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掌控自己的人生从列清单开始

2016-09-05  顾o_O

这个时代,海量的信息在朝我们砸来,而且随着现代化工具的普遍使用,把我们的时间和精力变得各种碎片化。我经常能在咖啡厅看到有的人插着耳机在开电话会议,同时用面前的电脑在查邮件,身边还坐着别人在等着电话会议结束之后谈合作的事情。这种现象已经很普遍,我们做得越来越多,但是专注力却变得越来越差,焦虑感也越来越严重。

为什么会出现这种状况呢?

因为这个时代我们不再只是满足于吃得饱穿得暖,我们很多人开始追求的是受到别人尊重和自我实现,所以我们努力使自己在工作、娱乐、学习、家庭、健康和社会贡献方面保持平衡。但我们发现时间不够用啊,当焦虑感增多的时候,唯一能做的事情就是不停地刷手机,刷完手机之后又觉得后悔,感觉浪费了自己的时间。

那么要如何管理自己,掌控自己的人生呢?其实很简单,答案就是列清单。学生、职场中人、全职太太,都需要学会列清单。一个简单的行为,会在记录的基础上改变自己的人生轨迹。

《聪明人都是清单控》的书皮就写到:一张小小的清单让你瞬间变精英。什么是精英呢?精英一定是有超强的思考力,而不是每天在做机械运动或者犯着相同的错误。作者在这本书中也讲述了自己的故事,他认为正确地使用清单思考,不仅可以节省大量的时间,还能将注意力集中在那些异常复杂的问题上——用相对简单而直接的方法规范自己的行为,降低不确定性。清单可以帮助作者不遗漏任何简单的问题,不跳过任何必要的步骤,解决随时可能出现的困难和意外。

在这本书中作者介绍了清单思维的三项行为原则:关键要素、简捷高效、自我进化。

第一,关键要素。列清单的时候要抓住关键和必不可少的基本要素来展开思考,进而保证行动的精确和完整,最终获得满意的效果。就比如在工作中要有一个项目需要完成,那行动计划不可能写个项目名称就可以,而是要分解,把关键节点和流程列出来,这样的清单才是有效的。

第二,简捷高效。列清单的时候要用简单的语言快速写下来,其实用有效地短语进行书写,大脑同时是在不断的进行甄选词语,如果啰里啰嗦写了一大堆,那么说明大脑处于混乱状态。就好像工作中我们经常会遇到有些人说了一堆话,最后还不知道他说的是什么意思的情况。简捷高效就意味着一看就能看明白什么意思,可以有效地执行。

第三,自我进化。这点是列清单非常重要的原则。清单写完之后不是完全照此执行就可以了,而是要在执行的过程中不断思考和改进。就比如写梦想清单的时候,一开始思考是不成熟的,行动路线也有可能不太准确,经过实践是可以完善这个清单,使清单更加贴近现实。

清单的形式其实很多种,需要结合自己的实际情况列清单,而且列清单的同时也是自己和自己沟通、自己和别人沟通的一个过程。例如在列梦想清单和情绪清单的时候,是自己要理清自己的思路,自己要以旁观者的身份来跟自己沟通;而列工作清单或者清单式管理的时候,就一定是要与别人沟通之后才能列出,工作绝不可能是自己给自己安排工作,一定是要了解公司的战略及团队的目标才能列出工作清单。清单式管理是要给用清单管理团队,所以也是要告诉团队成员管理目标是什么,这也需要沟通。无论是自己和自己沟通还是自己和别人沟通,都需要根据自己的情况不断修订订单,以达到列清单的目的。

我自己从上学的时候就有列清单的习惯,一直到现在无论是工作、旅行还是时间规划依旧在使用清单,看了《聪明人都是清单控》之后,作者在下面3种清单的使用方面给了我更好的清单使用建议。

一、梦想清单

(1)灵感清单。用灵感清单的方式管理自己的灵感,思考未来的发展,既能做好事业,又能提高我们的创造性思维。我们人类一天大脑能有6万个念头,有很多灵感是稍纵即逝,如果不马上记录下来,很可能以后就想不起来。比如我在读书的时候,作者所写会激发我的想法,我会思考当我遇到这种情况的时候应该怎么做,有了自己的想法之后就会马上在书的空白处记录并把这页折角,然后在读完整本书之后写读书笔记,而且一定要列我的灵感清单(如图1)。

掌控自己的人生从列清单开始 图1

(2)目标清单。梦想这个词说起来会让人感觉很美好和遥远,把梦想设置成目标清单就会有紧迫感,就会想到要赶紧行动起来。目标清单其实每过一段时间就会去修订,比如我一直都希望要两个孩子,在生完第二个孩子之后,这个目标就不会再出现。对于目标清单绝不是把自己的目标写上去就可以的,其实最关键的是要有后面的行动计划。每年年初的时候我都会画一张目标思维导图清单,比如今年的学习目标方面,我要懂财务知识、项目管理以及金融知识,我不会就把这几个学习目标列上去,而是要在后面写上如何学习,就像项目管理,我会要求自己看PMP一本书、参加一次培训、与一位导师不少于1天的1对1学习和讨论。

有很多人会说其实不列也行啊,自己的脑子一直记着呢?但是当把目标敢于书写出来的时候,我们就会发现这个目标是自己真正能去变为现实的。美国耶鲁大学进行过一次跨度20年的跟踪调查。最早,这个大学的研究人员对参加调查的学生们提了一个问题:“你们有目标吗?”90%的学生回答说有。研究人员又问:“如果你们有了目标,那么,是否把它写下来呢?”这时,只有4%的学生回答说:“写下来了。”20年后,耶鲁大学的研究人员跟踪当年参加调查的学生们。结果发现,那些有目标并且用白纸黑字写下来的学生,无论是事业发展还是生活水平,都远远超过了另外的没有这样做的学生。他们创造的价值超过余下的96%的学生的总和。那么,那96%的学生今天在干什么呢?研究人员调查发现:这些人忙忙碌碌,一辈子都在直接或间接地帮助那4%的人在实现他们的理想呢。

当我们把目标书写在纸面上的时候,成功的概率是会大大增加,而且后面写出实施的具体行动,相信目标将很快实现。

二、工作清单

工作清单实际上是另一种形式的目标清单,这个目标是需要非常清晰及可操作的。《聪明人都是清单控》这本书提到:工作清单的本质,就是用清单的方法来管理工作、思考工作,提高我们每天在办公室的效率,提升我们的时间利用率,用较少的投入得到较多的工作产出。

相信很多公司都会要让员工年初的时候有年规划,每个月月初的时候会有月计划,以及每周会有周计划。公司这样的管理方式其实就是让公司的每个人对照着公司的战略来思考自己的工作,最终达成公司的目标。

工作了十年,我认为每天列工作清单是职场中人必须要做的事情。每天早上到办公室的第一件事情就是列工作清单,而且是按照重要紧急、重要不紧急、紧急不重要和不紧急不重要四象限进行分配(图2平时使用的四象限清单),这样我每天就知道用上午的最佳时间处理那个既重要又紧急的事情,之后再依次处理其他事情,而且每完成一项,我就会在后面打勾,下班之前我都会检查早上所列清单,看到事情后面都已打勾,我也会有满满的成就感,如果有没打勾的,我就会去想如何更好更快的把这件事情处理。

掌控自己的人生从列清单开始 图2

列工作清单有以下几项需要注意:

第一,保证同一时间只处理一件事。注意力逐渐成为稀缺物,这是因为我们总是在一心二用,这样的效率是非常低的。“习惯分散精力同时处理许多件工作的人,他最后平均花在每件工作上的时间,要比集中精力去做这件工作时的时间多出20%以上。”

第二,列出清单,每周定期清理办公室。办公环境会在潜意识中影响我们的思考效率,一个乱糟糟的环境让人昏昏欲睡,总想停下来什么都不做;而一个整洁的给环境则让人不敢懈怠。

第三,管理清单要目标清晰并且有效追踪目标。管理清单是要给别人看的清单,所以一定要让看的人明确具体目标是什么,并且如果是大目标就一定要分解成可操作的步骤,而且要定期检查追踪,发现有偏差就要及时引导到正确的方向。

三、时间清单

现在有很多人说自己的时间不够用,特别是手机悄悄偷走了我们的时间,如果有手机软件测一下一天使用手机的时间,会发现这个数量会把你自己吓到。要有效地进行时间管理,那就需要看看自己的时间都去哪儿了。

很多朋友问我如何进行时间管理,每次我的建议第一条都是要进行时间统计。像《奇特的一生》主人公柳比歇夫从26岁到82岁一直都在记录自己的时间,他对自己的时间进行定量管理,成为了很多领域的专家。对于我们自己来说,我们不用花费一生的时间进行记录,但是花至少两周的时间对我们的时间进行统计。就如《聪明人都是清单控》中写到的,尽可能让每天的大部分事情都拥有时间意识,用一个特别的清单来记下自己在日常工作中把时间都分配到什么事情上。

列时间清单一方面是让自己有时间意识,另一方面是需要了解自己做各项事情都需要花费多少时间,比如工作的时候写一个文需要多长时间,开会会花费多少时间等,这样才能在列工作清单的时候不是盲目的,只有时间区间设置合理,才不会感到焦虑和不安,否则每次都不能在自己规划的时间内完成,挫败感会很强,拖延会越来越严重。

列时间清单还有一个关键是要留出备用时间,一定要考虑到不确定性。如果列时间清单或者日程清单的时候是从早到晚满满的日程,那么可以预见到的就是这个清单一定不会完成。

首先,随时会发生意外事件,计划赶不上变化,所以一旦出现这样计划之外的事情,那么清单原先安排的事情就一定不会完成。其次,如果是满满的日程清单,就会产生压抑的感觉。我们做事情的时候要考虑到自己的心情和情绪,如果一直处于很有压力的感觉下,生怕哪项事情做不完,那就产生索性不做的感觉,那么这份清单就会无效。所以列时间清单和日程清单的时候一定要只设计关键任务的时间段,预留一些时间出来,有时什么也不做放空自己也是很好的。最后,要了解自己一天效率最高的时间段,把最重要的事情列在那个时间段,就一定会事半功倍的。

在我们平时还有很多清单可以使用,一定要结合自己的实际来列清单,太过繁琐或者太有压力就又会回到什么也不做的原点。列清单要用自己使用方便和愿意书写的方式来进行,让我们从列清单开始掌控自己的人生!

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