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马军生 雍申源 一、案例简介：为泄个人私愤，损毁单位多份重要档案 2001年5月中旬，哈尔滨市档案局接到举报，称该市机关某单位发生窃取、损毁档案违法案件。市档案局当即组织执法人员进行专案调查。据调查，该单位职工李某于2000年9月下旬值班时，利用管理人事档案的工作人员未锁档案柜之际，为泄个人私愤，将档案柜内4份干部人事档案取出，分别抽出大部分有重要价值的材料予以撕毁扔掉，后犯罪嫌疑人李某被法院以损毁公文罪判处有期徒刑6个月。 市档案局执法专案组认为该单位违法事实成立，证据确凿；违法责任人王某因其工作严重失误给犯罪嫌疑人造成可乘之机，给单位和档案所有者造成不可弥补的损失。据此研究决定，鉴于犯罪嫌疑人李某已在市档案局立案调查前被法律制裁，不再给予处罚。故依据《档案法》、《黑龙江省档案管理条例》有关规定，分别给予违法案件发生单位和违法责任当事人王某罚款20000元和1000元的处罚。 二、案例分析与启示 档案管理是企业发展的重要信息资源，它客观地记述和反映了企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中的全部内容，着以办公自动化、社会信息化为核心的企业档案管理的深入发展，档案在企业的生产和发展过程中起着越来越重要的作用，然而，目前的在企业档案管理工作中，却存在着许多需要研究和解决的问题。 从这起撕毁档案的案例来看，李某之所以能够在工作中随意的接触到重要档案并将其损毁，是因为企业对文件档案的管理不够严密，案例中的王某对档案管理工作严重失职，未对重要的机密文档进行上锁保存，反映了该单位在档案管理方面比较薄弱。 从目前很多单位档案管理现状来看，主要存在以下一些风险： 1.档案管理意识薄弱，对档案管理未予以重视，一些重要档案管理混乱。 2.档案管理相关制度或流程缺乏明确规定，使得档案管理工作随意性较大。 3. 档案归档内容不全，归档媒介选择不恰当，如通过光盘保存等，可能导致部分重要信息没有及时归档。 4. 档案管理制度未对电子资料如何保管予以明确，可能导致电子资料归档缺少有效分类和管理，查阅困难。 5. 电子档案的存放不符合要求，可能使得电子档案受潮等客观因素而导致后期无法读取改电子档案。 6.部分已归档的资料为各部门无处存放或无归档价值的资料，可能导致档案室空间被占用、重要档案无处存放。 7. 部分归档的资料因原件遗失而归档复印件，可能影响资料的后期使用。 8. 未对档案借阅的不同类别，如室内阅览、借出、复印、拷贝等的相关要求予以明确，而将借阅等同于可以带出档案室进行任何形式的使用，可能导致重要档案受损或信息泄露。 9. 档案管理制度未对档案室人员进出予以明确规定，可能导致不相关的人员随意进出档案室，档案资料丢失或受损。 10. 档案管理制度未对不同密级等级的档案的借阅权限予以明确，可能导致密级等级较高的资料档案能够被无关人员接触，造成重要信息泄露或丢失等。 11．档案借阅登记表信息填写不全（包括归还时间、归还人、经办人等），可能导致档案管理人员无法有效跟踪被借阅的档案资料。 12. 没有对电子档案的安全性进行规定，可能导致电子资料损坏或被无关人员盗用，给企业造成损失。 13. 档案资料借出未经授权审批，或借阅档案很长时间未归还，未见跟踪信息或原因说明信息等，可能导致借出的资料遗失而未能进行及时处理。 14. 对时间较长、较无利用价值的档案未按规定销毁，可能导致占用档案室空间，影响其他档案的管理。 为了防范档案管理中的风险，单位可从以下方面加强档案管理的内部控制： 1. 制定规范的档案管理制度，明确档案相关事项流程及规定，规范档案管理工作； 2. 拟制归档立卷科目，并将工作中的相关资料及时归入立卷科目内及时将资料归入档案室； 3. 对接收的档案资料按既定的类别分类，赋予名称、编号、整理上架； 4. 档案室统一购买存放电子档案的装备完善制度规定，并严格按照制度规定执行； 5. 提供归档资料，须符合档案管理制度中归档要求后，与档案管理员清点核对一致，剔除无保留价值的资料后，方可归档； 6. 加强培训，提高资料原件的重视程度，尽量取得资料的原件；如果是传真件，需复印一份附后； 7. 保持档案室内既定的温度，适度，洁净等物理条件，防火，防尘 防虫，防盗，防水，防潮，禁止无关人员出入； 8. 档案借阅须填写《借阅登记表》，室内阅览，完毕后档案管理员清点、确认。外单位借阅需出具身份证明或介绍信； 9. 对于档案的保密级别需在制度中明确，并且在档案室统一对档案盒进行规范填写 10. 档案复印需经档案员同意，并按照权限经相关领导同意，档案员登记复印份数就拷贝情况； 11. 对到期档案及时办理销毁手续，由档案员编制档案销毁清单交相关领导审批，档案员登记到期销毁资料信息，并组织两人以上共同监督到期档案销毁。 结合此案例，笔者认为企业在日常的档案管理工作需要引入内控风险管理意识，严格规范并执行档案管理制度，在日常的培训中需提高档案管理员工的内控风险意识，增强其责任感，从而提高档案管理的总体水平。 |
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