办公室秘书怎样办会

 

 

 

    组织会议是办公室的一项重要工作，也是秘书的一项重要职责。如何把会办好，办的成功也有很深的学问，下面根据办公司年中会的经验作简单的总结。

一、  会前的准备工作。

    凡事预则立，不预则废。一个会议要想开的成功，就要提前做好策划，提前考虑得越全面越细致，在会中、会后才会越主动，才能使会议按部就班的召开。

    会前准备主要有这个几个方面：

1、根据会议的规模大小，考虑是否设立会务机构，一些大型的会议如企业的年中会，年末会就要设立会务机构。会务机构一般包括秘书组，会务组，后勤组等各个小组。小会则不需要。

2、会议文件的起草工作。不论会议大小，可能都要牵扯到会议文件的起草，如年中会的总经理工作报告、总结讲话，经理办公会部门汇报的一些材料等，都要提前准备好。要提前安排好责任人，做好量、质、期的要求。

3、会场布置。会场要提前做好布置，要根据会议的形式提前布置好徽标、标语、桌牌、主席台怎么摆放，鲜花，音像，是否需要投影仪，横幅、饮水等。分会场的门牌、饮水等。这些东西都要提前准备好，列好计划，一项一项的逐步落实，不要有遗漏，像音响等一定要提前调试好，确保不出问题，必要时可考虑备两套音像。

 

 

4、会议通知。会议通知什么时间下，通知谁？用什么方式通知？用邮件？电话?还是仅仅在网上下个通知？参加会议的代表报上名单之后，要在会议的前一天提前让他们签到，看看谁没来，提前打电话通知，有事不来的让其向会务领导请假，不要遗漏人员。

 

5、会议的吃饭住宿。要提前看看宾馆有多少房间，大约多少参会人员要住宿。如果规模比较大的会议或者在异地开会则要提前去开会的地方踩彩点，看看房间的设施，譬如水龙头坏没坏?抽水马桶、空调、热水器等有没有坏？被褥长短是否合适？宾馆的服务怎么样？这些都要提前做好准备。此外外地开会还要提前安排好车辆、需要不需要摄录等等。

6、会议的议程。会议议程也就是会议指南。哪天干什么事？开什么会都要提前确定下来。谁主持，到了什么时候谁演讲，谁讲话，都要有这么一个议程。

二、  会议期间的工作。

    并不是前面把会议准备好就万事大吉了，会议期间也要根据情况及时灵活处理问题。

1、要及时处理好会议期间出现的突发事件。

（1）前面提到过的音像问题。如果放一些影音文件或者有背景音乐的幻灯片要提前一天去会场调试好，看看音像有没有噪音，音像会不会出现中断，要确保音像的质量，避免出现到了主要领导讲话的时候，音像出现噪音或者干脆无声的现象。

（2）会场的空调温度等也要提前想到，空调是不是提前开一天，主席台的温度是不是高一些？这些问题都要提前考虑到。

（3）会议期间的饮水问题，没有的要及时更换。

2、会议文件的及时发放及回收。有些重要文件要记住会后可能要回收。

3、会议讨论的纪录。这是会议秘书的一项重要工作。如果时间长的会议要根据情况看看是否需要编发会议简报，有些代表是不是会有提案？或者领导突然有重要讲话，需要印成材料下发，以便第二天与会人员讨论？

    此外，还要搞好会议的宣传工作，是不是需要召开新闻发布会等等？

4、会议的吃住行。可以说这一条贯穿于整个会议的全过程，如吃饭要提前注意代表的口味，有没有禁忌，是不是在同一个酒店吃饭？住宿前面说了，这里就不再提了。行就是要提前接机、接站，会议结束之后可能要考虑送机、送站。会议期间代表、领导的用车都要提前安排好。

三、会后的工作。

    会议结束之后也还有许多工作要做。第一件事情就是清扫会场。其次，要总结会议形成文件材料，或者是不是需要形成会议纪要等等。最后就是会议的贯彻落实。会议的贯彻落实可以做这么几项工作：1、下发会议通知要求各部门认真学习。2、把会议进行目标分解，把会议的任务分到每个部门、每个人身上。3、监督会议的贯彻落实情况。会议落实的进展情况怎么样？是不是通过电话、上门沟通、书面等各种手段进行督察督办？

    以上各方面基本上涵盖了会议召开的方方面面，当然可能会议当中还会出现一些意外情况，这就需要办会人员的灵活处理。