清除绝对重要任务之外的所有事项

最近我发布了针对出色GTD管理系统，自己所做的新调整版本：《简单做（ZTD）：终极简单高效系统》。本文是探索10个高效习惯系列文章的第八篇。

若你像我一样，便有一长列要做的各种任务，它们或许能分解成不同情境类别（公司，家里，杂务，电话等）。那些任务列表会长得令人难以招架，由于每天还在增长，你永远无法彻底搞定它们。

请把列表简化到只剩最重要事项，这样你就能消除制定复杂规划系统的需求。

尽管像我之前所说的那样，GTD是出色的个人管理系统，但过长的待做事项列表，是它存在的问题之一。而且列表没有做优先排序，所有事情都会添加到其中。到最后，这种列表将变得令人难以招架，你只剩下极其繁忙的状态，总是在努力搞定所有任务。

今天我们将着眼ZTD系统的第8个习惯：简化 — 将个人目标和任务减少到核心本质。

让我们先想象一下理想情景。最近我已开始将个人时间管理系统，从采用GTD系统，简化到基本上无需这种系统。我仍有各种挺长的待做事项列表，但已不再怎么去查看。相反，我开始了清除简化进程，只专注于真正重要的那些事项。

现在我的待做事项列表，基本上就是一列当天想做的三个最本质事项。我还有一列较小的任务列表，自己通常会在大概30分钟左右的时间里，一起将它们做完。这样我便能把当天剩余时间，留给更重要的那些任务。我仍在使用个人日历，但只将它作为提醒自己各种约会的方式，并非真是个时间管理工具。我也不再需要时间管理工具 — 自己已把事项列表简化到三个任务，而且每天如此。

你如何能做到这种程度？以下就是关键步骤：

• 清除，不断清除。请花几分钟回顾你的任务和项目列表，看能把它们简化多少。将此事作为一项挑战。看你能否把它们减半！如果你有50个事项，请缩减到25个。几天后再努力进一步缩减。你如何清除各种任务？有时某项任务会变得过时，不再有必要完成。请把这类任务直接划掉。有时我们还能把任务委派给他人。

• 知道什么是核心本质。你如何知道什么是核心本质的任务？通过了解你的主要目标是什么，若有必要，还可对比其他目标。你确实应当一次只专注一个目标，但若你想着手处理两三个目标，那也没问题。只是不要同时想着10个或更多目标。那些主要目标就应是你的核心本质项目。如果能帮你达成这些目标，任何较小任务也属于核心本质类型。假如和这些目标不相关，那些任务便不属于核心本质类型。

• 简化个人承诺。你承诺要做多少项目？你有多少业余活动？你不可能做完所有事情。你需要学会说不，并珍视个人时间。若你已经答应了别人，依然可以说不。但要诚实待人，告诉对方你还有大量紧急项目要做，无法再承诺完成那些事情。慢慢地，你便可把个人承诺消减到很小数量 — 只剩那些确实能给你带来喜悦和价值的承诺。

• 简化个人信息流。我最近已做完清除自己大部分博客订阅的工作。我还减少了需要回复的电邮数量。自己也有一年多没看过一张报纸，一个电视节目（除了播放DVD），或一本杂志。新闻已不再能为我提供任何价值。简化生活中的输入信息，你就能简化各种输出工作。

• 每周回顾。你的待做事项列表会有在一周内堆积起来的倾向。请每周花上几分钟去清除各种事项，不断进行清除。你无需一份巨长的待做事项列表才能高效多产 — 请只做真正重要的那些事情。

• 大石块任务。进行每周回顾期间，请弄清你想在下周完成的那些最重要任务。它们就是你的大石块任务。现在将它们放入你的日程安排里，在未来一周的不同日子里，都当作每天第一件事来完成。把它们作为每天最重要任务，首先将其做完 — 不要推后到当天结束时再处理。

• 最大价值。请考虑两个新闻作者的例子。一位作者超级繁忙，每周能写十几篇文章。那些文章质量都不错，但本质上都是常规内容。第二位作者每周只写一篇文章，但他的文章能上头版头条，成为街头巷议和互联网上广泛评论的作品，这种文章能让作者赢得大奖并在记者界声名显赫。从这篇文章里，他收获了更高职位和出书交易。例子举得有点极端，但它说明了有些任务确实有着长远回报。另一些任务却让你时刻忙碌，长远而言却毫不重要。第一位作者本可全周都呆在家里睡觉，他的世界也不会有什么大的改变（除了自己不会因此收获薪水）。请专注于那些重要任务，它们将为你打造名望，为你带来长远收入，给你持久的满足和幸福感。这些就是大石块任务。最后请清除剩余的各种任务。

• 三个MIT（Most Important Task，最重要任务）。下面就是你每天的计划系统：在一张纸上写下三个“最重要任务”（我是写在Moleskine口袋笔记本上）。就这么简单。当你做完后便划掉那些任务。若有可能请把全天都投入到这三项任务上，或至少投入半天完成它们。MIT基本上就是你本周计划完成的那些大石块任务，以及你需要在当天做完的任何最重要事项。

• 集中处理小任务。在每日生活中，会出现你确实需要处理的其他事情，否则它们晚点会给你制造各种问题。请把这列小任务也写下来（我是写在口袋笔记本页面的底部）。很可能你无需马上去做，我们只是为了晚点处理才把它们写下来。请设定一段时间（30分钟左右），在当天晚些时候集中处理这些任务（也许是在下午4点）。先完成你的MIT任务，再把所有小任务放到一起处理。这些任务可能是电话、电子邮件、写封短信、文书工作等。请试着尽快做完，把它们从列表上划去。你当天可能还会剩下几项任务。但把小任务留到明天处理，也比留下那些大任务要好得多。请对电子邮件也进行集中处理 — 若你全天都查看邮件，只会带来一堆分心干扰。请每天只处理一两次电子邮件。

Leo Babauta（里奥·巴伯塔）

2007.06.05