要想改变习惯，先从踏踏实实地看完这篇文章开始吧！
ZTD的原作者： Leo Baubuta 读书笔记作者：陈恩培_r3p 《Zen To Done 》可以做为时间管理的入门系统，GTD过于复杂，并不适合一个时间管理初学者，而ZTD更简单实用一些。 什么是 ZTD（简易做）？ ZTD 致力于解决实践 GTD 过程中许多人都会遇到的五个问题。是一套更简单，更具行动力的 终极高效系统。（注意：GTD 系统没有本质上的缺陷， 因而不需要本质上的调整。ZTD 的提 出只是为了让不同个性的人们拥有一套更合适的高效系统。） GTD 实践过程中常见的五个问题： (一) GTD 需要改变许多习惯： 同时改变过多的习惯容易导致失败，人们常常没有足够的精力 和毅力在自己的习惯上做出太大改变。 ZTD 的解决办法： “伤其十指不如断其一指”，一次只改变一个习惯。通过有效的方法（如，30 天挑战，自我承诺，自我激励等）逐一改变自己的习惯，最终一步一步采纳整个系统。 (二) GTD 对于行动的过程没有足够的重视：GTD 把更多的时间用在信息整理和信息收集上， 没有对实际完成任务的环节进行足够深入的讨论。 ZTD 的解决办法：注重行动！用简单无压的途径完成任务。 (三) GTD 对于很多人缺少结构性：结构不严谨是 GTD 的一个特点，由此带来的 GTD 的即使 决定容易使人困惑。 ZTD 的解决办法：培养两个习惯来加强自身的组织性 1) 加强计划：计划每天的三个 MIT（most important things）；计划每周必须完成的事。 2) 养成规律：养成规律的习惯，让自己每日和每周都更有规律。 (四) GTD 要做的太多：GTD 并不区分“收件箱”收到的任何东西（这是它的优点，以确保全 面地收集信息）。因而当你把所有事务都放上任务清单时，在行动的过程中会因超载而失败。 ZTD 的解决办法： 加强简化， 删去尽可能多的无用的任务，把精力放在重要的事情上并 努力做好它们。 (五) GTD 对目标重视不足： GTD 是一个自下而上，循序渐进的系统。它能帮助你管理好身边 发生的事，但对你真正应该做的要事缺乏重视（即对任务的主次强调不明确）。 ZTD 的解决办法：确定最重要的事，同上一条所说的，用更多的精力去完成它们。 改变习惯的一些方法： 承担义务。告诉亲人、朋友、同事，或在社交网络宣布——你要改变习惯了！让自己有压力，为了承担义务而坚持不放弃； 坚持实践。改变习惯需要实践（即行动）。尝试花一个月的时间培养一个好习惯，坚持这个习惯整整 30 天。只有在改变上不断坚持，重复，失败，再尝试，最终才能熟能生巧。 推动力。寻找各样使自己坚持的动力来帮助自己改变习惯。 跟踪记录。 记录自己每天改变的过程。听起来虽然有些繁琐，但相当实用，更容易让自己成功。 支持帮助。 参加一个习惯培养的活动， 和伙伴们一起培养一个好习惯。与别人一起培养习惯会更容易一些。 奖励庆祝。 每隔一周， 可以为自己的收获小小庆祝一下。 一个月后结束后， 则来个胜利的庆祝~这也是培养习惯的推动力。 集中注意。在 30 天中集中于你的新习惯，一天也不能放弃，这是非常重要的！ 积极的想法。用自我激励的方式，告诉自己“我能行！”，压扁那些消极的想法，让自己更加积极。 ZTD 系统所要培养的十大好习惯： 习惯培养 1：收集——全面收集 把所有在脑海里浮现的信息（任务，想法，项目等等）记录到随身携带的小本子上（或是任何适合你的工具）。 ZTD 建议使用一个小巧、便携、易用的工具来记录信息——小笔记本或一叠小卡片，它们可能比手机或 PAD 更易于携带和使用（这不绝对，只求合适）。当你回到家中或办公室，应把信息从笔记本中清空，放入任务清单中（一个简单的任务清单就可以了）。 全面收集的关键在于你必须在忘记事情之前赶紧把信息写下来，并且尽快地从笔记本中清除、存入任务清单中。 不要拖延这些步骤，否则信息越积越多会让你失去坚持的动力。要主动地规划收集的信息，不要让信息堵塞你的动力。 习惯培养 2：处理——快速地对信息做出决定，从而避免收件箱堆积 收件箱中信息堆积往往是造成耽搁的重要原因。 及时对信息做出决定和归纳分类才能避免堆积。建议每天处理一次收件箱，如有必要可更频繁地对其进行整理 第一， 限制收件箱。如果拥有很多收件箱，意味着要花很多时间去管理它们。试着合并收件箱，删去无用的收件箱（可将它搁置一周不去理会，从而确定是否无用），让收件箱数目越少越好（4~7 个左右）。 第二， 管理收件箱。不要让收件箱溢出，不要存留大量未完成的原料（原始信息）而不去处理。每天检查收件箱，但要注意频率，不要因为太过频繁而浪费时间，也不能因为懈怠而导致信息堆积。 1) 从上往下处理信息，马上做出决定。从收件箱中第一项信息开始处理，立刻做出决定，不要跳过、拖后或延迟做决定。 2) 删除。如果不需要这条信息，那就删除吧！（总是保持这个为优先选择） 3) 委派他人。认为自己不是处理这件事的最佳人选，那就交给别人去做。 4) 立刻完成。如果这件事能在两三分钟内完成就立刻处理掉它，不必放入任务清单。 5) 等会再做的任务。如果这件事需要三分钟以上的时间完成，那就将其加入任务清单，稍后完成。 6) 制作档案。如果需要额外的参考文件来完成某件事情，那赶快为它制作一个档案。 7) 无论如何，不要让收件箱有剩余项目。处理每一个项目直到收件箱为空。 8) 重复这些步骤，保持你的收件箱为空。记住，不要一整天都在处理收件箱，养成规律在固定时间处理它们。 习惯培养 3：计划——设定每天，每周的 MIT（这是 ZTD 中最简单也最重要的一个习惯！ ） 每周列出需要完成的重大事件排入日程表。每天则列出 1-3MIT，记住一定要保证你有很好地完成这些最重要的事情。 以下是运用这一习惯的一些技巧： 1) 重大事件： 每周开始的时候，看看自己的任务清单，选择自己应该优先去做的事。保持数目在 4-6 件，待熟练后可适当增加。确保其中一项与自己的年度目标有关。 2) 安排日程：将每周的重大事件安排到每天的工作中，每天安放 1-2 个，并安排 1-2 小时去完成它们（具体时间视情况而定）。 3) 最重要的任务： 每天早上都要决定今天最重要的任务。它们可能包括你每周的重大事件，也可能是其他很重要的任务。 4) 完成它们： 每天要做的第一件事就是完成第一件最重要的任务， 远离干扰， 集中精力直到完成它为止。完成任务后可以适当奖励自己，然后去完成第二件最重要的任务！ 5) 回顾： 记得回顾自己完成的任务， 一方面可以提高自己的成就感， 一方面也可以对自己的成果进行评价，保证往后工作更有效地进行。 习惯培养 4：执行——一心一意，每次只执行一件事 执行是一切时间管理的核心，是 ZTD 中非常重要的一部分。ZTD 着重在于不分心的情境下，一次只执行一件事。千万不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。 一些建议： 1) 重大事件：选择一个任务（最好是每天最重要的任务之一），做出决定：一次完成，还是现在抽出一部分时间（30 分钟）去做它。 2) 选择好环境：在开始工作前，消去所有使你分心的事。关闭 Email，关上手机，拔掉网线（除非需要在线处理任务），把办公桌上混乱堆积的东西清理干净。 3) 记录时间：设置计时器，让自己在一定时间里尽可能集中于任务而不要松懈。（番茄工作法） 4) 避免干扰： 如果在执行过程中被干扰了， 马上把新到的信息或者任务记录到笔记本或收件箱中，然后继续原来的工作。千万不要多线工作！ 5) 快速调整状态：如果必须检查 Email 或执行其他任务，那停下来，深呼吸，重新使自己的思绪集中，调整到正确的状态再继续任务。 6) 不可避免的中断： 无论如何， 总有不可避免和拖延的事情来中断现行的任务。 遇到这个情况， 把现在的任务进度记录下来， 把所用的资料整理好放到一旁。 当处理好无法避免的任务后，再依照原先的进度恢复工作。 7) 享受休息：深呼吸，舒展一下身子，在工作时也不忘享受休息。 8) Ahhh：完成任务后记得表扬一下自己。奖励自己上会儿网，看会儿电视——但不要太久（10 分钟），然后继续你的下一步行动。 习惯培养 5：信任的系统——建立简单的列表，每日查看 使用简单的工具来建立自己的高效系统，其实需要的只是一些列表而已。 GTD 需要你将自己的任务放到一系列情境清单中，你需要问自己：“基于我所在的场合以及现有的工具，我现在能完成什么？”然后去完成这个任务。 GTD 通过将你的列表按情境划分从而简化了这一过程，不用考虑其他的情境。但问题是：该用什么工具记录你的列表？ 推荐工具： · Simple GTD · Moleskine（一种纸质笔记本） · Hipster PAD (并非电子产品，是由一叠卡片和一个夹子组成。可以找到模板打印出来，也可以自己动手制作) · Tadalist · Todoist · Thinkingrock 这个习惯的另一部分——每天查看你的列表，这也是很重要的部分（这比你用什么样的工具都重要得多）。把它培养成一种习惯（大约需要 30 天），你会发现生活变得更有条理，也更有效率。 习惯培养 6：管理——管理存储所有信息的地方 生活是可以被管理得更好的，只要把所有信息都放在正确地方。 如何培养这个习惯： · 形成系统： 把所有接收的信息放入收集箱，处理收集箱，完成一些任务或将其中一些放入任务清单中，然后完成任务清单。在这个系统里永远不应该有疑问自己下一步做事什么。 · 为信息找个家： 把资料放在应放的地方， 把物件归类， 务求整洁明了， 方便自己快速找到它们。 · 简单的整理系统： 收集箱中处理过的项目可能事后还需要参考， 这时应该建立一个简单 的系统来收集这些项目，并用方便的顺序（字母，数字，十六进制方式等）排列。 · 马上开始：建立管理系统不要“等下”，现在就开始！ · 习惯成自然：把所有东西都放在正确地方的习惯不是一夜就能养成的，试着坚持 30 天吧。 · 注意过渡阶段： 当你从一件事转移到另一件事时，其中的过渡阶段是应该注意的。在这个阶段中要记得把材料整理到一边和清理一下。在这个阶段我们时常不会想该如何整理和收集，而是下一步自己该做什么。因此处在这一阶段应保持警惕。 · 保持桌面干净：不要让工作台混乱地堆积着东西。 · 使用标签： 标签是管理中最好用的工具。 准备一些空白标签， 为需要的抽屉和文件夹都标上标签。 · 评估审核： 无论何时， 回顾你的管理习惯都是一件保持进步的事。 发现自己管理的不当之处并进行改进，以便保持事情都在可控制的范围内。 习惯培养 7：回顾——每周回顾你的系统和目标 无论你多么优秀， 仍有忘记事情的时刻， 有失去目标的时刻， 有时间管理失衡的时刻。 因此要时常回顾，让自己的系统不至于混乱。 所以每周回顾的重要意义在此：它给了你一次机会，来重新整理所有的事情并检视什么事情是最重要的任务。 五步完成每周回顾： 1) 回顾你的长期目标，中期目标和短期目标。制定人生目标，并根据它制定一个今年自己想完成的长期目标；然后再为接下来的几个月制定一个中期目标；最后再为接下来的几周制定一个短期目标。完成这些步骤后，以后的每周回顾也就是一次对自己目标进展的回顾和对目标的重新确定。 2) 回顾你的笔记。 时常回顾你收集的信息， 任务清单。你会发现，大部分的信息和任务都被处理或是执行了，但重要的是在重新回顾它们时，发现那些没有完成的任务、那些没有处理的信息等等，并将未完成的事情记录下来。 3) 回顾你的日程表。 回顾上周的日程表，检查是否有需要提前的事项，或是新产生的任务，然后确定下周要完成得事情。 4) 回顾你的清单。 无论使用多份清单或一份清单，都要记得回顾它们，确保它们列出的事项是最新的，划掉已经完成的事项。 5) 设定你的短期目标和放置你的“大石头”。如果完成一个短期目标，就设定一个新的。 如果尚未完成，就回顾自己的执行过程，看看如何取得更好的成果。列出新一周的日程表和 MIT，并优先安排在每一天尽早的工作时段，优先完成它们。 记住，每次只要集中于一个目标，并确保它是一个你能完成的目标。无论何时都不要放弃或远离目标。 习惯培养 8：简化——减少你的任务清单，只留下最必要的 将你的任务列表简化到最少， 只剩下最重要的任务， 这样你就不许需要那些复杂的计划体系了。 一些技巧： · 清除，再清除。 花几分钟时间审视任务和项目列表，想想如何简化它们。该如何简化任务呢？有些任务是很久以前的，不需要再做了。有些任务可以被拖延，降低优先等级，往后再执行。 · 什么才是最重要的。 了解你的主要目标， 把精力集中于一件事上。 与你目标有关的任务才是重要的，否则就不是。 · 减少你的承诺。 要学会说不，对别人坦诚相告：你有其他紧急任务要去做，不能答应他们干某事了。 · 简化你的信息源。 减少 RRS 订阅量，减少每日 Email 的回复量。简化生活中的信息输入，从而简化输出。 · 每周回顾。每周花一点时间去回顾，清除那些不必要的任务。 · 完成大石头。 在每周回顾中， 找出下周打算完成的几分重要任务。 记住要优先完成它们，不要把它们推到每天的最后。 · 让价值最大化。 把精力放在重要任务上， 它们将使你成名， 带来长时间的回报和长时间的幸福与满足。这些任务就是你的“大石头”，清除其他不重要的。 · 三件最重要的事。 写下一天最重要的事， 如果可能的话， 将一天的时间都花在它们身上，至少也应该投入前半天来做这三件事。 · 把小事放在一起做。 每天都有些小事需要你去处理， 如果不及时处理它们就会造成不必要的小麻烦。试着把这些小事情安排到一起，找一个时间段（大约 30 分钟）一起完成这些事情。每天利用一个或是两个这样的时间段把它们全部搞定！ 习惯培养 9：常规——设定每周、每日例程 设定每周、 每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。 更重要的是， 使你掌控自己的生活，而非让任务处在搁浅之中。你需要掌控自己的生活，设定日程，并且跟着它走。 小技巧： · 工作任务：做一份清单，包括所有你在工作想要完成的任务。在每天的开头设置三件MIT，并且每周回顾你的目标。 · 批量处理： 花点时间去处理你的任务清单， 看看能否将小的任务放到一起做。 一是节省时间，二是减少干扰。 · 每日清单： 审阅你的清单， 看看那些事是每天都要做的。 确定每天做这些事情的固定时间。 设定一份早上的例程， 一份一天结束之际的例程， 和一份要完成的 MIT 的例程 （往往设置在每天的开头）。 · 每周清单：包括每周你会做几次的事情。将这些事在一周的时间内分散开，每天 1-2 件事。 · 开始执行： 一旦设定好了每日和每周的例程， 那么就开始执行它。 对于每日例程， 至少坚持一个星期。在每周结尾根据效果进行调整。对于每周例程，至少坚持两周，遇到问题也应适当调整。 · 坚持就是胜利：设定例程很容易，但坚持确是很难的。试着坚持 30 天，使它慢慢形成习惯。记住，不要同时进行太多习惯的培养！ 习惯培养 10：激情——做你充满梦想的事 或许你该想想自己到底想做什么？仔细想想，多考虑几天，然后就去实现它吧： 1) 调查： 谁在做你心仪的工作？他们如何得到这份工作？他们有什么经验和想法？这份工作有什么要求与标准？ 2) 找出绊脚石：你要需要什么去获得这份工作？ 3) 设定计划：想出一些有用的方法去解决你的绊脚石。不开始计划，梦想就不会实现。 4) 开始行动： 不要等待机会，机会只会降临给时刻准备的人。主动发现和抓住机会，执行计划——至少每天一点，直到达到你的目标。 5) 坚持不懈：不要因为几次失败而放弃，为了自己的目标奋斗。 做一份使你充满激情的工作与任务，会让你精神饱满，动力十足！ 原文地址在这里 |
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