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PPT的制作

2010-02-06  谁是大叶

对于power-point初学者来说,除了您所提问的风格问题,我想还有内容把控也是比较需要了解的方面吧,下面简介了一些常用到的制作PPT的技巧:

成功的PPT不是件容易的事情,如果您设计的PPT杂乱无章、文本过多、不美观,那么就不能组成一个吸引人的演示来传递信息。

要做得好做得快而且还要通过PPT的演示让你的客户、观众很容易的理解你所表达的思路就着实需要花费一些精力。希望这些建议将帮助您开发出专业且引人注目的演示,令您更高效地做出成功的PPT

 

1.服务听众、关注内容

PPT演示的目的在传达信息,所以有演讲者将整页的文字稿直接复制到幻灯片;有演讲者深怕遗漏重要信息,照着幻灯片的内容逐字宣读;有演讲者准备的幻灯片花俏得令听众觉得他好像是在教演示文稿软件。所以,我们要明确意识到:

针对不同的观众,应该有不同的内容,一个PPT只对一类人;

演讲PPT的场合非常重要,是一对一?或是一对多?或是公开演讲;

你的PPT永远为观众服务,千万不要以自我为中心;

你的PPT只讲一个重点,不要试图在某个PPT中面面俱到。

 

2.组织内容要结构化

PPT的内容要怎么安排呢?这就是我们所要强调的结构问题。

其实一场PPT演示就是在说一个故事。首先自我介绍,然后告诉听众将要听到一个什么样的故事,接下来把故事说给听众听,再强调一下故事的意涵,然后帮听众回忆一下今天听到了一个怎样的故事,最后当然是谢谢听众的参与!

PPT的结构逻辑要清晰、简明,只用并列”“递进两类逻辑关系已经足以;

通过不同层次的标题,标明PPT结构的逻辑关系;

但最好不要超过三层纵横;

章节之间插入标题片;

顺序演示播放,尽量避免回翻、跳略,混淆观众的思路。

一定要标示内容大纲,如果PPT演示的内容比较长,则以大纲页做串场是必须的,帮助听众掌握进度。

 

3.制作原则2个:

1 Magic Seven原则(7259)。每张幻灯片传达5个概念效果最好。 7个概念人脑恰恰好可以处理。 超过9个概念负担太重了,请重新组织。KISS设计原则

2KISS原则

就是KISS (Keep It Simple and Stupid)

其实准备演示文稿内容和写文章是一样的,订好题目后,先列出大纲,把重要的观念和关键词的关联性架构出来,接下来再加上创意,以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。

 

KISS设计原则的要求是:

保持简单版式布局

简明是风格的第一原则,尽量少的文字,充分借助图表;

留白天地宽”——母版背景切忌用图片,空白或淡底是首先,可以凸显图文;

母版中定义你的PPT风格,商业应用中,风格通常趋于保守;

尽量少地使用动画,特别是在正式的商务场合。

 

关于一些数据补充:

主要内容应该是:演讲的骨架 多使用图形 少用术语

 

PPT的内容应简洁而突出重点,在10/20/30法则中强调使用30号字体。

我更同意如下建议:

 

大标题 36 点 粗体

标题一 32点 粗体

标题二 28点 粗体

标题三 24点 粗体

 

如果有必要请多以图形表达你的思想。因为图形更容易让人理解,同时也让听众印象深刻。当然图形也会帮助演讲者更好的进行阐述。但是同样你必须注意图形上标注字体的大小。

 

如果你的演讲内容比较专业,请考虑你的听众,避免使用你的听众群不理解的术语。如果 非要使用,请一定要解释清楚。还是上面提到的那次飞利浦来我公司的演讲,LCD本身包括了很多术语,加之语言不通,让我们很多人听得贩晕。讲师是好的,但没有考虑语言和术语这些东西,听众听不下去,演讲者也就白忙活了。

 

关于内容的花样:

正式场合不使用任何PPT动作 非要使用最多不超过三种

 

如果在非常正式的场合下进行PPT演讲,在PPT制作中我建议不使用任何花样,包括自定义动作,幻灯片切换样式等。一个朴素的,中规中矩的 PPT是不会引起非议的。这时你可能得不到别人对你PPT的夸奖,但决不会有人说你做的不好。当然如果在非正式场合你可以加上一些效果。但我建议最多不要超过三种。这样你的PPT还是简洁的,不至于落入的境地。

 

演讲者的形象:穿着正装 目光接触 保持微笑

 

请穿着正装进行PPT演讲,首先给听众一种权威的形象。我没见过余世维穿着牛仔裤去做演讲的,也没有见过那家公司过来演讲是穿着体恤的。你不要和我说比尔盖茨,他可以这么做,如果你是比尔盖茨我也不介意你这么做。正确着装的同时,请你在演讲之前保持精神焕发的状态,你要有一种积极向上的态度,并相信这种态度同样的可以影响你的听众。

在演讲过程中请始终保持与听众的目光接触,你可以在他们眼中读出自己下一步要做些什么,也可以让听众知道你关心他们。

 

 

一、模板的使用

 

1、把自己制作好的演示文稿保存为模板

 

如果我们经常需要制作风格、版式相似的演示文稿,我们就可以先制作好其中一份演示文稿,然后将其保存为模板,以后直接调用修改就行了。

 

制作好演示文稿后,执行文件另存为命令,打开另存为对话框(如图A)。

 

按下端保存类型右侧的下拉按钮,在随后出现的下拉列表中,选择演示文稿设计模板(*.pot选项。

 

为模板取名(如常用演示.pot”),然后按下保存按钮即可(参见图A)。

 

[小技巧]以后遇到要重装系统时,进入系统盘:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates”文件夹,将保存的模板文件(常用演示.pot”)复制到另外地方,系统重装后,再复制到上述文件夹中,即可直接使用保存的模板。

 

[注意]

上述操作是在windows xp系统下,其他系统请仿照操作。

“Application Data”文件夹是隐藏属性的,需要将其显示出来,才能对其进行操作。

2、模板的调用

 

启动PowerPoint2002,执行文件新建命令,展开新建演示文稿任务窗格(如图B)。

 

单击其中的通用模板选项,打开模板对话框(如图C),选中需要的模板,单击确定按钮。

 

 

根据制作的演示的需要,对模板中相应的幻灯片进行修改设置后,保存一下,即可快速制作出与模板风格相似的演示文稿。

 

[注意]如果在模板对话框中,切换到设计模板演示文稿标签下,可以选用系统自带的模板来设计制作演示文稿。

 

二、母版的使用

 

所谓母版就是一种特殊的幻灯片,她包含了幻灯片文本和页脚(如日期、时间和幻灯片编号)等占位符,这些占位符,控制了幻灯片的字体、字号、颜色(包括背景色)、阴影和项目符号样式等版式要素。

 

母版通常包括幻灯片母版、标题母版、讲义母版、备注母版四种形式。下面,我们就来看看幻灯片母版标题母版两个主要母版的建立和使用。

 

1、建立幻灯片母版

 

幻灯片母版通常用来统一整个演示文稿的幻灯片格式,一旦修改了幻灯片母版,则所有采用这一母版建立的幻灯片格式也随之发生改变,快速统一演示文稿的格式等要素。

 

启动Powerpoint2002,新建或打开一个演示文稿。

 

执行视图母版幻灯片母版命令,进入幻灯片母版视图状态,此时幻灯片母版视图工具条也随之被展开。

 

右击单击此处编辑母版标题样式字符,在随后弹出的快捷菜单中,选字体选项,打开字体对话框(如图E)。设置好相应的选项后确定返回。

 

然后分别右击单击此处编辑母版文本样式及下面的第二级、第三级……”字符,仿照上面第步的操作设置好相关格式。

 

分别选中单击此处编辑母版文本样式第二级、第三级……”等字符,执行格式项目符号和编号命令,打开项目符号和编号对话框,设置一种项目符号样式后,确定退出,即可为相应的内容设置不同的项目符号样式。

 

执行视图页眉和页脚命令,打开页眉和页脚对话框(如图F),切换到幻灯片标签下,即可对日期区、页脚区、数字区进行格式化设置。

 

执行插入图片来自文件命令,打开插入图片对话框,定位到事先准备好的图片所在的文件夹中,选中该图片将其插入到母版中,并定位到合适的位置上。

 

全部修改完成后后,单击幻灯片母版视图工具条上的重命名模板按钮,打开重命名模板对话框(如图G),输入一个名称(如演示母版)后,单击重命名按钮返回。

 

单击幻灯片母版视图工具条上的关闭模板视图按钮退出,幻灯片母版制作完成。

 

2、建立标题母版

 

前面我们提到,演示文稿中的第一张幻灯片通常使用标题幻灯片版式。现在我们就为这张相对独立的幻灯片建立一个标题母版,用以突出显示出演示文稿的标题。

 

幻灯片母版视图状态下,按幻灯片母版视图工具条上的插入新标题母版按钮,进入标题母版状态。

 

仿照上面建立幻灯片母版的相关操作,设置好标题母版的相关格式。

 

设置完成后,退出幻灯片母版视图状态即可。

 

[注意]:母版修改完成后,如果是新建文稿,请仿照上面的操作,将当前演示文稿保存为模板(演示母版.pot”),供以后建立演示文稿时调用;如果是打开的已经制作好的演示文稿,则可以仿照下面的操作,将应用到相关的幻灯片上。

 

[小技巧]如果想为某一个演示文稿使用多个不同的母版,可以在幻灯片母版视图状态下,按工具条上的插入新幻灯片母版插入新标题母版按钮,新建一对母版(此时,大纲区又增加了一对母版缩略图,参见图I),并仿照上面的操作进行编辑修改,并重命名

 

3、母版的应用

 

母版建立好了以后,下面,我们将其应用到演示文稿上。

 

启动PowerPoint2002,新建或打开某个演示文稿。并执行视图任务窗格命令,展开任务窗格

 

任务窗格右上角的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选幻灯片设计设计模板选项,打开幻灯片设计任务窗格。

 

双击上面的包含母版模板文件(如演示母版.pot”),在随后弹出的对话框中, 点击是(Y按钮,将第一对母版先应用到当前演示文稿的所有幻灯片上。

 

选中需要应用第二对母版的相应幻灯片,在任务窗格在此演示文稿中使用下面,按演示母版之二右侧的按钮,在随后弹出的下拉列表中,选中应用于选定幻灯片选项即可。

 

[小技巧]:在大纲区中,按住Shift键,单击前、后两张幻灯片,可以同时选中连续的多张幻灯片;按住Ctrl键,分别单击相应的幻灯片,可以同时选中不连续的多张幻灯片。

 

[注意]

标题母版只对使用了标题幻灯片版式的幻灯片有效。

如果发现某个母版不能应用到相应的幻灯片上,说明该幻灯片没有使用母版对应的版式,请修改版式后重新应用。

如果对应用的母版的格式不满意,可以仿照上面建立母版的操作,对母版进行修改,或者,直接手动修改相应的幻灯片来美化和修饰你的演示文稿。

 

 

 

 

 

F5 是自动放映~~

 

插入背景动画?flash肯定不行~~不兼容~~你只能搞个gif格式的图片放进去~~当作图层的最底层,具体操作:在新幻灯片上单击右键,选背景——〉下拉菜单里面的填充效果——〉图片选项卡,选定图片单击确定就ok~~,如果不想改变图片的横纵比例就把左下角的辅选框钩上。

 

flash做的在保存时可保存为GIF格式,然后插入到PPT中即可。

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