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已公开现行文件服务机构的设置 中国论文网 http://www./1/view-309194.htm 目前，现行文件公开服务正在全国许多城市展开，其表现形式多种多样，但大致可以归纳为三种基本类型：第一类为现行文件阅览中心，如北京市昌平区、海淀区和山东省济南市的现行文件阅览室等；第二类为文档服务中心，如江苏省常熟市与南通市的文件服务中心、深圳市的文档服务中心；第三类为红头文件服务中心，如湖南省株洲市的红头文件利用中心等；第四类为现行文件服务中心，如大连市的现行文件服务中心等。尽管在实际工作中可能并非如此，但仅从字面上比较分析，可以看出，第四类比较恰当。首先，第一类受服务方式的局限；第二类把档案也涵盖进去了，无限拓展了其服务范围；第三类则恰恰相反，用“红头文件”这一种概念来表达“文件”属概念，使服务范围过于狭窄。所以，把现行文件公开服务机构称为“现行文件服务中心”不失为最佳选择。 关于现行文件服务中心的性质与职能，结合各地的实际做法，笔者认为如下表述比较恰当：是集中收集、保管党政机关、社会团体、企事业单位形成的现行政策性、法规性、公益性、服务性文件的信息库；在收集、整理政府机构现行文件的基础上，以政务信息公开为基本任务，方便社会各界，特别是普通公民查询、了解政府在社会事务管理方面现行政策规定的机构，①是新形势下国家地方综合档案馆的内部机构，是档案馆职能的延伸。其基本任务是通过现行文件报送网络体系，负责收集各种单位形成的政策性、法规性、公益性文件。进行科学规范的整理、编目与保管，建立与之配套的管理制度和检索体系。为社会各界提供方便、快捷的现行文件服务。② 目前，在我国建立现行文件服务中心，无论哪一种类型，毫无例外的都设置在当地同级档案局（馆）下，这是因为：其一，档案馆本来就是保管和利用档案的基地，具有管理文件的成熟经验和独特优势。现行文件服务中心既弥补了馆藏不足，又延伸了档案馆工作职能，两者互为补充，相得益彰。其二，档案部门与各文件形成单位本身有着密切的联系，对不同层次、不同范围和不同内容文件信息资源的形成规律、使用价值、处理程序、管理状况等，都比较熟悉，对齐全、完整地收集有关职能部门的现行文件有一定优势，同时还可以对各单位文件报送工作进行监督指导，便于建立收集网络。其三，档案馆具有保管利用现行文件的良好环境和物质条件，拥有完备的管理设施和对外开放服务体系。其四，档案馆有一批精通业务的专业管理人才，能够胜任文件服务中心赋予的各项任务。其五，依托档案馆建立服务中心符合文档一体化趋势，更为有利的是，档案馆拥有广大的利用者群体。③ 已公开现行文件服务的运作 现行文件公开服务的运作主要应解决以下问题：在实际操作过程中，法律容许公开什么？不容许公开什么？公众需要公开什么？文件的公开由谁来审批？由谁来实现？现实情况下如何开展现行文件公开利用服务？等等。这些问题不是一篇文章就能解决的，在此，笔者仅仅就其中几个重要环节提出几点看法。 １．收集、了解文件内容。现行文件服务中心所提供的信息资源主要是未到进馆期限的，即近１０年内形成的各种文件，特别是近一二年的文件，主要包括三个方面的内容：一是档案馆内已有的现行文件。将档案馆内仍然有效的、已经通过新闻媒介等形式公开的各类文件，可以筛选其中与当前中心工作有密切关联的内容。二是地方党委和政府有关当地经济和社会发展的文件，包括政策、意见、办法、规定等（保密的除外）。三是政府所属各部门所形成的现行文件。④四是除了公共行政文件以外的其他形成者产生的各种非“红头文件”。这样，现行文件服务中心提供的信息与档案馆原来提供的信息互为补充。 ２．调查公众需求，确定公开重点。传统的档案利用服务更多地站在历史的角度，而现行文件服务，一定要强调现实性，要了解利用者的需求，研究近年档案馆来访者的利用目的。北京市海淀区利用档案实践表明，现在的利用者除了工作查考外，大多数是个人查找６０―７０年代的工龄、婚姻档案，５０年代的土地情况档案，而更多的是一些老百姓为征地、产权、工资和矛盾纠纷等查找现行文件作为依据，另外，企业也有查找政府对企业的优惠政策等现行文件，这些需求大部分在档案中难以满足，必须以现行文件进行服务。 确定现行文件公开服务的重点也很重要。据北京市昌平区档案馆等有关单位的统计，目前在“现行文件阅览室”查阅利用现行文件的重点主要集中在四个方面，即政府在城市建设、危房改造、群众在占地、搬迁方面的政策和有关规定；政府在外地人口进京方面的政策规定；引进外资方面相应的优惠政策规定；和老百姓切身利益相关的其他方面政策规定等。北京市昌平区的统计结果并不一定具有普遍性，但可以为其他各地确定现行文件公开服务的重点提供参考与借鉴。 ３．对公开文件进行认真鉴定，列出可以公开的文件清单。对拟公开文件进行鉴定，既包括文件的安全性鉴定，又包括文件的效用性鉴定。在收集、集中现行文件的基础上，对现行文件保密与非保密的界限进行审查，并根据用户需要，确定提供用户查阅的现行文件范围。鉴于党政机关的一些现行文件目前还有一定的保密性，档案馆现行文件服务中心可以请当地党委、政府的办公厅（室）及保密部门、机要部门共同对收集、集中起来的现行文件进行严格审查，确定一批非秘密的、时效性强、与社会各界联系密切、查询利用价值大的政策法规性文件提供查阅利用。在进行保密与非保密的审查时，尤其应对某一份行政文件中可以公开的和不可以公开的信息进行明确区分。 拟公开文件的鉴定，可以借鉴外国做法。例如，美国于１９６６年制定了《信息自由法》，该法规定政府文件具有公共财产的性质，明确规定除可以不公开的九种例外的情形外，如国防外交秘密、国家机密信息、机构内部人事信息、法律规定不许透露的信息、商业秘密信息、个人隐私信息等，政府文件都应公开。⑤又如，在日本，档案进入档案馆之前，在机关文件库保存的年限有３年、５年、１０年、２０年不等，按照“情报公开条例”的规定，这期间的文件均属于文件公开利用的范围。 ４．履行文件公开审批程序。要解决文件的公开由谁来审批、由谁来实施的问题，应考虑以下几点：⑴划分文件公开的审批权与执行权的法律与政策依据是什么？⑵文件服务中心有没有对文件的处置权（公开的决定权）？⑶如果文件公开的审批权由档案局（馆）来行使，那么，这种权利是不是完整的？⑷文件形成者的权利如何得到体现与保障？或者简单地说，文件的形成者有没有决定自身形成的文件的命运的权利？⑸如果现行文件服务中心、档案局（馆）和文件形成者都不拥有或不完全拥有这种权利，那么，它（审批权）是否被划归或被分割到其他单位或部门（如办公厅等）？在现有法律法规没有明确规定的现实情况下，考虑到公开现行文件涉及到文件形成者的合法权益保障等法律问题，现行文件公开宜由档案行政管理部门审批，但审批前应征求文件形成者的意见。 ５．采取适当有效方式正式公开。目前，现行文件公开有两种主要服务方式：一是实体文件服务。包括：开架阅览服务，利用者可直接通过计算机自行检索、查阅、打印所需文件，也可以直接通过纸质目录查阅、摘录、复印所需文件。对不能自行查阅的利用者，可以由接待人员根据利用者的要求代为查阅。根据利用者的要求，文件服务中心也可受理利用者的电话、信函、传真等查询。二是网络信息服务。利用者可直接登录到相关的档案文件信息网站进行检索、查询。较之提供文件实体服务，提供网上查询则有很多优点：首先，它可以保证文件的时效性，在各级政府的网站，按照中国加入ＷＴＯ后政务公开的要求，法规的产生部门要随时公布最新政策文件，在新的文件颁布后，旧的被废止的文件就及时删除了，可以保证网上提供的都是现行的文件。其次，它节省人力、物力，无须专辟库房和柜架存放，这样也就减轻了管理的压力和节省了管理成本。第三，它方便快捷，在网上查询仅需输入关键词，网络就会很快找到相关的所有文件，它的快速和全面是人工检索望尘莫及的，任何业务熟练的文件管理人员都无法与之相比。 注释： ①周毅，政务信息公开与档案馆现行文件阅览中心的建立，《档案学研究》，２００２（３） ②国家档案局馆室司综合调研组，拓展档案馆信息服务功能的有益尝试―――江苏省常熟市建立文件服务中心，《中国档案》，２００１（９） ③中国人民政治协商会议江苏省常熟市委员会十届四次会议第３０７号提案 ④国家档案局馆室司综合调研组，档案馆为广大人民群众服务的有效途径―――北京市昌平区档案馆现行文件阅览室调查报告，《中国档案》，２００１（９） ⑤国家档案局档案室业务指司，国外现行文件信息开放的理念和作法，《档案馆司工作简报》，２００１（１０） |
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