K2案例学习：马瑞利(中国)公司使用K2优化采购流程

概述：本篇介绍了使用K2业务流程管理平台解决马瑞利(中国)公司的采购流程问题。

公司名称：马瑞利(中国)公司

所在行业：汽车制造业

公司简介：玛涅蒂-马瑞利集团（以下简称马瑞利）是世界500强意大利菲亚特汽车集团（FIAT GROUP）成员之一，具有90多年的历史，主要从事汽车零件、系统和组件的研发、设计与生产的业务。集团在15个国家拥有49个生产厂、30个研发中心，共有25000名雇员；集团在中国涉及3大类业务：电子系统（组合仪表；车载信息系统）、车灯（前、后照明系统）、动力系统（汽油、柴油和多燃料发动机的控制系统；手自一体变速箱控制系统） ；9家分支机构，总部设在上海。

实施区域：采购类的流程管理

用户群体：上海贸易公司，佛山车灯等九家企业分支机构

实施软件与方案：K2 Blackpearl、K2 Star、K2 smartforms

需要达成的目标：通过对流程优化达到减少企业成本费用、提高企业运作效率的目的。

面临的问题：

整个采购的业务流程主要分为计划、申请、采购执行、验货入库、支付五大阶段。其中每个阶段又可细分为很多小的流程步骤。以下是每个流程阶段所面临的一些问题：

• 计划：历史采购数据无法作为参考；预算与实际脱节，无法通过预算进行全局管控。
• 申请：种类繁多，审批路径复杂；采购内容数据标准化、结构化困难 ；申请项多的话输入很不方便。
• 执行：订单自动生成不够灵活，需要人为的拆单、并单；历史订单、合同信息参考困难；合同履约跟踪难，支付总不及时；合同多样性导致标准化困难 。
• 验货：异常收货业务复杂度高，难处理； 送货单格式各异，无法统一，填报繁琐，困难，容易造成系统数据脱节； 收货依据来源灵活、多样，订单、财务凭证、货物三者数据完整性，关联性难以保证 。
• 支付：业务描述和财务描述不一致，无法自动入账，凭证工作量大；费用归属的调整困难；应付账款无法全局跟踪、管理 。

过去的ERP软件已经无法有效的解决这些问题——业务审批的多态性以及业务审批的衔接ERP软件已经胜任，需要先进的流程管理工具来做到全业务的覆盖和全流程的贯通 ，实现数据一致化、标准化、规范化、完整化，丰富化。

解决方案：

以K2 BPM为载体，无缝集成其他异构业务系统（如ERP/SAP，CRM，HR，SharePoint等）和其它流程。

解决过程：

在计划的阶段：建立全局的预算管理，合理的预算管理机制 。

在下面几个场景会出现预算变化：

1. PR申请人提交PR流程时，会扣除PR不含税总金额。
2. PR申请人撤回时，返还之前扣除的预算。
3. PR重新提交时，会按照新的不含税总金额扣除预算
4. PR流程关闭时，如果没有发起PO流程，返还之前扣除的预算；如果有发起PO流程，并相关PO流程全部结束，先返还之前扣除的预算，再按相关PO流程中的不含税总金额之和扣除。
5. PO流程撤消时，先判断这支PO是否是这支PR相关的最后一支PO流程，如果不是，不做操作；如果是，先返还之前扣除的预算，再按相关PO流程中的不含税总金额之和扣除。
6. PO流程最后一个节点做同意操作时，会按照第5点规则触发预算计算。

在申请的阶段：方便采购申请操作 ；对审批加入关键数据的查询。

模板化常用采购物料，模板化申购理由，减轻申请时的输入量

 

在执行的阶段：拆单、并单更加自由；合同进行模板化；输出格式更加多样化。

自由的拆单、并单

 

灵活、便捷的标准化合同模板管理

 

打印支持输出Word、PDF、HTML，查询结果可导出为Excel

在验货的阶段：增加对收货的技术支持；支持多次收货、支持收货异常；增加支付计划的支持。

利用条形码+扫描枪轻松收货

 

异常收货支持全局管理

 

PO流程申请时填写支付计划，将根据支付计划发送提醒给财务人员，并联动后续支付流程

在支付的阶段：进行灵活的费用分摊；针对每月付款计划，支持批量生成支付清单，批量审批。

费用分摊

 

生成的支付清单