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董事长请教新上任的总经理：“过去召集部门经理开会，他们老是心不在焉，这种会风怎么整顿?”“这好办，”总经理胸有成竹地说，“撤掉会议记录员，立出新规矩，在会议结束时才宣布由哪位负责记录。” 这是一则笑话，却蕴含着深刻的道理。你也许会说上班的人谁没有开过会?又有谁不会开会呢?! 的确，开会不难开，而开好会却不易。 好的会议要在召集开会前认真问3个问题： - 能不能不开本次会议? 三个问题的回答只要有一项是肯定的，就坚决取消本次开会。 今天，我在这里着重想与大家探讨有关开会的三件事，即会议的准备、过程控制和注意事项。 说到会议的准备，指的是精心地策划和组织会议。召集开会要有明确的目的和议题。确定议题时要把战略议题和运营议题分开，否则会议议程常常会被日常的运营问题所“淹没”，而留给讨论重大战略议题的时间太少。如果能针对运营和战略议题分别召开会议，就可以避免这种现象。 其次，会议的议题不宜太多，不要试图在一次会议上解决所有的问题。 其二、过程控制 再谈谈会议的过程控制。会议开始时应由主持人说明会议的目的和期望，明确谁做会议记录和谁协助控制时间，并说明会议的规范，如手机静音和关闭微信。会议主持人的首要任务是紧扣会议议题，防止跑题和偏题。为此主持人要鼓励畅所欲言，但不能先做结论性的发言，更不能随意否定和嘲笑别人的观点，多数情况下要公开称赞但私下批评。 议题讨论的流程是提出问题，交流信息，产生主意，做决定、确认行动并进行总结。议题的讨论可以采取头脑风暴法：准备一块写字板，把大家提出的建议逐条列出来，防止讨论跑题而且事半功倍。 所有与会者都要准备在会上发言。试想想，领导邀请你开会，绝对不是只要你来做听众的。相反，你一定要发言，对会议有所贡献。要把开会当作表现你能力绝佳的机会，你的业务能力、表达能力、人际能力、应变能力都能在开会中表现出来。 其三、注意事项 会议的注意事项很多。这里谈谈三个普遍存在重要问题。 1、 开会的过程中有时某些与会者在下面开小会，你大可不必动怒。只要你停止讲话，目视他们，他们的窃窃私语就会完全暴露出来，一般来说会马上结束小会。如果他们置若罔闻，你可以明确地询问他们，是否有更好的见解可以讲出来让大家分享。就此，你可以规定以后的会议中，如果需要私下协商可以通过纸条传递，而不允许窃窃私语! 2、 关于会议记录，如果怕自己记录不全重要的观点或结论，可以用录音笔录下来，会后再整理。一份好的会议记录应该包括日期、时间、会议地点、参加者名单、缺席者名单、会议主持人、记录人、每项议题、主要观点和结论。会议记录不要“一记了之”，而要发给与会者和因故缺席者。 3、 看会议是否成功，标志是会议是否产生了切实可行的决定。因此，会议结束时要总结会议的主要决定和行动方案，明确各项任务的责任人及完成时间，并确定由谁进行督促和检查实施的情况。 总之，掌握以上这些原则，不愁开不好一个高效的会议。不信你试试？ 【作者简介】耿人健，新思维社群创始人，加中洲际控股董事总经理，商业实战导师。 |
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