在大学里你需要hold住哪些基本的 Office 技能

你知道我很纠结 2016-03-08

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Yvon是东南大学大三的学生，OneNote专家，曾分享过《如何脑洞大开的使用OneNote》。

对于学生党来说，只要玩转 OneNote、Word与PowerPoint，大学里不管是学业、还是求职，面子、里子基本就都能hold住了。Excel对大部分学生党来说，更多的是以后职场上的需要，但是从今天起就按照表哥、表姐的要求，开始学起来，也是以后行走江湖的必杀技。今天就权且先聊前面三个。

OneNote：OneNote的重要性就不用多说了，记录课堂笔记，平时收集资料，考前整理重点——就是前人说的，先把书读厚，再把书读薄的最好的工具。有了它，学习、考试毫无压力！而且，OneNote是个非常开放的平台，可以共享，可以打通跟其他应用的平台，可以做很多事情——基本上就是你的大半个脑袋，唯一不同的是，它不犯错。

有关OneNote的分享文章很多，之前我也写文谈到过如何用OneNote与其他应用的联合使用，最大化OneNote的使用价值（参看微软云笔记前面的分享：《如何脑洞大开地使用OneNote》）。最好的一点是，OneNote是完！全！免！费！的！去OneNote的网站上（www.onenote.com）可以下各个操作系统和设备的版本。

Word：Word对学生党来说，是最基本也是最重要的一款图文编辑工具了。学科报告，学年、毕业论文，求职简历，每一样都能决定你日子好不好过。

有人说判断是否熟练使用Word的一个根据便是：能否独立完成毕业论文的排版。因为其实很多人，只是如txt式的填Word，并没有意识到，正在使用的是一款强大的，“所见即所得”（What You See Is What You Get）的富文本排版工具。

A. 排版：趟过坑、踩过雷的我希望在此与你分享一些tips，拿走不谢！

粘贴的选项：从其他地方复制来的文本，本身是具有一定格式的，比如字体、行距、字号。使用粘贴选项能够快速选择你想要保留源格式还是匹配现格式。

一定要调整好图片格式>>环绕文字和位置。因为你的一个换行，很有可能就会改变图片的位置。这也是慎用插入文本框的原因。

用插入>>分页，而非手动换行无数个enter来达到新页，插入分页的好处是能将前文隔断，之前的排版如果错乱的话并不会影响到分页之后的内容。

重复操作，使用F4解放你的双手。可以理解为格式刷的快捷键，但它不仅能刷格式，还能重复录入文字。

善用样式（开始选项卡中>>样式），样式堪称格式刷的格式刷。使用样式之后你全文中所有的同一层次的内容将会有相同的格式。并且你可以通过修改样式来调整某层次的格式。

样式是生成目录的快捷方式。目录能根据你文章选择的样式，依照结构自动生成目录。并且注意在引用选项卡>>更新目录，能重新加载你目录中标题对应的页码。

文件>>信息能显示本篇Word的原始作者和上次修改者，如果你是借鉴的同学的实验报告一定要注意哦www~（虽然大多老师不会注意到）
插入>>公式>墨迹公式，能够手写输入公式，并具有较高的成功转换率。这对数学公式很有帮助。

Office 2016 的升级给Word，PPT，Excel带来了传统大眼夹助手的Tell me功能（暴露年龄了> <>
Office 2016 给所有的Office套件带来了协作的功能，你可以在本地软件或者使用浏览器登录Office Online与伙伴们共同编辑同一份文件。
还有就是随时保存备份！

B. 模板：如果你不是应聘啥设计师之类的极度追求美观和自我个性设计的职位的话，请参照网上优秀模板——

在此提供一个利器，微软在2015年9月推出Office 2016 正式版的同时，也针对大中华区独家定制了模板的服务---OfficePLUS（www.officeplus.cn）！

其中提供了海量的模板，连简历都可以选择你应聘的是什么相关的职位，再对你推荐模板，重点还是官方免费！

PowerPoint：学生对于PPT最大的需求是什么？首要的便是模板：良好的模板能给你布局的参考，你也就不会将长篇累牍的文字堆积在一页PPT上残害观众的眼睛。前文提到的OfficePLUS也提供了海量的PPT模板和免费的图片素材。

其次还是排版的问题：

PowerPoint的排版也正如其名，需要的是Power and Point！什么是Power？图片所带来的直观感受和冲击力，所以在PPT中图和统计表能替代你的一大部分文字。比如你想说明城市出租车空驶率，使用“10%”这个文字好？还是使用圆饼图更直接？
而Point便是你想强调的重点，以及承上启下或对你presentation时进行提醒的关键文字。

除了Power和Point这两条最基本、最重要的准则，还有很多小的技巧是可以慢慢积累的。比如说：

字体：如果你在PPT中使用了自行下载的特殊字体，请在文件>>选项>>保存>>将字体嵌入文件勾选此选项，否则那些特殊字体的文本将会退回到默认字体，大小也会变化，进一步还会影响排版。

善用演示者视图，在幻灯片放映选项卡中，勾选此选项。

做Presentation时你能看到与观众不同的界面，能看到自己的备注，下一张幻灯片，以及左上角你PPT的总体耗时。这样你就可以把你想说的内容大概，写在备注里，而非堆在一张PPT里折磨观众的眼睛了。

视图>>大纲视图，你能快速提取本PPT的文本，并可复制。（前提是文字在PPT新生成页的自带文本框内，可以理解为这些文本框本身具有一定的样式）

动画>>动画窗格，能够以时间轴的视角调整你的动画路径设置。（其实我近来都在使用Prezi或者Sway，自身会生成动画，只需注意内容）

PPT的加载项。插入>>应用商店，在此，你可以选择很多加载项，比如我最常用的是Code Presenter Pro，能够在PPT上友好的展示代码。

推荐一个app，叫做Office Remote，PC得支持蓝牙4.0（可使用外置蓝牙驱动器），PC和手机都安装上后，便能在Presentation时远程操作PPT。

推荐一些PPT大牛，他们常常会传授一些关于排版设计，技巧快捷键等知识：@秋叶 @我爱PPT @Simon_阿文 @曹将PPTao @无忧PPT

最后值得一提的是怎么样购买正版的Office。现在可以选择购买Office 2016或者是Office 365。Office 2016 是传统的一次性买断软件的使用权，而Office 365 是一种订阅式服务。除了可以一直使用最新的版本、最新功能的 Office 套件外，还有 OneDrive 的1 TB 的云存储空间。

我去年在买平板的时候送了一年Office 365的使用权，今年仍打算续订，因为我离不开OneDrive…经年累月的文档积累+几十个G的照片+我习惯设置桌面也为OneDrive自动保存文件夹，这样重装系统时连桌面都不用备份，就能在OneDrive的回收站里找到以往放桌面办公区时的历史文件。

想要买的划算，可以找小伙伴一起， Office365 家庭版最多允许5个人分享，留心微软商城的官网，或者天猫店的打折，有时候淘宝上的渠道商价格也很好。通常这个价格买下来的购买正版绝对不会让你吃土。