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有效的计划管理能帮助企业管理者合理分配资源、顺利达成目标，在崇尚科学管理的现代企业里无不重视对计划的管理。 项目跟踪是必要的，因为它可以证明计划是否可实施，同时可以证明计划是否可以被完成。因为可以对计划进行检验，所以如果我们把计划和跟踪作为一个工作循环，那么计划将得到适时的改进。 详细的计划可以提高跟踪的准确性，提高跟踪的效率和效果。粗糙的计划则会加大跟踪的工作量，并降低跟踪的效果。这是循环所必然导致的结果。但计划中很多事情是无法写进去的，例如人员士气变化，人员的思想变化等，但这些事情很有可能影响项目的进展。跟踪并及时发现问题就变得尤为重要。 项目跟踪实施人应该是项目经理，因为项目经理负责制定项目计划，并且项目经理可以进行工作的协调和调动。跟踪可以给项目所有成员一个工作的参考，跟踪的结果和数据是“最好的教材”。 一个任务分配下来后，项目经理应该知道工作的进展情况，那么他就必须去跟项目成员进行交流，了解这个成员的情况。所以他要得到的信息是“能不能按时并保质保量的完成?如果不能按时完成，需要什么样的帮助呢?”这是项目经理最关心的，而且需要随时地收集信息。如果这个信息没有被收集上来，那么项目经理就失去了对项目的了解，也就失去可适时调整的时机，如此后果就可想而知了。 如果项目组中有几个或者几十个人的时候，就可能出现完成任务早晚的不同，完成早的不能闲着，完成晚的要拖后腿。也可能发现某人更适合某项工作，某人不适合某项工作。这时就需要项目经理进行工作的调整。那么这个跟踪结果和数据就可以帮助项目经理完成这个工作。 项目人员多了，又要去跟踪，这就必然要求项目经理做出详细的计划。这个计划必须要明确任务，明确任务的负责人，明确任务的开始和结束时间，明确产物的标准(至少是项目经理和制作人双方可以接受且明确的内容)。这就要求项目经理把整个项目分成若干部分。详细的考虑分工。项目经理的跟踪必然促使项目组成员更加详细、合理的制定自己工作计划，最终形成一种良好的氛围，那就是计划展现出的层次结构(项目大计划、中计划和个人计划)。 工作分解后，应该按照个人的特长分配工作，因为特长就是效率。所以项目经理必须了解项目成员的情况。即使在开始时不了解这种情况，这种信息在跟踪中也会很快的被体现出来。也就是说跟踪促使项目经理对成员进行一个评估，并且这个评估是可以找到根据的(项目跟踪的结果)。 在一个好的跟踪工具中应该有对工作量的估计。工作量的估计总是很不准确，这个问题在跟踪中表现为完不成任务/计划，或者工作超前。在这种情况发生后，也必然促使项目组去考虑工作量的评估问题，包括整个项目的工作量，各个任务的工作量，还有可能导致整个计划的修改。 经常会遇到这种情况，项目组在同一时间进行不同阶段的工作。这时对于工作进度的把握，尤其是总体进度的把握就比较困难。如果项目经理把阶段划分的很清楚，并且阶段工作量也很明确，而且项目成员也对自己的工作量进行评估的话，那么项目的总体进度可以由工具自动生成(完成的百分比)。这当然不是很准确，但却可以作为一个参考。而且是一个比较好的参考。 项目成员的工作能力，例如“是否按时完成任务，完成工作量的大小，工作内容的难易……”，很多信息都可以在跟踪工具中体现出来。使项目考核有理有据，人人信服。 |
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