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收集文件材料的有哪些方法

 军休强军路 2016-05-19
收集文件材料的有哪些方法
文章来源: 选择阅读字体:【大 中 小】 阅读次数:404 发布时间:2012-02-21 16:45:03

  收集方法与本单位档案整理方式息息相关。若采用文档一体化的单位可采用以下方法:
  (1)文件办理完毕随时收。在收文和发文程序中,当文书处理工作结束后,应及时收集,盖上归档章(应用计算机管理档案的单位可免去此程序),以备整理。如收文传阅后对应归档的文件材料应存档;如发文当起草、领导签字、打印、盖章后,对应归档的文件材料,应立即收集该份文件材料的正文和底稿。办理完毕随时收的文件,在机关形成的文件中占的比例较高,务必注意此方法。
  (2)会议文件及时收。一类是本机关召开会议的文件材料,当会议结束后,文秘档案人员应立即收集,若不及时收集,与会同志各自离开后,就难以收集了。另一类是本机关人员参加上级或从外机关带回的文件材料,与会人员应积极主动将会议材料向文秘档案人员移交,但是在实际工作中这部分文件材料较难收集,各单位可根据实际情况采取一定措施收集,如与会人员移交会议材料后,由档案室签字认可,方可报销差旅费等措施。
  (3)人员变动提前收。当机关工作人员调动、辞职、退休或工作变动等情况发生时,文档人员提前与人事部门取得联系,了解人员变动情况,提前向变动人员收集文件材料,若拒绝移交,人事部门不予办理有关手续,保证本单位文件材料收集齐全完整。
  (4)责任到头督促收。指本机关各部门形成的文件材料收集工作,由部门落实到具体人员头上,并与其工作职责和年度目标考核挂钩,确保机关档案室收集渠道畅通。
  (5)“帐外文件”催促收。“帐外文件”指未经过收发登记程序的文件材料。如外出签定的合同、协议书、会议文件材料、有关部门或领导给本单位的题词、获奖证书等。以及职能活动中形成的会议记录、录音磁带、录像、照片等。这类文件材料难于掌握,如果领导或有关人员档案意识不够,不主动移交,文档人员很难收集归档。是收集工作的难点,也是重点。为保证这类文件材料收集齐全完整,文档人员要积极主动随时催促领导或有关人员移交“帐外文件”。
  (6)制度约束及时收。造成许多单位文件材料收集不齐全完整就是未建立健全文件材料收集制度,使收集工作无约束力,甚至变成了文档人员的个人行为,工作相当被动。因此,各机关应根据《档案法》及其实施办法和《四川省监察厅关于违反档案法律法规行政处分暂行规定》制定本单位的收集归档制度,从收集目的、时间、原则、要求、范围及奖惩办法等方面,使本单位各部门收集工作有章可循,收集渠道畅通无阻。同时要严格执行档案归档制度,保证文件材料的齐全完整。

 

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