如何快速掌握专业PPT的制作流程

据不完全统计，大约接近50%的人在学习或者工作中，需要制作PPT。而在这其中，却有接近97%的人一直在使用错误的方式来制作PPT，白白在PPT制作上浪费了大量的时间。

所以今天，我们就一起走近PPT制作的现场，来看看一份专业的PPT制作的流程到底是怎样的。

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明确用途，受众和主题

当你接到一个PPT任务，首先需要考虑以下三个问题，对这三个问题的不同回答，都会影响到PPT的制作风格。

▌第一问：PPT是给别人看的还是给别人讲的？

这个问题决定了你要制作的是演讲型的PPT还是阅读型的PPT，而这两者最明显的区别就是：一个字少，一个字多。

演讲型的PPT作用是辅助演讲者进行表达的，所以在幻灯片上的字相对来说会比较少，甚至没有。最常见的就是手机发布会那种形式

而阅读型的PPT作用，则是向阅读这份PPT的人清晰完整地呈现你的想法，由于没有人讲述，所以做这样的PPT要求表达完整，也就是说使用的字数比较多。最常见的就是以下这种形式：

▌第二问：你PPT的受众是谁？

这个问题决定了你要使用怎样的语言风格。如果你的受众是你的上司，领导，他们是比较看重结果的，所以你在语言上要尽可能地使用数据来表达你的能力。

如果你的受众是消费者，他们消费是比较感性的，那么你在语言上就要有煽动性，跟他们讲故事，而不是给他们看一堆数据。

你要学会站在受众的角度，去考虑他们是怎样的一群人，有哪些特征，用怎样的语言去跟他们沟通更有效

▌第三问：这份PPT的主题是什么？

这个问题决定了PPT内容制作的大方向。你是要做一份推广策划方案，还是要做一份产品的介绍呢？

如果你要做的是市场的推广方案，那么制作这份PPT的目标就是向上级清晰地传达你的推广计划和思路。

如果你要做的是产品的介绍，那么你的目标就是向消费者清晰地传达这件产品的卖点以及消费者使用它能得到什么好处。

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构思框架，写逐字稿

明确了以上三个问题后，接下来就需要为整个内容构建起一个框架，并在框架之上去填充你想要表达的内容。

如果你的内容是偏逻辑性的，比如市场推广方案，工作的总结报告这类的，那么在构思框架的时候可以使用金字塔结构。

而在金字塔结构当中，最常见的就是以下这种，结论先行，然后再自上而下找论点支撑。

而如果你的内容是偏故事性的，比如公司品牌的介绍，产品研发的过程。那么在构思的时候采用讲故事的结构则最为合适不过了。

讲好一个故事需要四个环节：情境，冲突，疑问，回答。

• 情境：是指事件发生的时间，地点，周围环境，人物

  
  

• 冲突：是指正在面临一个怎样的困境

  
  

• 疑问：是指观众或者读者可能会提出的问题

  
  

• 回答：是指向观众或者读者所可能提出的疑问作出回答

听起来好像很复杂，其实并不复杂，我们来举个例子：

好莱坞电影最喜欢的讲故事套路就是：先定位一个时间或者一个地方（情境）

接着就找几个英雄角色上来群殴一顿，或者几十个人火枪炮弹乱扫一顿，不管刚进电影院的你是否会被这突如其来的一闹，看的一脸懵逼，先把你的注意力抓住了再说（冲突）

然后你心中自然会有一万个疑问飘过啊，为什么他们要打架啊，谁是好人谁是坏人啊？（疑问）

嘿嘿，你成功上钩了，接着故事才慢慢展开，向你交代整个事件的来龙去脉（回答）

以上就是讲故事的一套思维方法，如果运用得好，可以持续地吸引观众或者读者的注意力。

而现今，谁能最长时间地吸引住目标受众的注意力，谁就越可能成功。

构思好结构之后，你要做的就是把所有的内容填充进去，并写成逐字稿。

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提炼和加工信息

这时候，你手上应该有一份完整的逐字稿了。不管这份逐字稿是你自己亲手写的，还是别人写好了给你的。接下来要做的，就是对逐字稿中的内容进行提炼加工处理。

而在内容的信息提炼和加工中，分别有三个环节要完成，这三个环节分别是数据可视化，信息可视化，重点突出化。下面我跟大家简单地讲一下这三者的含义。

▌数据图表化

将文稿中的有关数据的表述转换为数据图表。因为相比于纯文字的叙述，从数据图表上，我们可以更直观地看到这些数据的关联，整体变化的趋势。

比如，你要表述「2012年4月到7月全球平板电脑的市场占有率，Ipad占比68%，其他的品牌占比32%」，那么把这段信息绘制成数据图表，会更加直观。

▌信息可视化

将原本枯燥的文字转化成图片或者图标的形式，使内容的表达更加生动和形象。

比如，你要表述的是「我们最脆弱和最容易受到伤害的就是我们的孩子和我们的父母，这些小孩大都才两个多月大，还没有出过门，但是已经得了肺炎，他们在接受雾化治疗」。

那么这时候可以把这段文字转换为一张几个月大的小孩在接受雾化治疗的照片，在视觉上会更有画面感，在表达上也更有冲击力，让你印象深刻。

▌重点突出化

重点的内容你要在排版上利用技巧表现出来，让受众能在第一时间接收到你所要传达的重点。

这里同样以穹顶之下为例，演讲当中有段话是说「采样膜中的物质中有15种致癌物质，其中世界上最强的致癌物之一苯并芘，超过国家标准的14倍」。

而在这段话中，很明显重点是落在「超标14倍」上的，所以在PPT的制作上也应该有所体现，而使用超粗大的字体就是一种强调的方式。

以上所提到的三个信息加工和提炼的过程，建议先在便签纸上完成。

你就把便签纸当做是你的PPT界面，然后用笔简单地在纸上绘制草图，这样一来修改快捷，二来也能加深你的印象，就算到了现场PPT放映不出来，你也可以现场拿出一只笔，在白板上给大家演示。

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寻找素材

在经历了PPT的主题（发布会、市场推广计划..）的确定，以及完成了上面所提到的三个环节之后，现在你应该对需要找怎样的素材比较清楚了。

所以接下来，就是去各种渠道去搜索并下载这些素材。

▌模板

模板下载的网站目前来说还是比较多的，在这里推荐两个，个人认为做的比较好的网站：

 演界网（http://www./）

演界网汇集了全中国最顶尖的一群PPT设计师，在其平台上进行PPT的模板销售和定制，作品的质量都非常高。

 PPTSTORE（http://www.）

PPT STORE 是一家以原创PPT设计为主的C2C内容分享平台，里面汇聚了国内众多的PPT达人的作品。

▌图片

优秀的图片的网站同样也有很多，这里就推荐两个网站：

 wallhaven（https://alpha./）

这是一家国外的高清壁纸分享平台，里面的图片质量都非常之高，而且重点是无版权，下载下来可以随意使用。

 千图网（http://www.58pic.com/）

千图网也是个人比较喜欢的一个网站，里面的图片有JPG格式的，也有矢量图，PNG格式的图片，如果需要做中国特色行业背景的，比如建党之类的，里面都有相关的素材。

▌图标

图标的网站同样也是有很多，这里就只推荐一个最好用的吧。

 iconfont（http://www./）

这是阿里巴巴的矢量图库，里面汇集了575726个矢量图标，基本上只要你想到的，都可以在里面找到，而且图标支持更改颜色，大小和下载的格式，非常人性化。

▌字体

关于字体的下载，这里推荐一个巨好用的软件，叫「字体管家」，这个软件里面集齐了大部分的字体，只需要简单几步，就可以下载到你想要的字体了，非常方便。

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制作PPT

做好了以上准备之后，接下来我们终于要动手做PPT了。

不管你之前是下载模板的，还是决定自己设计的，在PPT的制作过程中，都要遵循以下四个原则：

▌对比

一个对比强烈的画面，对读者的吸引力是非常大的，读者很容易就会把注意力从其他地方汇集到你的作品上。

另外，通过对比也可以增加画面的层次感，让你的作品看起来更具设计的美感。

比如上面这张PPT，就使用了两对比，一是颜色的对比，白色和橙色，二是大小的对比，25%字号比较大，下面的字体字号比较小。

▌对齐

页面元素是否规整，是评价一个设计是否合格的重要标志之一。规整的画面，会让人看起来更加舒服。

在上面这张PPT中，虽然元素看起来有点多，但其实这些元素都是基于一条水平线对齐的，而且各个元素之间的间隔也是一样的，不会一个宽，一个窄。

▌重复

一个PPT时候能形成某种风格，就是要看在PPT中是否有某些元素重复出现，就好比一个经常说自己帅的人，我们会标榜这个人特别自恋。

上面这几张PPT就重复使用了某几种元素来强调它的风格，比如标题旁边的线条，墨迹图片，左右的排版，同样的底色。

▌亲密

几个元素在空间距离比较靠近时，我们才会认为他们是同一类，如果空间距离隔得比较远，那么我们就会认为是另一类东西。

这张PPT就可以很好的诠释这一点，每部手机的价格都标注在它们的下面，而且与手机不会相隔太远，是以为他们是有关联的，这个价格是用来描述这台手机的，所以在空间上就要把他们放得亲近一些。

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调整优化

PPT制作完之后，不是就结束了，你还要去调整优化。

如果你做的是阅读型的PPT，也就是给别人看的，你要从一个旁观者的角度去看这份PPT，或者给身边的同事看一下，你想表达的点在阅读完这份PPT之后别人是否能GET到。

如果你做的是演讲型的PPT，你要拿着这份PPT去排练，看每一页的PPT设计是否合适，是否能贴合演讲者演讲的节奏，在现场放映的效果如何，会不会有些动画效果显示不出来，颜色不一样等，你都要一一去调整。

总结

以上就是制作一份PPT的全过程，看来最后，大家可能也发现了，其实真正去制作PPT，只是占到整个过程的不到30%而已。

真正花费时间的，是你要去精心准备你的内容，构思，以及用怎样的视觉方式呈现，观众更喜欢接受。

而不是一上来，就打开PowerPoint，去想制作怎样的内容，怎样排版，其实这样都是非常低效，且浪费时间的。

希望看完今天的分享之后，能对你PPT的制作有所启发。

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