第二步:用活页本(手帐)做每日计划,掌控每一天 区域7:每日计划 在用活页本梳理了清单和任务后,最主要的工作就是做好每日的计划和回顾,掌控每一天。这部分区域也是我们每天都需要面对的部分。 每日计划三要素:日程表、MIT、清单 日程表 关于日程表,我在这里不过多赘述,可参看我的文章《优雅过生活——用日程表管理好自己的档期》(微信回顾“日程表”),为什么说日程表是每日计划的第一要素呢?因为我们需要知道,今天一天哪些时间被占用,不能够自由安排。根据时间被占用的情况来安排一天的工作。 举例:如果你是学生,上午后两节有课,那么你早晨10点前的时间是可以自由支配的,你可以用来写作业,学英语,搞社团活动,或者睡觉,而10点到12点,你需要到教室上课,这个阶段,你必须老老实实呆在教室里,不能出去。如果你是上班族,如果上午10:00-11:00被通知参加一个会议,那么你的这段时间就是被占用的,没有办法去做其他事情。 所以在一天开始前,就必须要明确,自己一天24小时中,哪个时间段是被占用的,哪个时间段是空闲的。如果你一天的时间被日程安排的很满,那么你一天的工作就会很辛苦,因为必须要保证每一段的时间,这个时候,做好提醒非常重要。例如可以使用手机上的日历或365日历,设置提醒,这样会更从容。如果你一天没有日程,那么恭喜你,今天的时间你可以自由安排,但是就需要非常注意时间的安排,防止拖延。例如可以使用番茄工作法提升专注度。(微信回复”番茄工作法“) 有些事情如果是例行工作,例如每周一下午2:00-4:00部门例会,这些事情要提前计划进去,这样会更大的增加掌控感。
MIT 要事第一 Most Important Things 在安排完日程后,就需要明确一天中最重要的事情是什么,每天做最重要的事情,日积月累才会有成就,否则,每天都只是抓了一地鸡毛而已。《大学》开篇提到:“物有本末,事有终始;知其先后,则近道矣”,最怕的就是本末倒置,不知道一天最重要的事情是什么,抓了一堆芝麻,却把西瓜丢了。 所以,在今日计划中,要留出一部分空间,列出最重要的事情,最多3件而已,可以少于三件,如果超过3件,并且把这三件事情排个序,那个排名第一的,就是你今天最重要的事情。 行动清单 (今日待办清单) 如果你一天完成了最重要的事情MIT,那么恭喜你,你的一天是有成就的。对于重要的事情,一般需要一整块的时间去完成,而且完成起来都会有一定的难度,需要我们全身心投入。这就需要我们了解,自己的高效时间在哪里,哪些时间不容易被打扰,尽量把这些事情安排在这些时段。如果你在高效时间段都完成不了最重要的事情,如果你在不被打扰的时间都完成不了最重要的事情,那么可以想想,在那些你注意力不太集中的时间,经常被打扰的时间,怎么可能全身心投入呢? 在明确MIT之后,我们需要检视每个任务对应的行动清单,然后找出今天需要做的行动,组成今日待办清单,对于行动清单可以批次处理,提高效率。例如电话可以放在一起打,邮件可以一起发。
养成随时收集的好习惯 一天的日程、MIT和行动清单都计划好,一天的工作就计划好了,而在一天中,会继续遇到新的杂事、信息和新的想法,这时候就要养成随时收集的习惯,如果不是必须的打断当前的工作,就先记录下来,放入到本子前面的收集箱,当完成当前工作后,再做下一步安排。 如果你觉得计划赶不上变化,不如从这两个方面去检视一下自己 计划制定是否合理:你是否过高的估计了自己的工作能力?如果给自己计划的事情,连超人都完不成,那这个计划就制定不合理了,如果每天最重要的事情太多,没办法排序,你就需要提醒自己了,是不是前期拖延了,导致所有截止到Deadline的事情都堆积到一起了,如果是这样,我们需要引起高度重视,在未来的工作中,合理安排计划。 执行力不强:你是不是每天都完成了重要的事情。如果没有完成计划,是不是做了太多琐事,而没有专注的完成自己今天的目标。如果是这样,就需要将”要事第一“原则谨记于心,不可有丝毫的放松。 第三步:检视与回顾 纸笔系统相对于电脑手机APP,最大的劣势在于没有办法设置提醒,如果你单纯的依靠纸笔系统,就要经常进行检视和回顾,一般需要经常回顾以下几个部分: 1、日程表:提升视角,不仅要了解今天的日程,还要去经常回顾本周的日程和本月的日程,甚至几个月后的日程 2、等待清单:经常回顾等待清单,如果你需要得到回复的事情迟迟没有得到回复,等待清单里的内容,就要变成行动,例如:”发催款通知“ 在放入等待清单一阵子,如果对方没有回复,就需要加工成一条行动”打电话给客户询问打款情况“ 3、任务清单:需要经常检视任务清单,查看本月任务清单的完成情况,同时检视后面几个月甚至全年的任务,看看可以为哪些任务找到”下一步行动“ 4、针对每个任务的行动清单:检视行动清单,为每一个行动计划好执行的时间,不要所有的事情都临近deadline才去做。 5、S/M清单:梦想是用来实现的,不是用来祭奠的。经常性的浏览S/M清单,也许我们没有办法完成整个任务,但是可以完成几步行动,有时候当我们找到事情的第一步行动,事情的进度远比我们想象中的要快。 结语 纸笔系统相对于电脑APP,选用哪个,都是凭自己的习惯和感觉。无论你是手帐达人,还是电脑达人,找到适合自己的工具才是最好的。当你实践时间久了,你会发现工具的应用理念都是相通的。重要的不是工具,而是我们的思路。应用工具,而不纠结于工具。 |
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