如何专业地组织一次线下活动？

边度ynpvacv5iy 2016-11-30

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从2013年双11起，秋叶团队的第一门课程上线，已经过去了三年，已经有超过7万名学员，品牌影响力也越来越大。

除了秋叶老师，团队里的其他小伙伴也都渐渐有机会被全国高校社团邀请去学校讲座，比如老秦已经受邀有过52场的高校讲座分享，覆盖上万大学生听众。

▲老秦有一天会不会出现在你的学校？

在被社团邀请过程中，可以观察到很多同学热情有余、做事情积极但不专业，常常是犯了很多错误自己也不知道。尤其大部分人感觉「不就是把人叫过来讲两小时么，有啥难的？」那就大错特错了，一场线下活动的复杂程度，远高过从未有活动组织经历的人的想象。

并不是苛责同学们做的不好，能够在大学里多经历一些，已经走在了大部分同龄人前面，只是要谨记——

「你经历过的事情并不一定能成为你的经验，除非你能把你的经历总结下来，成为别人可以参考的内容，这才是经验。」

从个人发展来说，只有能够成为别人可以复制、执行的经验，你才能解脱成为一个合格的带头人，才有机会脱颖而出成为团队的管理者。

从个人成长来说，只有经常总结才能形成结构化思考，学会用流程框架来纵观全局，这种框架积累的越多，综合能力就越强。

一次活动中，「嘉宾」经常是活动成功举办的关键。

最近是讲座旺季，秋叶老师和老秦都收到了大量的讲座邀请，今天我就在秋叶老师一篇博文的基础上，以嘉宾视角做主线，为大家分享一下关于做线下讲座的流程。

本文有这样几个作用：

第一，示范结构化思考，如何通过结构化总结形成框架流程；

第二，以后在遇到讲座邀请，就可以把这篇文章发给办讲座的同学做参考，提高双方的沟通效率，经常受邀参加线下活动的朋友也可以收藏；

第三，希望能成为经常举办讲座的组织方的执行手册，提高专业感，

第四，本文虽然是以办讲座为例，但对于聚会、读书会、沙龙等其他活动形式道理相通，亦可借鉴。

邀请嘉宾讲座可以分为五个大阶段

活动策划
嘉宾预约
正式邀请
现场活动
活动总结

▌阶段一：活动策划

邀请嘉宾做讲座的社团五花八门，但实际上一个社团要发展，应该有自己的定位，不能满足于邀请了名人讲座，要想想：

自己社团发展需要邀请怎样的名人？

针对怎样的目标群体？

做怎样的分享？

▲社团讲座活动策划要点一览表

这里面的关键是，活动主题要让目标人群感兴趣，而且能得到官方认可。

没有第一个条件，活动组织不起来；没有第二个条件，活动连组织的条件都没有。

有的同学在网上和嘉宾预约讲座，却根本没有事先和学校沟通好，先和嘉宾沟通了半天然后再去找学校时被学校拒绝，再很遗憾告诉嘉宾「老师对不起，学校不同意」，这样就是犯了初级错误。

要记得「必须先得到内部许可再做邀请」——对外沟通必须先在内部搞定关键资源，有把握才能邀请嘉宾，否则就会浪费大家的时间。

学校难免还会有一些官方活动安排，可能会有日程冲突，这些也应该由社团同学自己提前先搞清楚，避免临时发现借不到场地的尴尬。

▌阶段二：嘉宾预约

如今通过微博、微信等社交平台就可以直接联系到嘉宾，但这种方式最大的问题是——不正式。

一方面，很多同学直接当聊天场景用，根本没有意识说清楚关于学校以及活动的相关背景，有同学居然连是哪个学校都不告知，这让嘉宾如何判断？

另一方面，通过微博微信的联系，又很容易被淹没，嘉宾越是名人越是私信多，还有各种骚扰，很容易遗漏和检索。

所以最佳的方式是发一封活动预约邮件。

像很多嘉宾，在自己博客简介、微博主页、微信菜单里都提供了联系方式，但是很多同学并没有去找，只知道问「你的邮箱是多少？」，这显得很不认真，一个不认真的态度很容易减分，难免让嘉宾对主办方的专业度产生质疑。

而对于大部分大学生来说，能够写一封全面、简洁、清晰的预约邮件也不是很容易，如果你要邀约嘉宾，你至少应该说清楚这些事情：

▲邀约邮件关键信息说明

有的同学邮件开篇就是大幅介绍社团，这不是不需要介绍，但先说明你的核心内容再介绍更好。

有的同学社团介绍洋洋上千字，能否压缩提炼到300字内更好？毕竟看一封长邮件很费时。

如果邀请嘉宾有时间要求，可以给嘉宾几个可选的时间段，便于嘉宾考虑行程有无冲突，有时候因为时间冲突不能成行也是正常的。

这个时候同学们应该有一些预案，比如就同一话题，准备几个备选嘉宾，一个不行就邀请另外一个，争取把活动搞起来。

如果邀请嘉宾，但是不能解决路费，住宿和餐饮，或者没有报酬，必须提前说清楚，按正常的情况，谁邀请谁要承担基本的差旅事宜，总不能让嘉宾来学校做演讲，还自己掏钱倒贴吧？

并不是嘉宾都在意钱，但是作为礼仪，涉及费用的问题要先说清楚，避免后面误会。况且嘉宾也会考虑讲座的成本自己是否愿意承担，说清楚也好做判断。

经常会遇到这样的一种情况，学生跟嘉宾用大量时间对接了活动、主题、地点、时间等，全然不考虑成本问题，直到最后才意识到：啊？还得提供差旅啊？等会，我去问一下老师……过了一会回来，说「不好意思，我们没有经费，所以只好取消活动……」，这就浪费了双方大量的时间，造成不好的影响。

还有的同学设计详细的预约函，这很好，但是尽量不要用附件格式，直接粘贴到邮件里面，做好排版，一方面直接通过邮件查看会更方便浏览，另一方面其实手机查看邮件的概率更高，用手机端点开附件比较麻烦，会耽误回复的效率。

什么叫做做好工作的细节？——其实就是与人方便、与己方便。

▌阶段三：正式邀请

邀约邮件如果能够得到嘉宾的回复正式许可并约定时间，下来就应该争取学校的官方批准，这样才能借教室——借到教室才能够给嘉宾发出正式邀请函。

正式的邀请函尽可能简洁、清晰，前几天我应邀去的北京交通大学，主办方同学就做了一个不错的示范：

▲给人的感觉：清晰、直观、专业

如果要想考虑地更全面一些，除了一封正式的邀请函，在邮件中要适当重复预邀请的内容，并给出一些周到的细节说明。参考如下：

▲正式邀请函关键信息

当然了，正式邀请函发出后只是工作的开始。五个注意事项——

注意要有「Plan B」意识

要得到嘉宾的正式确认，因为难免有些嘉宾可能时间临时有冲突，所以要做好预案，迟早有一天你会知道「Plan B」意识的重要性。

注意宣传文案的确认

如果宣传方案得到嘉宾的认可，需要把宣传的文案给嘉宾确认，这个包括校内海报还有微博的文案。

有的同学希望嘉宾来发微博，觉得影响力大。其实这样不妥当，应该由学校官微发布活动通知，请嘉宾转发。由官方账户转发才有公信力，而且看到的也是本校同学。

如果是微博文案，必须考虑是否要说明时间地点主题，还有是否对外开放，如果对外开放应该在微博配图里详细说明行车地点，便于校外朋友自己查找。

如果看到有人问「怎么去？」，组织方应该要用心主动在微博上回复，否则很多人会问嘉宾怎么走，而嘉宾大多也是第一次去，当然不会知道路线细节，这会给嘉宾带来很多不响应又感觉不好的麻烦。

注意听众情况的介绍

应该适当提出一些关于讲座的听众细节。

比如他们是谁、年龄阶段、想听什么、关注什么问题、是怎样的水平、目前的困惑/痛点/需求……这都便于嘉宾做一些针对性的准备。

注意微博的发送技巧

第一不要发N条微博，反复顶一条胜过发N条；

第二微博文案要精心设计提高吸引力；

第三微博里不要@ 一堆人，应该私下邀请同学们转发，转发有了一点影响，再请嘉宾转发，让嘉宾看到你们的能量，这才是让大家感觉双赢的方式。

注意保证上座率

要注意讲座的规模不一定求大，但一定要让嘉宾感觉到活动组织得很成功，也就是上座率一定要努力保证。

比如你借一个300人教室，最后只来了100人，会场给人感觉就很不好，嘉宾也觉得自己的讲座不受重视。

如果这一点做不到的话，就不应该请嘉宾来讲座，邀请嘉宾来讲座却组织不起来几个人听，这是不礼貌的事情，因为浪费社团的精力，也浪费嘉宾的时间。

▌阶段四：现场活动

活动当天有三个关键版块：宣传、接待和预热。

关于宣传的几个建议：

传统的宣传方式不说了，到了学校应该让嘉宾看一看，嘉宾看到自己在学校很受重视，会很开心你们的工作。

现在都很重视新媒体，主要是微博微信，如果有微博墙，一定要策划和引导同学们发布，如何引导，是有学问的，要有一些同学发布样例，让其它同学明白怎么做。

如果在会场过程中要发微博，应该提前有所准备，不要临时发一张照片，然后配一句话，不妨事先想几句和嘉宾匹配的文案，再配发多图微博，效果会更好。

关于接待的几个建议：

要在讲座开始前一周或者三天短信提醒嘉宾注意行程安排，怕他忙忘了。

要在讲座前三天短信接待人电话还有详细路线，便于嘉宾打车或行车；请务必短信或微信，这会比较方便嘉宾观看。

要在讲座前一天再次礼貌确认嘉宾日程安排，告知当地天气情况，询问嘉宾是否需要接车，有可能嘉宾是从别人现场赶过来，不需要你们直接接。

接到嘉宾后要马上再次和嘉宾确认现场活动流程，有无预热，有无其它领导讲话，有无其它社团宣传，有无答疑环节，有无过程互动，有无抽奖环节，活动后有无合影环节，嘉宾对活动整体时间控制要求，还有演讲完后住宿安排。具体如何操作，需要给嘉宾简要解释说明。

如果有正式餐饮安排，需要给嘉宾介绍主人和陪客，让嘉宾感觉轻松。如果没有正式餐饮只是便饭，也需要表示礼貌歉意，并感谢嘉宾支持工作。

如果现场对嘉宾有介绍，介绍文案也需嘉宾再次确认。

如果嘉宾来得比较早，应该考虑安排一个休息的地方，准备茶水，并顺便问问嘉宾演讲时喝什么饮料，有的嘉宾无所谓，有的可能不能喝凉水。

特别要注意嘉宾的演讲PPT要求，是否需要投影，是否需要无线话筒，是否用自己的电脑（如果是，需要提前测试笔记本和投影仪是否可用），是否对Powerpoint版本有要求，是否需要遥控笔，是否需要白板，这些细节需要提前测试和确认。

这些接待细节，能够让嘉宾感觉舒服，就有机会达成长期合作。

这一点，最大的建议就是：形成标准化，最好是执行手册。

手册还可以随着经验的丰富不断优化，前人栽树，后人乘凉。

我印象最深刻的一次是行动派在我出发前一天发来的一份嘉宾行程手册，不但一目了然能够看到嘉宾在成都三天内每一个时间段的流程，还有温馨的小提示。

▲成都行动派的《嘉宾行程手册》中的几页

在整个三天中嘉宾的感觉非常舒服，感觉主办方非常了解嘉宾，而且在相应的时间段总有准时的沟通与交流，就像实时在身边的贴心管家。

后来我终于得知了背后的秘密：

▲成都行动派的《助教操作手册》

原来，几位接待嘉宾的助教，人手一册精准的执行指南。

所以这个世界上其实没有什么偶然的超水准，还是那8个字：

不论做什么，认真的人总会换来应得到的掌声。

关于现场活动流程的几个建议：

如果有微博互动，需要进场时进行宣传，建议给入场同学发一个名片式小卡片提示如何操作，大屏幕往往滚动太快，看不清。

开场应该介绍活动流程，有无答疑（请大家提前准备问题，写到纸条上），有无抽奖（非常重要，留人的关键），是否可以在结束后合影，如果嘉宾行程紧张，也要事先说明，告知大家今晚嘉宾可能还要赶赴其它地方，不能多留，机会难得，抓住机会提问。

现场活动过程中，要特别注意提问环节，因为会场大，提问声音可能听不到，提前应该测试话筒的音量，安排同学快速传递话筒，如果没有话筒，也要考虑如何方便嘉宾回答，比如收纸条。

活动后会有很多同学可能要找嘉宾签名或者合影，应该考虑引导一个座位给嘉宾签名，并组织下会场秩序，控制时间，以免耽误嘉宾的后续行程。

活动结束后应该有专人安排嘉宾送到目的地，如果嘉宾留宿，应该有专人负责嘉宾第二天出行接送，避免嘉宾因为疲劳误点，或者人生地不熟误事。

▌阶段五：事后总结

事后总结分对外宣传和内部总结。

对外。