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采购合同是企业(供方)与分供方，经过双方谈判协商一致同意而签订的"供需关系"的法律性文件，合同双方都应遵守和履行，并且是双方联系的共同语言基础。签订合同的双方都有各自的经济目的，采购合同是经济合同，双方受"经济合同法"保护和承担责任。 基本定义内容信息电子采购合同管理在采购活动中企业会更关注采购计划，价格以及供应商的管理，对于采购合同普遍认为只是合同文档的采集与归档。然而采购合同的管理与优化是一个系统的工作，对产品与服务的最终交付影响重大，不容忽视。有效地管理好采购合同的执行与结果才能更好地确保产品与服务的交互时间和质量。8thManage 具备一站式的采购合同管理机制，帮助企业全方位地监管采购合同的每项执行与结果，最大限度地优化合同履行过程，提高交付质量和客户满意度。 采购合同的生成 创建电子采购合同的方式和步骤必须简单快捷，如果繁杂无疑就增加了工作量和降低了工作效率。8thManage 支持多种不同的电子采购合同生成方式，非常快速方便，用户可以按需灵活选择合适的方式快速地创建电子采购合同。主要的生成方式有以下： 在合同页面直接创建 若招标确定了最终中标的供应商，可以从最终招标结果直接生成 若新的电子采购合同和已存在的采购合同相类似，可复制已存在的合同进行创建，稍加修改即可 采购合同的类型 市场、产品和采购需求日趋多元化，采购类型也多种多样，一丝不紊地管理好所有的采购合同类型才能更有效地提高采购效率。8thManage可按需自定义采购合同的类型以及不同类型的页面显示，并且可针对不同类型自定义对供应商的评价准则，系统实时跟踪和记录所有的评价结果，帮助用户真实记录供应商的具体表现以便用户更全面地评估和管理供应商。此外，系统还支持框架合同和子合同的管理。 采购合同的审批 科学严谨的审批才能更好地监控采购合同的准确性，可靠性及合规性。 提供灵活的审批机制支持用户按需设置合适的审批流程。用户可根据合同的重要程度或金额的大小设置不同的审批流程，每个审批流程可以有不同的审批阶段，每个审批阶段可以有不同的审批步骤。 采购合同的履行与eSLA 采购合同的履行管理和监控至关重要，有效地管理好合同的履行才能实现合同双方的预期目的，让合同的履行结果给公司带来利益，最大限度地避免和减少人为的不合规的操作给公司带来不必要的损失。8thManage 提供全面的履行管理机制，可实时跟踪合同的履行情况，全局的业务视图可让用户在一个页面掌握合同的所有进展并且可层层深入查看每个细节的来龙去脉。同时，系统支持通过电子服务水平协议（eSLA）管理与约束合同的履行与结果，用户可按需设置服务水平协议的规则与奖惩准则，系统会自动采集数据并实时统计，系统还可以记录供应商在每个合同中的具体表现和企业对供应商的具体评价以便更客观更全面地评估供应商的绩效。 框架合同管理 支持框架合同管理，如果企业有较多需定期或重复采购的物料就可以通过框架合同进行管理，在需要采购之时既无需大费周折招募供应商也不用耗时费力去协商价格，通过框架合同就可以快速方便地确定供应商和采购价格，这种合同方式也大大节省了企业的采购成本。8thManage 的框架合同支持管理合同的以下几大方面： 供应商采购目的采购类型采购周期价格、数量、成本交付日期与安排付款安排续约管理对供应商的评价 对于框架合同系统还会有清晰的标识帮助用户快速地辨识和查找。 采购合同的沟通与任务管理 提供多种沟通方式以方便企业与供应商进行无障碍的高效沟通与协作，系统自动记录沟通记录，主要的方式有： 沟通论坛（系统内嵌论坛功能，如有任何采购问题或需发起讨论主题进行集思广益，解决问题，都可以通过论坛进行多方沟通） 即时通讯（系统内嵌即时通讯功能，用户可以随时随地收发信息） 电子邮件（系统可采集沟通双方的电子邮件往来信息记录在系统以供用户随时查阅和追踪） 咨询单（如供应商需要咨询或投诉也可以通过系统的咨询单功能提出申请，系统会跟踪咨询单的处理过程和结果） 合同中需要执行的事项也可通过系统的任务功能进行管理，系统会清晰记录每项任务的具体内容，负责人，指派人，执行结果。系统还会自动发送提醒邮件告知指派人需要执行的任务以及所有的逾期提醒。 采购合同的付款管理 8thManage 支持以下多种付款安排，企业可灵活按需选择，系统会实时记录每次付款的具体日期，金额及百分比以供用户随时审核与查阅： 按照约定的付款日期进行付款：如约定了具体的付款日期，到期系统就会发出提醒通知以确保负责人及时处理付款 按照合同里程碑的完成情况进行付款：可设定里程碑的完成率与付款的百分比或具体的金额 按照公文验收的情况进行付款：如一些采购项目通过公文流转的方式来管理项目的进展与交付，关键的公文通过验收即意味着项目里程碑的完成，对于这些情况企业可设置通过公文验收作为付款依据。 每个合同都是一个项目 对于复杂的或金额较大的采购合同（例如某种高科技特种设备的采购，客制化软件，外包服务等），企业需要有管理力度更强的工具来监管这些合同的执行与交付。在8thManage中每个合同都可以是一个项目，每个合同都内嵌项目功能，用户可通过项目管理合同的所有执行与交付，并且可根据项目的里程碑来管理和追踪合同的付款。 采购合同的成本管理 成本管理是采购管理的核心。8thManage 可实时记录和跟踪与合同相关的每项费用支出并实时反映到合同的损益表，系统还提供多种不同的概览帮助管理者多维度了解合同的概况以更好地控制合同的成本，如投资要点关注，开支与回报等。 采购合同的续约管理 续约是合同管理最常见的情况，8thManage 续约管理可实现以下方面： 支持直接在原合同页面生成续约合同 可设置续约的时间和金额 支持周期性的续约管理 系统提供提醒功能，用户可设置在续约时间到期前提前多少天发出提醒通知以便用户及时处理 合同范本采购合同范本[1] 合同编号： 甲方(买方/需方)： 乙方(卖方/供方)： 签约地点： 根据《中华人民共和国合同法》及 年 月 日____________单位商住楼智能安防工程网络及硬件的招标结果和招标文件(招标编号：gzaf0001)的要求，经双方达成一致，签订本合同。 1、合同设备 乙方向甲方供应下列表中所列网络设备和硬件设备等，负责安装调试。 2、合同总价 总价为人民币(大写) ，即rmb￥ 元，该合同总金额是设计、制造、包装、仓储、运输、安装及验收合格之前及保修期与备品备件发生的所有含税费用。本合同执行期间合同总金额不变。[1] 3、合同组成 详细价格、技术说明及其他有关合同设备的特定信息由合同附件说明。所有附件及本项目的招投标文件、会议纪要、协议等均为本合同不可分割之一部分。 4、技术要求 乙方所提供设备，必须符合国家有关规范和环保要求及甲方的技术要求，并提供设备的厂试测验报告。 5、合同设备的包装、交货、安装、调试及验收 5.1 合同设备的包装 设备的包装均应有良好的防湿、防锈、防潮、防雨、防腐及防碰撞的措施。凡由于包装不良造成的损失和由此产生的费用均由乙方承担。 5.2 合同设备的交货 5.2.1 乙方交货时间：合同签订15天内。 5.2.2 乙方交货地点：运输及卸车至甲方指定地点。 5.3 合同设备的安装调试 5.3.1 乙方负责合同项下的安装调试，一切费用由乙方负责。 5.3.2 乙方安装时须对各安装场地内的其他设备、设施有良好保护措施。 5.4 设备的验收 5.4.1 合同设备安装调试完成后5个工作日内验收，验收应在甲、乙双方共同参与下进行。 5.4.2 验收按国家有关的规定、规范进行。验收时如发现所交付的设备有短装、次品、损坏或其他不符合本合同规定之情形者，甲方应做出详尽的现场记录，或由甲乙双方签署备忘录。此现场记录或备忘录可作补充、缺失和更换损坏部件的有效证据。由此产生的有关费用由乙方承担。 5.4.3 如果合同设备运输和安装调试过程中因事故造成货物的短缺、损坏，乙方应及时安排换装，以保证合同设备安装调试的成功完成。换货的相关费用由乙方承担。 5.5 乙方保证合同项下提供的设备不侵犯任何第三方的专利、商标或版权。否则，乙方须承担对第三方的专利或版权的侵权责任并承担由此而发生的所有费用。[1] 6、质量保证及售后服务 6.1 乙方保证合同设备是全新、未曾使用过的，其质量、规格及技术特征符合合同附件的要求。 6.2 合同设备保质保用期按生产厂家标准，但不得少于一年(用户单位签字验收之日起)。保质保用期内非人为原因出现产品质量及安装问题，由乙方负责包修、包换或包退，并承担因此而产生的一切费用。乙方应在收到甲方通知后24小时内派员到现场维修。 下列情况乙方不负责免费保修： (1)甲方不按照乙方提供的正确使用方法而引起设备故障损坏; (2)擅自改装设备; (3)各种人为因素或天灾等外来因素造成的损坏。 6.3 因设备的质量问题而发生争议，由广东省质检部门进行质量鉴定。设备符合质量标准的，鉴定费用由甲方承担;设备不符合质量标准的，鉴定费用由乙方承担。 6.4 乙方为甲方提供操作及维护培训，主要内容为设备的基本结构、性能、主要部件和构造及原理，日常使用操作、保养与管理，常见故障的排除，紧急情况的处理等，培训地点主要在设备安装现场或按甲乙双方的协商安排。 7、付款方式 7.1 本合同款项以人民币转帐方式支付，凭以下付款资料： (1)采购合同; (2)验收表(加盖甲方公章); (3)调试意见(加盖甲方公章); (4)乙方开具的正式发票复印件，加盖甲方公章。 付款方在十个工作日内支付合同总金额，即：人民币 元。 8、技术服务 8.1 乙方应派员到甲方指定地点配合工作。 8.2 乙方按甲方提供的合同执行进度计划，再配合甲方及有关单位，以此做好合同执行进度上的配合工作。 9、不可抗力 9.1 不可抗力指战争、严重火灾、洪水、台风、地震等或其他双方认定的不可抗力事件。 9.2 签约双方中任何一方由于不可抗力影响合同执行时，发生不可抗力一方应尽快将事故通知另一方。在此情况下，乙方仍然 10、索赔 10.1 如有异议，甲方有权根据有关政府部门的检验结果向乙方提出索赔。 10.2 在合同执行期间，如果乙方对甲方提出的索赔和差异负有责任，乙方应按照甲方同意的下列一种或多种方式解决索赔事宜。 (1)乙方同意退货，并按合同规定的同种货币将货款退还给甲方，并承担由此发生的一切损失和费用。 (2)根据货物低劣程度、损坏程度以及甲方所遭受的损失的数额甲乙双方商定降低货物的价格。 (3)用符合规格、质量和性能要求的新零件、部件或货物来更换有缺陷的部分或修补缺陷的部分，乙方应承担一切费用和风险并负有甲方所发生的一切直接费用。同时，相应延长质量保证期。 10.3 如果在甲方发出索赔通知后30天内，乙方未作出答复，上述索赔应视为被乙方接受。甲方将从合同款项中扣回索赔金额。如此这些金额不足以补偿索赔金额，甲方有权向乙方提出不足部分的补偿。 11、违约与处罚 11.1 甲方应依合同规定时间内，向乙方支付货款，每拖延一天可向甲方加收合同金额的3‰违约金。 11.2 乙方未能按时交货，每拖延一天，须向甲方支付合同金额3‰的违约金。 11.3 乙方交付的货物不符合合同规定的，甲方有权拒收，乙方向甲方支付合同金额的5%的违约金。[1] 11.4 甲方无正当理由拒收货物的，甲方向乙方支付合同金额5%的违约金。 11.5 乙方未能交付货物，则向甲方支付合同金额的7.5%的违约金。 12、合同终止 如果一方严重违反合同，并在收到对方违约通知书后在30天内仍未能改正违约的，另一方可立即终止本合同。 13、法律诉讼 签约双方在履约中发生争执和分歧，双方应通过友好协商解决，若经协商不能达成协议时，则由合同签订所在地仲裁机构或合同签订所在地人民法院提起诉讼(仲裁或诉讼任选一种)。受理期间，双方应继续执行合同其余部分。 14、其他 14.1 本合同正本五份，具有同等法律效力，甲、乙双方各执一份，监察局一份，采购中心一份，招标人一份。合同自签字之日起即时生效。 14.2 本合同未尽事宜，由双方协商处理。[1] 甲方： 乙方： 法定代表人： 法定代表人： 签约代表： 签约代表： 地址： 地址： 电话： 电话： 传真： 传真： 签约日期： 年 月 日 签约日期： 年 月 日 开户银行： 开户银行： 账号： 账号： 注意事项在签订采购合同时应注意以下几点： 一、审查采、供货双方的基本情况 在采购谈判正式开始之前，要审查对方的营业执照，了解其经营范围，以及对方的资金、信用，经营情况，其项目是否合法等。如果有担保人，也要调查担保人的真实身份。若出面签约的是某业务人员时要注意查看对方提交的法人开具的正式书面授权委托证明，以确保合同的合法性和有效性。特别应注意在涉外商贸谈判中，要注意把子公司和母公司分开，若与子公司谈判，不仅要看母公司的资信情况，更要调查子公司的资信情况。因为母公司对子公司不负连带责任。 二、严格审核采购合同主要条文 当谈判双方就交易的主要条款达成一致以后，就进入合同签约阶段。谈判所涉及的数量、质量、货款支付以及履行期限、地点、方式等，都必须严密、清楚，否则会造成不可估量的经济损失。特别应注意： （一）签订的合同对商品的标准必须明确规定。 签订合同时，双方对买卖商品的名称必须准确而规范。对所购产品的质量标准应当在合同中明确约定，以免所交货物因质量不符合所想要采购的标准而引起纠纷。 （二）交货地点应明确 签订合同时，要写明交货地点，保证货物能够及时签收，避免丢失货物，尤其是在跨国采购时应注意。 （三）接受货物时间应明确 为了避免所采购的产品因过期等原因失去原有的使用价值，在采购合同中应明确约定货物到交货地点后采购人的收货时间。 三、合同必须明确双方应承担的义务和违约的责任 采购合同双方应就违约事项约定解决方式以及法律责任，以此来维护自己的合法权益。例如约定在违反合同事项时支付违约金。 管理制度1）合同草拟 2）双方修改及审阅 3）最终确定合同内容 4）双方盖章 5）归档 6）相关部门跟进合同履约情况 |
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采购合同
