|
我常常说一个人如果建立比较多的思维框架，他的时间管理能力也会变强。 这是怎么道理呢？ 具体到任何一项看起来平凡的工作，其实都包含种种框架。如果你对工作有了整体框架的概念，你就能提前预判你的时间支出，进而合理安排精力来响应各种可能的事项，特别是把一些不重要的事项提前在碎片化时间里给予响应，或者把一个工作衔接中不可避免的碎片时间用于思考其它的问题，不但可以充分利用时间，也是一种换脑休息的方式。这样就可以大大提高你的时间利用效率。 我在写《不要等到毕业以后》这本书，谈到大学生想换专业的时候，也是先要求大家先去了解整个换专业流程，不同的学校流程不同手续不同，你要先通盘了解整个流程的节点和办理周期，然后才能权衡换专业需要花费的时间精力。 这是一种做事情的方法，做任何工作都一样，先要建立对一个工作的流程框架。这个方法也有一个好听的说法，叫“大局观”，人有了大局观，做事情就可以忙而不乱，松紧有序，有条不紊。不会因为这里想漏一点，那里临时想起一点而把自己变成了救火队员。 几天前我在微博分享了一个关于《如何邀请嘉宾做一次校园讲座》的长微博，正好我用这个例子做一个分享。 我把邀请嘉宾讲座分为五个大阶段：1、活动策划--2、嘉宾预约--3、正式邀请--4、现场活动--5、活动总结 今天我就只是聊聊这篇文章写到的在活动策划阶段的整体框架。 对于这个阶段我设计了一张表《社团讲座活动策划要点一览表》，主要内容如下： 1、讲座听众：针对哪一类目标人群举办讲座？ 2、讲座主题：设置哪些主题目标人群可能感兴趣，能否得到官方认可？ 3、邀请嘉宾：可以尝试邀约哪些嘉宾来讲，能否长期合作？ 4、讲座规模：准备组织多大的规模，场地是否有保障？ 5、讲座费用：要多少宣传费用，嘉宾差旅及礼品费用，人工成本？ 6、讲座时间：讲座可以安排在哪几个大时间段？ 有了这张表，大家就有了一个局部阶段的整体思维，这张表也是一张工作完成清单自我检查表，如果一项项完成下去，你的讲座策划就不会出现低级遗漏，导致后期出现大问题。 比如邀请我讲座的社团五花八门，大部分社团是看到我鼓励他们邀请我去高校讲座，而尝试邀请而成行。但实际上一个社团要发展，应该有自己的定位，不能满足于邀请了名人讲座，要想想自己社团发展需要邀请怎样的名人，针对怎样的目标群体，做怎样的分享？ 如果定位不准，很多讲座自然效果不佳，那么后面的组织工作其实都是浪费时间。（这种定位也是要制作讲座PPT时一样也要考虑的事情） 还有的同学在网上和我预约讲座，却根本没有事先和学校沟通好，先和我沟通了半天然后再去找学校时被学校拒绝，再很遗憾告诉我对不起学校不同意。 这样就是犯了初级错误--必须先得到内部许可再做邀请。要对外沟通，必须先在内部搞定关键资源，有把握才能邀请嘉宾，否则就会浪费大家的时间。 如果有了这张清单，大家看看，即便是没有多少工作经验的人，也能一项一项对照把主要的工作尽可能一次做到位吧？ 这样的清单就能帮助新手做好工作，也能帮助他们快速攒经验值，更能够避免他们犯错误而让老人来救火。避免了这些问题，工作中的时间自然就节约了下来。 而要节约这些时间，就需要有人认真细致总结这些工作中的细节，并把它结构化，要么变成一个标准作业SOP流程，要么变成一个自我检查清单，或者其它便于大家操作的形式。 像我的朋友@萧秋水，经常出差，所以她就做了一个关于出差的自我清单检查思维导图，每次出差，对着看一遍，自然就不会遗漏什么东西，等到要用时到处借或找，又会浪费大量时间。 这样的清单，她不仅仅做了一个出差的，还做了一个旅游的，现在又做了一个培训的，因为目的不同，所以清单需要经常更新，经常升级，这样才能保证你的时间管理整体框架总是和自己的现状保持一致。这个在企业管理就叫流程优化和改进。 反过来讲，一个企业提炼出流程好不好，很重要一个考虑就是它是否提升了企业的响应时间，如果不能，那么这个流程一定存在再造或者优化的空间。 可遗憾的是，很多企业把流程设计变成了无穷无尽的填表审批，这只能造成流程冗长，让人士气不振，这反过来又会影响情绪，导致工作效率下降，无形中又造成了时间损失。 所以我做过的事情，我不仅仅是会总结，我会抽一个相对有空的时间，把这些事情前因后果想一想，变成一个经验框架。下次行动，我会想想这个框架，对照一看，就会轻车熟路马上搞定问题。 这样重复性，或者相似的工作，我就可以做到比普通人高十倍效率完成。 这样的总结，不一定要是很大的事情，可以是生活或工作中任意小事情，越是重复性发生的事情越值得深入总结。 比如我总结过如何找图片，如何写博客，如何做论坛，如何聊QQ，如何管理QQ群，如何上班选行车路线... 关键是你要培养随手把自己生活中相关事项变成一个小框架的习惯，虽然在总结时你会先多花很多时间，但是最后你就大大节约时间。 讲到这里，我也说说什么是好的总结？ 就是别人看了你的总结知道自己也可以怎样做，这才是好总结！ 否则你做再多的工作也不过是经历，不是经验！ 经验一定是经过结构化思考后可以系统复制的东西，而可复制的东西总是能找到节约时间的方法。 我常常说：一个优秀的人只需要完整做一件事，就能充分证明他的能力。 不信？请你猛击底部【阅读原文】，看看我写的长微博《如何邀请嘉宾做一次校园讲座》，即便你已经上班了，你看了也会有收获。 没看懂，你看到是我的经验，看懂了，你看到的是我的思维。 另外请记住，我现在微博叫@秋叶 ，我变短了！ |
|
|
