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【摘要】 相信很多在嘉为上过Excel课程的同学们，都会惊讶于Excel还有这么多这么好用的功能，于是各位回到工作岗位中，便利用这些技巧和功能来完成自己日常的工作。可是，经常也有人问我“老师，为啥我上课学到的技巧用在自己的报表中用不了”。其实，很多时候，并不是各位的Excel水平不够，也不是您的技巧没掌握，更多的原因在于表格在设计的时候就存在了很多不合理、不规范的地方，所以后续很多方法就用不了了。在此，简单的跟大家谈谈，如果设计一个标准规范的Excel表格，应该满足哪些要求，要避免哪些问题。 【正文】 我们先来看看这个下图的Excel文件，这是某家公司的考勤表。图片1为该公司考勤表的名字数据；图片2为对应人员的汇总数据。这两份数据是在同一份Excel文件中，即从列A—列U为图片2的汇总数据，列W—列BA为图片1的明细数据。 图片 1 图片 2 当我第一次看到这张表格的时候，我非常佩服该公司的考勤人员，每个月需要花多这么多的时间来完成统计。在这张表格中，我们可以很简单的看到几个问题： 1. 利用颜色区分每个单元格所代表的类型，甚至同样颜色的单元格还代表不一样的内容； 2. 每个单元格还带有备注； 3. 图片2中的大量数据是手工统计，没有函数； 4. 表格中带有合并的单元格； 5. 表格具有多个标题行。 以上问题，都是因为我们在一开始设计表格的时候没有考虑到的，导致后续表格的使用者需要花大量的时间、精力在此，造成晚上加班熬夜，工作效率低。其实，针对这类型的表格我们都希望我们只需要录入数据，然后Excel可以自动统计结果，最终形成我们需要的报表格式即可。因此，在我们一开始设计表格的时候，我们就需要遵循这么一个原则，即“三表原则”。 所谓的“三表原则”指的是，Excel中应该包含三张表格，分别为：原数据表、汇总表、参数表。而这三张表的功能分别为：原数据表是我们用来录入明细数据的；汇总表是用来计算原数据表中的汇总结果的；参数表是存放固定不变的信息，便于原数据表、汇总表调用的。只要遵循这三表的原则，我们的汇总表就可以用我们在课堂上说学到的功能来完成了。 三张表中，最为重要的就是我们的原数据表，因为它决定，我们后面的汇总表是否能统计运算。那在设计我们的原数据表的时候，又要注意什么事项呢？我们一起来看看吧。 1. 表格必须要有标题，且只有一行标题； 表格的标题行是为了让我们识别每列数据的内容，所代表的属性，是我们后续进行排序、筛选、汇总的依据，所以它必须要有。如果表格做成了多行标题，那么Excel会默认第一行为标题行，那当我们进行排序、筛选的时候就会报错了。 2. 表格中不能存在合并单元格； 很多人在做Excel表格的时候，都喜欢合并单元格，为的是让表格看起来更清晰、更美观，甚至是领导更喜欢。可是，要知道，合并单元格的存在对表格的破坏性是最大的，它的存在让表格很多的操作都无法完成，例如排序、筛选。切记，合并单元格是很好看，但只用在最后需要上交给领导查看的时候用，在基础的原数据表中不做合并单元格。 3. 原数据表中不做计算，更不能有手工的计算； 原数据表，我们说了是用来存放明细数据的，汇总的数据应该放在汇总表中，因此我们不在一张表格中既看明细数据又看汇总数据。那手工计算的统计就更不用说了，相信大家都知道会发生什么问题了。 4. 每列数据格式必须是标准的格式； 例如我们的日期，Excel中能识别为标准的日期格式的只有“2014-12-23”或者是“2014/12/23”，然后很多人在输入日期的时候，都会变成“20141223”这种类型，对于Excel来说，这仅仅是数据，不具备日期的功能，所以所有跟日期相关的函数均无法使用。 遵循以上的几点，基本上我们能设计出一个标准、规范的Excel的原数据表，我们平时掌握的Excel技巧在该表格的基础上也都能使用。那么我们再来看看，某公司的考勤表现在又变成了什么样了。 下图3为优化过后的原数据表，将原有横向的数据改成竖向排列，将原有以颜色区分的单元格类型改成了F列的下拉列表的形式，原有的批注改成了G列备注的内容。 图片 3 下图4为自动汇总的汇总表结果。所有的数据都是根据通过函数将原数据表中的数据自动统计得到的。 图片 4 有了这个完善后的表格，该公司的考勤人员只需要在原数据表中输入基础数据，随后的所有汇总结果都会在汇总表中出现，无需再耗费大量的时间、精力做每个月的考勤统计了。 这才是我们需要的，利用Excel偷懒，提高我们的工作效率。 |
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