纯净水、纸杯等）

⑦会议其他用品（纸、笔、烟灰缸、面纸等）

（以上八项由会务组负责）

9、会议组织机构：会务组、宣传组、文件组、接待组、保卫组、秘书组、

后勤组、企划组、

10、会议场所的布置：（会场布置见附表4）（企划组负责）

（1）会场格局的设计

（2）排列会场座次

（3）会场摆放花卉：在u型桌中间摆放君子兰

11、预订膳宿（接待组负责）

在纳德大酒店预定15间空房，供参会人员住宿（选择理由：离杭州西

湖较近，四周风景宜人，客人闲暇之余可以去西湖游玩，且该酒店服务较好，口碑不错）

(1)住宿预订：

房间标准：高级标间8间（418元/间）

豪华单间7间（468元/间）

预订天数：3天

(2)餐饮预订：

①预订方案：7.03工作晚餐（两桌）

7.04工作午餐（两桌）、商务晚餐（四桌）

7.05工作午餐（两桌）、烧烤晚会

7.06工作午餐（两桌）

②预订标准：工作午餐800/桌

商务晚餐1500/桌

烧烤晚会5000元

12、进行全面的会前检查：

（1）检查会场空调，麦克风，投影仪等设备是否齐全，并进行试用，确

保其在当天能正常使用（后勤组负责）

（2）会议文件是否准备齐全、签到簿是否做好（文件组负责）

（3）检查警卫部署、证件检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务

人员的就位等（保卫组负责）

二、会中组织工作

（一）报到日安排（7月3日）

1、接站工作（1）时间：7:00—15:00

（2）地点：车站或机场

安排车辆准时在车站或机场接待，在酒店门口树

立欢迎标牌，欢迎每位参会人员，并派迎宾小姐

带领其办理相关手续

2、报到工作（1）时间：8：00—17：00

（2）地点：纳德大酒店一楼大厅(接待组负责)

3、材料的发放(文件组负责)

先请与会人员到纳德大酒店入住，凭邀请函领取门牌号

码，并向报到者说明会议的作息时间、注意事项和食宿

安排等情况、收取和发放相应材料，待第二天在集体去

会场、与会人员还要填写个人信息资料，以便会后制作

会议通讯录和以后联系

（二）第一天安排（7月4日，企划组负责）

1、开幕仪式

（1）开幕式前准备（会务组负责）：

①时间： 9：00—10：00

②地点：杭州西湖会议厅外的临时舞台

③人员：全体与会人员

④器材：准备好麦克风、音响、鲜花等设备，搭好舞台，并在前

天晚上进行相关设备的检测，确保能正常使用。

⑤开幕式会场布置（会场布置见附件5）

（2）开幕式议程

①主持人讲话，宣布开幕式开始

②中国动漫协会会长发表演讲（主持人，协会会长演讲稿见附件6） ③参会人员代表发言

④动漫大师发言

⑤主持人宣布开幕式结束

（3）现场整理，打扫

2、会议“2010中国动漫产业发展”

（1）会议时间：10：30—11:30

（2）会议地点：杭州西湖会议厅（2号会议厅）

（3）与会人员：协会市场部成员、群众代表、主持人，记者

（4）会议议题：①中国动漫产业发展概况

②中国动漫市场消费者构成情况

③中国动漫产业存在的不足

（5）会议议程：①主持人宣布会议开始

②本协会市场部负责人发言（根据中国动漫产业发展

概况分析中国动漫市场

消费者构成情况）

③群众代表发言(表达对中国动漫的看发以及期望)

④主持人宣布会议结束

（6）会议器材：会场、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备照明设备、

空调设备、入场证件、记者证、席卡、纯净水等

（7）会场布置：在U字型会台的中间摆4盆树景，会台上摆放上鲜花、

饮料、面纸、笔记本、台式麦克风，U字正对面墙上挂

上横幅，在横幅两边摆上两棵高点的树（树的绿色可以

缓解会议上的紧张压抑的气氛，缓解眼睛的疲劳，同时

花的芬芳也可以使人放松愉悦）

3、会议“2010年全球动漫产业发展”

（1）会议时间：15:00—16:30

（2）会议地点：杭州西湖会议厅（2号会议厅）

（3）与会人员：国内外动漫协会市场部人员，企划部人员，国内外动

漫大师，成功企业家，主持人，记者

（4）会议议题：①中国动漫产业的发展模式

②欧美及日韩动漫市场状况和发展模式研究

③国际动漫产业发展的经验

（5）会议议程：①主持人宣布会议开始

②本协会技术开发部负责人发言（中国动漫产业的发展

模式）

③日本动漫协会市场部负责人发言（欧美及日韩动漫市

场状况和发展模式

研究、国际动漫产

业发展的经验）

④自由讨论、交流经验

⑤主持人宣布会议结束

（6）会议器材：会场、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备照明设备、

空调设备、入场证件、记者证、席卡、纯净水等

（7）会场布置：在U字型会台的中间摆4盆树景，会台上摆放上鲜花、

饮料、面纸、笔记本、台式麦克风，U字正对面墙上挂

上横幅，在横幅两边摆上两棵高点的树

4、商务晚会

（1）时间：19:00—21:30

（2）地点：纳德大酒店三楼宴会厅（3）人员：全体与会人员

（4）器材：台式麦克风、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备、照明

设备、空调设备、

（5）活动：①动漫协会会长致祝酒词 ②开始用餐

③动漫展示（见附件7）

（三）第二天安排（7月5日，企划组负责） 1、会议 “2010中国动漫产业市场前景”

（1）会议时间：15:00—16:30

（2）会议地点：杭州西湖会议厅（3号会议厅）

（3）与会人员：本协会人员、成功企业家、主持人、记者（4）会议议题：①中国动漫产业发展存在的主要问题 ②发展中国动漫产业的对策（5）会议议程：①主持人宣布会议开始

②中国动漫协会负责人发言（分析中国动漫产业发展

存在的主要问题及对策）

③成功企业家代表马云发言 ④主持人宣布会议结束

（6）会议器材：会场、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备照明设备、

空调设备、入场证件、记者证、席卡、纯净水等

（7）会场布置：在U字型会台的中间摆4盆树景，会台上摆放上鲜花、

饮料、面纸、笔记本、台式麦克风，U字正对面墙上挂上横幅，在横幅两边摆上两棵高点的树

2、户外活动（1）杭州西湖游玩

①时间：15点—18点 ②地点：西湖周边各景点

③人员：全体参会人员

④游玩路线：包括“一街、二馆、三园、四墓、五景”这十五个

西湖景点。

（2）烧烤晚会

①时间：18：00—20:00

②地点：西湖畔 ③人员：全体参会人员

（3）注意事项：西湖的风景宜人，故应带上摄像机、照相机等器械拍

照录像留念，注意环境的保护，随身带上垃圾袋，不能乱丢垃圾，尤其是烧烤晚会时，更应注意！

（四）第三天安排（7月6日，企划组负责)

1．会议闭幕式：（9：00—10：30）

（1）闭幕式前准备

器材：麦克风、音响、鲜花等设备，搭好舞台（并在前天晚上

进行相关设备的检测，确保能正常使用）

（2）闭幕式流程：

①主持人讲话

②中国动漫协会负责人**发表闭幕式致词 ③动漫大师对此次研讨会做总结 ④主持人宣布此次研讨会结束（3）现场整理、打扫

补充说明：

（一）会议现场服务工作（秘书组负责）

1、引导座位，维护秩序（安排礼仪小姐引领与会者根据会场原先

的座次安排与会者依次就做，等待会议

开始，并要做好会场的秩序维护工作，保证会议顺利进行）

2、处理临时性事务工作（在开会过程中，秘书人员要负责处理与

会领导临时交办的各种事宜，做好内外联系、传递信息的工作）

3、会场的清洁卫生、开水供应、灯光照明、扩音设施等服务 4、协助领导掌握情况，控制会议进程（秘书人员要对会议中的动

态，对与会者的建议和反映，对出现的苗头和倾向等心中有数，并及时向会议领导报告。会议进行中，视会场气氛情况，可适时向领导建议休息）

（二）会议记录工作（秘书组负责）

记录会议名称、开始和结束时间、地点、主题；会议出席者名单或出席人数、缺席者名单或缺席人数；会议主要内容或经过，包括报告内容、讨论事项等等；会议决定、决议事项；与会议有关的资料；记录者签名、负责人签名

三、会后后续工作（秘书组负责）

(一) 安排与会人员离开，并派发纪念品（纪念品见附件8）

（二）整理打扫会场，秘书对会议资料进行汇总整理，把每个人的观点建议分

开整理，并打印出来。

（三）学术交流会费用结算，并列出清单（见附表9）（四）制定后期的宣传方案，并预测费用（宣传组负责）

（五）制定招标投资方案，吸引投资商前来投资，以研发出新的动漫制造技术

附表1：参会人员名单列表（客方）

日本动漫大师：宫崎骏、车田正美

美国动漫大师：大卫·艾立克、弗劳埃德·戈特弗雷德森中国动漫大师：易新超、万氏兄弟日本动漫协会市场部负责人：富坚义博、

企划部负责人：深田恭子

成功企业家：马云、李嘉成、张朝阳

群众代表：大学生代表程超、王明、于张峰

青少年代表方天怡、黄玲、蒋鹏飞

记者：张陈陈、朱天南主持人：葛培基翻译：周峰、张志元

附表2：会议议程与日程表

附表3：邀请函

邀请函

尊敬的xxx：您好

由于国内动画行业开始受到来自两方面的挑战，一个是国外动画片进入中国市场不再受限制，但中国动画片的产量少，原创作品只适应计划经济下做短片，大量的市场需求量不能被满足。但美国日本动画业发展了20年，远比中国要成熟，数量也很多，与国内形成强烈反差，中国动画产业呈现了明显的劣势。另一方面国内在销售上也没有形成真正的市场，电视台都是垄断的，销售上只有一种价格，国内单方面并没有形成一个市场，这种劣势也导致相当部分的人才流向了加工制作领域。

故我们中国动漫协会将于7月4日在杭州西湖会议厅举行动漫学术研讨会，诚邀您届时参加，由于会中将有动漫会展，故请各动漫大师携带最新动漫短片展示交流。

会议免费安排食宿，返程机票。希望您届时光临。请尽快来函确认。祝一切顺利！

中国动漫协会 6月15日

附表4：会场布置示意图