组织活动或会议时应如何应对？

组织活动或会议时应如何应对？

王德军的家国情怀 2015-12-12 08:58

其实孔子一直提倡，当遇到问题时一定要经过深思熟虑，凡事多问几个“怎么办”？问题答案或许就会不期而致，问题也会迎刃而解。正如他在《卫灵公第十五》中所讲的那样：“不曰‘如之何，如之何’者，吾末如之何而已矣。”不会多方考虑，多问问自己该怎么办的话，孔子说我也不知该怎么办了。

其实孔子这话说得很幽默，但也非常有力度。熟悉ISO9000基本常识的人，可能还会发现孔子这名话与ISO9000中的“5W2H”的工作方法原理非常相像。“5W2H”是指七个相互关联的七个英语单词，分别代表了做好一件事情需要考虑的各个方面，它们分别是：

(1)Why：为何—为什么要如此做？

(2)What：何事—做什么？准备什么？

(3)Where：何处—在何处着手进行最好？

(4)When：何时—什么时候开始？什么时候完成？

(5)Who：何人—谁去做？

(6)How：如何—如何做？

(7)Howmuch：何价----成本如何？达到怎样的效果？

平时我们无论做什么事情、什么工作，如果都从这几点系统地考虑，分别将这几个因素解决的程度列在一张纸上，或者用这几个因素来检查你所做的方案，并在后面补充一系列相关的细节，相信你所做的事情即使谈不上臻于完美，但也会绝少纰漏。

我做了近五年的总经理秘书，组织的企业活动和会议数以百计。而值得庆幸的是，正是得益于运用上述的这种看似简单的方法，来审视我做的方案，并总是能够将会议和活动安排得尽可能没有纰漏，所以说它是十分实用的。也衷心希望各位朋友们也能尽快掌握这种考虑问题的方法，凡事多问几个怎么办？相信会起到事半功倍的效果。也正是孔子所提倡的“好谋而成”。

由于这个方法的实效性和可操作性，对于我们身处职场的朋友具有非常重要的意义。在此，我不妨多啰嗦几句。在ISO9000的八大管理原则中还有一个叫“过程方法”，通俗地讲，就是在我们的企业行为中可以把每个具体的活动视做一个过程，可以分成各个不同的节点来进行控制和管理。如果把它和前面所讲的“5W2H”的方法结合起来，在做某项具体工作时，先用过程方法将其分解过一个个节点，然后每个节点上再用“5W2H”来进行分析，那样做起计划来将会非常地全面。这是多年来我和我们的领导、同事在实际工作中总结出来的非常实用的一种工作方法，在此贡献给大家，以便于大家在工作中能够事半功倍。

比如公司要开一个经销商会议，那我们用过程方法的理念来分析，这个会议大致可以分成会议前的准备工作、会议期间和会后这么几个节点。然后，我们再用“5W2H”的方法对每个节点来进行分析，多问几个“如之何”。那会议前我们就会想，什么时候开个讨论会确定一下会议举办的时间、地点、内容、参加人员、费用等一系列相关的问题，一一得以确认后，还要考虑外地人员怎么回来，有谁要提前定返程车票或机票？吃住问题怎么解决？要不要临时组织一个会务组专门负责通知与会人员和上述这些琐碎的工作？好，当这些问题都解决了，我们可以考虑在第二个节点上会有哪些问题需要我们提前准备或解决。会场布置肯定是第一个要考虑的，条幅啦、主席台啊、音响啊、白板和白板笔、会议资料、入场顺序、主席台人员、相关人员的讲话稿准备、会议日程等各个方面的工作都要考虑全面。不客气地讲，如果上述的这些环节哪怕有一个小小的失误或准备不足，可能都会影响整个会议的效果。这个时候就要考虑我们的综合思考能力和细节掌控能力了，而这些多从“5W2H”的角度来考虑就会很少失误或遗漏。好了，几天后会议总算基本圆满结束了，可能老板、参加的客人或外地的经销人员都可以松口气，没事了。可会议的组织者、承办部门负责人还不行。后面还有一大堆的问题需要处理。退房、结账、将会议决议整理传达、安排车辆接送需要返回市场的经销人员回去、听从老板的意见要不要安排一些重要工作人员的单独面谈、是不是要开一个Party庆祝下会议圆满成功？会务组最后要不要开个会总结一下会议的成绩和不足，有哪些可以固化下来形成固定的程序和文件以利于以后再开此类会议时想得更细致、全面……等等诸如此类的问题，我们都可以提前考虑并且形成一个详细的策划案。再拿到会议上讨论听听相关领导和参与人员的意见，补充一下，才有可能保证会议的最终效果。