会计档案整理步骤有哪些方面？

 

一、收集

序号	档案名称	保管期限
一	财务报告类
1	决算报表	永久
2	月、季报表	5年
二	会计账簿类
3	银行存款帐、现金日记账	25年
4	总帐 、明细帐	15年
三	会计凭证类
5	会计凭证	15年

二、整理

（一）决算报表

1、按“卷”整理。一册（本）为一卷，编制一个档号，档号构成：全宗号-目录号-案卷号，如西区档案局2001年决算报表档号为0012-003-019，则2012年的决算报表档号为0012-003-020。

2、编页号：以有效内容的页面为一页。单面书写的文件材料在其右上角编写页号，双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页号。

3、填写会计档案盒的封面及盒脊

（1 ） 全宗名称：全宗名称相当于立档单位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。
    （2）案卷题名：由整理会计档案的人员自拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别，如：“攀枝花市西区档案局2012年度决算报表”

（3）起止时间：填写形成本盒会计档案的起止年月日。

（4）卷数、张数：填写本盒内会计档案的总卷数和总张数。

（5 ）保管期限：按照《会计档案保管期限表》填写该盒会计档案的保管期限。
    （6）全宗号、目录号：如西区档案局全宗号0012、年度决算报表目录号003

（7）案卷号：填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号之间用“一”隔开。
    （8）盒号：暂不填。
    （9）填写会计档案盒盒脊项目。

4、录入“四川省电子文档管理系统”

（1）点“档案著录”中的“案卷著录标引” → 点“添加”→ 档案类别“会计档案” →二级类目“财务报告类” →保管期限“永久” →年度“2012” →题名“攀枝花市西区**局2012年决算报表” →文件开始时间→文件截止时间→件数（该卷盒内文件份数）→载体数量（最后一个页号）→点保存。

著录格式如下图

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      （2）打印案卷目录：所有决算报表著录完毕后，在案卷著录标引”中点“查询” →点“分类查询”如：档案类别选“会计档案”、二级类目“财务报告类”、保管期限“永久”→查询→点“打印”→报表名称处选择“会计档案案卷目录” →选择“打印全部”→打印→加案卷目录封面（表1）装订成册放在案卷目录盒内。

（二）会计账簿

1、有页号的可不再另编页号。

2、其他操作与决算报表一样，只是目录号不同。银行存款帐、现金日记账使用同一目录号，案卷号连续编。如西区档案局2011年004目录号的银行存款帐案卷号为012、现金日记账案卷号为013，则2012年的银行存款帐档号为0012-004-014，现金日记账的档号为0012-004-015。

3、如果银行存款帐、现金日记账几年记在一个账簿上的，则用完后归档。（最多两年使用一册账簿）

4、总账、明细账与银行存款帐、现金日记账操作步骤一样，只是目录号不同。

5、录入“四川省电子文档管理系统”

步骤同“年度决算报表”，只是二级类目选“会计账簿类”.

（三）会计凭证

1、排列：按年度的先后排列，同一年度内按月份的先后排列。

2、会计凭证的编号：

每本凭证一个档号,如西区档案局2011年会计凭证最后一个档号为0012-006-109，则2012年第一本凭证档号为0012-006-110,第二本为0012-006-111,以此类推,全部编完,年度与年度之间拉通编。会计凭证封面有档号的填在档号处，没有档号的填在会计凭证封面左上角空白处。

3、装盒并填写：

编号完成后，按顺序装入会计档案凭证盒，装满一盒再装下一盒。填写会计档案凭证盒封面及盒脊。根据会计凭证封面的有关项目对应填写，填写方法与会计凭证封面一致。

（1）单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。如“攀枝花市西区档案局”。
    （2）会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转账会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。
    （3） 时间：填写本盒会计凭证所属年月。
    （4） 起止时间：填写本盒会计凭证的起止年月日。

（5） 归档时间：填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月。
    （6） 立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名。
    （7） 保管期限：根据财政部和国家档案局1998年颁布的《会计档案保管期限表》确定填写该案卷的保管期限。
    （9）全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。

（10） 目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。
    （11）案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。
    （12） 会计凭证盒盒脊填写方法
    盒脊项目与正面有关项目对应填写。

4、录入“四川省电子文档管理系统”

步骤同“年度决算报表”，只是二级类目选“会计凭证类”，并录入凭证起止号。

三、移交

根据《会计档案管理办法》的规定，从2012年开始各立档单位应将当年形成的会计档案，由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案案卷目录，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制会计档案移交清单（表3）一式四份，严格按要求填写，当事双方各执一份，一份放入文书档案存10年，一份放入全宗卷的第三盒“档案收集”类。并同会计档案案卷目录一起移交本单位档案机构统一保管。