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每个职场人都会有一个或几个邮箱，而对于有些人来说，每天的工作就是要面对来来往往的各种邮件，但是关于邮件的潜规则你又知道多少呢?也许只是自己的一次无意操作，很可能因此给自己带来不必要的麻烦。
工作邮件大致可分确认、需求、反馈和通知四类： 1.确认邮件—存证据 口头、电话、会议交流的事情，邮件进行确认这是一个好习惯，很多人不是很注意; 2.需求邮件—有细节 公司内部我们经常会给别人提出需求，需要强调的是：要把细节写清楚、量化出来，这样需求才精确，接需求的人知道怎么做，结果也不会太让你难受。 3.反馈邮件—有反应 收到别人的需求邮件后，应该尽快反馈。注意，反馈邮件最好是发两封：一是确认收到需求，告知对方计划安排；另一封反馈结果输出，并做适当的说明。 4.通知邮件—广播站 这种邮件不需要回复，也最好不要回复。 因为通知邮件往往都是群发N多人的，一回复就很可能造成大家在邮件里群聊，非常影响别人的工作。
再谈谈几个重要的方面，比如主送人、抄送人、主题等： 1.主送人的选择 是工作接口人，主要负责这个事情的人，写的顺序按照职位高低排列，这不是我搞办公室政治，对上司的尊重是应该的，而且高级领导在前面，收到E-mail的人也会比较重视，行动更积极一些。 2.抄送人选择和范围控制 这项工作相关的人，可以不做针对性的工作安排，以让对方知道，给对方参考即可。主要是公司领导、主送人的领导。顺序按照职位高低排列。也就是说，如果收到的E-mail只是抄送过来的，就表示这件事可以不用管，或者大概看一眼即可。 注意：发送人的范围一般是有限的，除了排序外，问题不大。对于抄送人则需要注意，尽可能控制范围，不要随便就发给不相干的人，特别是不要随便抄送给一大群大大小小的领导，非常引人反感。在中国人的哲学中，很多时候最好先私下先沟通再发E-mail，如果双方没有沟通清楚就发E-mail，特别是抄送给一群领导的话，对方会立刻筑起沟通的壁垒，一切以撇开自己的责任为上，然后才是解决问题。 另外，抄送给太多领导，容易将问题放大，对解决问题造成干扰。当然，如果事情很重要，也需要扩大范围，抄送到更高层的领导那里，引起重视。这个度的把握非常重要的，是很多人栽跟头的地方，也是人的能力所在。对于新员工，对重大E-mail，特别是抄送给大量人的时候，需要请示上级，不可随便发送。 3.主题的把握，尽量言简意赅 主题一定要言简意赅的表明主题，也就是要做什么，让收件人一眼明白是什么，对于重要工作指派，尽可能写上请xxx做什么，标出责任人，引起对方重视。没有主题内容的E-mail是被禁止的，会首先被批评。
发E-mail的忌讳非常多，不要太随便，比如：不要随便“回复所有人”； 沟通重要事件时，最好使用E-mail，如果你光打电话，对方可以耍赖；如果你是老板，请设置“敏感词”； 不要随意转发。 1.不能越级发E-mail 注意分寸 很多职场新人自以为比上司能，以为越级发邮件告状不容易被发现，在E-mail里能畅所欲言，比打电话方便多！其实E-mail最重要特征就是容易被转发，这一点对于喜欢越级E-mail的“小聪明们”来说是致命的。 2.不要来回探讨工作无关的事 E-mail容易“留案底”。这一强大特征让E-mail容易变成流言蜚语滋生地。假如你对某同事有意见、对老板有看法，用嘴巴说说痛快一下就算了，何必发E-mail呢，省得让人家转发给当事人，或复制下来贴在MSN等社交媒体上。 3.不要转发不该转发的，比如负面、偏见的信息 假如你收到了某某同事发来的带有偏见内容的E-mail，你做到自己知道就行了，并深深感谢他的信任，不要到处转发或复制粘贴，更不要为证明“这不是我说的，是XX说的”而当他人面打开E-mail页面，要知道，你能对A这样做，你也能对B这样做，你就变成了办公室的不当信息传播者，失去了同事最起码的信任。 4.保留好发送的证据，选择抄送自己 有时候可能因网络问题不能按时送达，也可能不小心被收件者删掉了，或者收件者根本就是故意说没收到，怎么办？在发E-mail时给自己抄送一份就得了，或者保留在发件箱里。同样，其他人发给你的工作E-mail也要保留三个月以上再考虑永久删除，以备发生问题时“对质”。 5.帮助自己树立勤奋的形象，但注意适度 有这么一招，你只管在晚上零点之后给客户、老板发E-mail谈工作吧，当他们收到时会为你的勤奋感动的！同样，在不方便打电话的时候打开手机给客户、老板发E-mail，说一句：我在火车上，周围比较乱，在用手机发E-mail……老板最喜欢这样的员工了。
以前一直以为系统会自动加上这几个字，因为人家转过来的信上都有这三字母，过好久才道是人家加的，意思是：For Your Information。看到这几个字母意味着下面内容和我有关，但是关系不大，看看就好。因为对方如果要你采取行动，一定会说清楚，而不会只是F.Y.I了事。 潜台词：和你关系不大，给你随便看看。 职场邮件沟通中，请把握好字里行间的规则。尽量避免使用“不可能”、“做不到”等词语。除此之外，在职场上，切忌发送负面或含有批评内容的电子邮件，包括对公司的看法，评价个人隐私等内容。职场如战场，一定要远离负面话题的电子邮件。在职场生活中，言行都是有该注意的地方，了解E-mail发送的规则，用好职场法典，做职场牛人并不是难事。
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