【Excel应用】数据的分类汇总

分类汇总是对数据清单上的数据进行分析的一种常用方法。当我们需要简单地对数据清单进行某项统计工作时，就可以运用分类汇总来进行处理。如我们希望按照部门对花名册进行人员统计，薪资汇总等。

Excel使用汇总函数来实现分类和汇总值计算，汇总函数有求和、计算、求平均值等。

使用汇总命令，可以按照我们选择的方式对数据进行汇总，自动建立分级显示，并在数据清单中插入汇总行和分类汇总行。

本课将以图 1的源数据表为例，介绍各种分类汇总的应用方法。

图1

1. 单列分类汇总

示例1：按照性别统计“男”、“女”人数各有多少。

对一列进行分类汇总的具体操作步骤是：

1) 首先对数据按需要分类汇总的列（本例为“性别”列）进行排序。

选择“性别”列中的任意单元格，选择“开始”选项卡“编辑”功能组中的“排序和筛选”下拉选项中的“升序”（）或“降序”（）按钮（或“数据”选项卡“排序和筛选”功能组的“升序”和“降序”按钮）。

2) 选择数据区域中的某个单元格，在“数据”选项卡的“分级显示”组中单击“分类汇总”。打开“分类汇总”对话框，如图 2所示。

图2

3) 在图 2中，“分类字段”是用来进行分类统计的字段，本例中选择“性别”；“汇总方式”是用来汇总的统计函数，可以求和、计数、求平均值、最大值、最小值等，在此选择“计数”；“选定汇总项”是用来汇总的字段，本例中选中“姓名”（同时确保其它项都取消选中），表示要对“姓名”列进行计数统计。

选定后，整个设置的含义就是：按照“性别”进行分类，统计出每种性别有多少个“姓名”（实质也就是统计人数）。

4) 点击“确定”，将看到结果如图 3所示。

图3

在图 3的结果表中可以看到，该表单中“男”计数为6人，“女”计数为12人，总共计数18人。

试一试：

在分类汇总结果表的左侧可以看到有按钮组（图 3中红框标注），此按钮为分级显示按钮，请分别点击看看效果。

注意：

分类汇总前必须对分类的字段进行排序！

%小提示：如何删除分类汇总

在图 2所示的“分类汇总”对话框中，有“全部删除”按钮可以删除分类汇总。

示例2：按照性别统计“男”、“女”的平均分。

该示例的步骤与示例1一样，只是“选定汇总项”应选择“文化总成绩”，而“汇总方式”应选择“平均值”，具体操作请读者自己试一试，结果将如图 4所示。

图4

2. 多列分类汇总——嵌套

示例3：在图 1的源数据表中按照性别和职称两列统计平均总成绩（即统计男性和女性中各类职称的人员平均分是多少）。

具体步骤如下：

1) 首先需要对数据进行多列排序，即进行多关键字排序，排序的关键字顺序要与分类汇总的分级顺序一致，具体到本例，应该先按照性别排序，再按照职称排序。

选择数据区域中的某个单元格，打开“排序”对话框（“数据”选项卡中“排序和筛选”的“排序”按钮），按照“性别”和“职称”两个关键字定义排序条件，定义结果如图 5所示。

图5

2) 对“性别”列进行分类汇总。

按示例1的方法打开“分类汇总”对话框，在“分类字段”下选择“性别”，在“汇总方式”中选择“平均值”，在“选定汇总项”下仅选择“文化总成绩”，单击“确定”，将得到前面示例2的操作结果（图 4）。

3) 对“职称”列进行嵌套分类汇总。

再次打开“分类汇总”对话框，在“分类字段”下选择“职称”，取消选择“替换当前分类汇总”，单击“确定”。结果将如图 6所示（本结果是在分类汇总表基础上点击分级显示按钮3后显示的结果）。

图6

注意：

1) 嵌套分类汇总前必须对所有分类的关键字进行排序，且顺序要与分类级别一致！

2) 嵌套分类汇总时一定要取消选择“替换当前分类汇总”。

%小技巧：如何仅将分类汇总结果表中的统计结果复制到其它表中

如仅需要将图 6所示的统计结果复制到新的工作表中。如果简单借助“复制”、“粘贴”将会发现源数据也被复制到新表了，这是因为分级显示只是隐藏了源数据行。此时如果要复制该统计结果，需要借助“定位条件”功能。具体步骤是：按F5，然后在“定位”对话框中点击“定位条件…”，打开“定位条件”对话框，在其中选定“可见单元格”，点击“确定”，然后再借助“复制”、“粘贴”的功能复制到其它工作表即可。

3. 清除和创建分级显示

在分类汇总中，会自动创建分级显示。要手动创建和清除分级显示，可以借助“数据”选项卡“分级显示”功能组中相关命令。在“取消组合”下拉框中可以“清除分级显示”，而在“创建组”下拉框中可以“自动建立分级显示”。

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