GTD 时间管理 step by step

9月份我要给几个小伙伴联合搞的沙龙做一次GTD时间管理的分享，准备了PPT，欢迎豆友们提建议。

准备工作：
- 请在一张白纸上，写下你下个星期要完成的事情。
- 同时准备一些白纸和笔。
- 有空的话，可以看看这段40分钟的视频，讲拖延症的，挺有意思：http://www.douban.com/group/topic/42612826/

不知道从什么时候，“时间”变成了我们的一个问题。

在这一次的分享中，我们主要一起了解一下，如何运用GTD的方法，有效率地完成繁杂的任务。

GTD时间管理方法来自一本畅销书，作者为许多企业高管担任时间管理个人教练。传播到国内以后，也受到相当多效率达人的推荐，比如说科技作者同人于野，方法爱好者古道，等等。

同人于野归纳过GTD的两大原则，即把所有要做的事情写下来，并且将它们拆分成可具体实施的步骤。“拆分”是一种非常重要的技能。一万小时天才理论所倡导的“刻意练习”方法，也要求学习者将学习任务拆分成最小的模块进行重复练习。拆分的过程，能够让我们思考和看清楚对象的内部结构，也让我们更加容易地看到不同事物之间的联系，加速学习过程，提高理解效率。

GTD时间管理分为三大步骤。我介绍的任务分类方法，没有完全按照书本来，而是在实践中经过了自己的简化。我想强调的是，大家在一开始应该尽量去适应书本介绍的严格分类，等熟悉以后，再来设计自己最舒服的方式。先了解，再简化，不能一开始就偷懒。

收集这一步，想到什么立即写下来，想到什么就写什么。一开始你可能放入了更多的大块任务，等熟悉这套方法以后，你或许能够一开始记录时就进行一些分解。我以我自己一周内的事情为例，也请大家认真检视一下之前写下来的任务，看是否还有遗漏。

处理即是将任务进行归类，并安排时间。
-把短时间可完成的单步骤任务放入To Do List，闲下来就可查看，随时消灭杂事。
-To Do List按执行任务的环境细分，把同一个环境的小任务积累起来，一起消灭，以便避免这些小任务不断打岔。
请大家把收集单上那些可以短时间处理的任务挑选出来。你在哪些场所完成它们？比如说电脑上，超市，家里，公司，等等，把它们分类计入To Do List。

需要半小时甚至更长时间才能完成的任务，排在日程表里。有截止日期的，也放入日程表，设置提醒。注意预留缓冲时间。由于我经常写PPT，能比较准确的估计出准备PPT的时间，所以直接将它作为整块任务放入日程表。最好还是拆成小任务。
请大家在纸上列出周一到周日，然后把大块任务排进日程表里面。

然后是需要长期跟踪的任务。 分解这些任务，会考察我们对于任务本身的理解。我们需要列出行动路线，确定一些关键节点，考虑哪些外界因素可能影响任务的进行。分解任务的过程可以训练我们的全局观、预测能力，同时也可以帮助我们思考有哪些外部力量可以借助。写的过程，就是越想越清楚的过程。
请大家把这类任务分出来，每个任务写在一张纸上，然后把每个任务进行详细分解。

Projects中的任务，随着过程的进展，会不断被归入To do list和Agenda中。

经过上面的处理，“收集”中的任务被清空了。 然后我们就可以按照日程表完成大块任务，零碎时间按优先级处理待办清单，并随时跟踪项目进度。

在执行任务的过程中，必须融入“回顾”这一步。历史上许多牛人都会做回顾，比如曾子一日三省，曾国藩每日复盘并记录。“回顾”为高效的机械化执行过程增加了主动思考的因素，让我们可以保持灵活性，从生活提供的反馈中进行学习。有的人倡导从年计划、月计划、周计划、日计划，层层都需要计划与回顾。一开始的时候，不妨从周回顾开始，逐步向两头扩展。

除了用纸质笔记本完成GTD，网上也能找到许多专门的工具。广受好评的是doit.im，而我自己采用了纸质笔记本+印象笔记+手机日程表的方式。还有的人在用有道笔记。我的建议是，新手先在纸上熟悉这个过程，有了一些心得体会之后，可以广泛尝试各种工具，然后选出自己用的最顺手的。

如果这套方法听起来很复杂，让人有望而却步之感，不妨先着意培养自己对于时间的敏感性，等珍惜时间的意识越来越强以后，或许就会很乐意地学习和练习这套方法。

当然，所谓“不为无益之事，何以遣有涯之生”，并不是每个人都渴望效率。但“记录和回顾”，是我推荐每个人都动手做的事情。我们也可以把它做得更有趣，比如说许多日本和台湾青年都有记手绘日记的习惯。我刚好买了本《知日·断舍离》，对此有介绍。

我要和大家分享的内容就是这些。学习一项新技能，在一开始会比较困难，需要我们走出自己的舒适区，进行反复练习。使用GTD的一开始，可能也会让我们花比平时更多的时间来管理自己的时间。一旦熟练，就可以让这套方法帮助我们更轻松地处理繁琐任务，将烦心事转化成机械的执行，让我们有更多时间和精力去投入更有挑战性、更有创造性的工作和享受中。就像学游泳、学开车，一旦学会，它会变成一个不费力的自动过程。