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编首语：2016年10月30日，第二届朝阳律师论坛在北京圆满落幕，本次论坛邀请了诸多行内顶尖专家、学者、法律精英担任主讲嘉宾，他们现场与各层面法律职业共同体成员进行了深入的交流与探讨，分享了诸多真知灼见、行业干货知识及对行业的深刻洞察，这是法治事业前行道路上极为宝贵的财富。为了将这些精华知识、发展经验传播给更多的行业人士，促进行业的成长与进步，特此推出第二届朝阳律师论坛专题系列报道之《律者新论》，内容皆为发言实录，共同开启这场法律思想盛宴。 互联网和技术对于律师行业的新影响 第二届朝阳律师论坛「分论坛二」 很高兴在这里跟各位分享我们的经验，感谢主持人的介绍，感谢朝阳区律协的邀请，让我有机会站在这个舞台上跟各位前辈分享过去两年的想法和经验。把我放在第一位起到抛砖引玉的作用，抛出来的是砖，接下来是玉，希望大家给予我支持。
今天我讲的主题是“变革的时代--项目管理和团队协同”，是基于一个工具来讲的，Tower。
在过去很长时间大家都会听到这句话，“一个人走得很快，一群人走的很远。”这句话是没有讲完的，一群人怎么走得快？或者一群人怎么走得远？没有告诉我们下半句话怎么样，一群人有可能成为一个团队，也可能一不小心成为一个团伙。从我的角度来讲，我觉得一个团队是要具备这样一些基本要素才有可能称之为一个团队，理想、信仰、目标、规则、专业、信任、项目管理、团队协同、知识管理。我们今天只是讲的是一个团队要素里面的项目管理和团队协同。
现在整个行业中的现状到底是怎样的？
现在在中国30多万律师大部分还是小团队、专业化委员会组成的律师团体，整个团队在平时的沟通交流、团队协同中还是依赖于这样沟通的工具，通过微信吼、电话叫、发邮件完成工作中间的协同。大家每个人手机里面都有一个团队内部的微信群，但是我们平时在工作中分享一些工作、安排一些任务都通过微信联系，如果事项繁多，刷屏以后，找一找上次安排的任务怎么回事，是这样的方式建立团队相互连接，这些造成了我们在团队管理和项目协同中哪些痛点？
（一）异地办公
现在很多项目是通过异地的项目合作、异地律师之间相互完成的，我们需要了解整个项目的进展，沟通的成本是非常高的。如果要组织一次开会，经常从一个地方飞到另外一个地方完成会议，再飞回来，时间成本非常高，工作进度难以把握，想了解工作进度要打很多电话询问项目律师在整个过程中的完成情况，非常难办。
（二）资料整理
资料非常难以整理，现在项目都是由团队高级合伙人、执行律师管理，很多项目资料都放在执行律师的电脑里面，没有进行充分的共享。当一个项目进入一个阶段以后会发觉，你的电脑里面不知道哪个是最新版本的文件。还有一个非常恐怖的事情，我们很多时候依赖于执行律师完成整个项目的推进，到最后会发现，对这个人的依赖性达到很高的黏度。当有一天他离职的时候你非常担心他电脑里的文件是不是都拷出来了，你还担心你的法律文件是不是完善。
（三）结点控制
时间结点的把握。任何一个诉讼或非诉讼项目都是在一个时间周期内完成，律师团队希望对案件进行把握，希望了解到案件的推进尺度，向客人服做充分信息反馈。作为团队执行律师也有这个需求，我们整个律师团队没有建立有效的沟通机制，很多依赖于对于执行律师的及时回复了解整个项目的执行情况。合作过程中有一个感觉，把案子交给合作律师，向你提供结果就可以了，不要管我在过程中做得怎么样，一旦在工作过程中产生沟通的障碍，就会造成相互之间的信息不流畅。还有很多律师不善于沟通，事无巨细向你汇报，给你汇报结果就可以了，但我们双方过程中也有了解的需求。
（四）知识管理
以前对知识管理的需求是对整个律师事务所的期待，我为什么加入大成？因为这家律师事务所太牛了，经常会传很多信息给我，很荣幸能进入这个律师事务所享受这个成果。进入这个事务所以后发觉，离我的理想还有一定的差距，这时候怎么管理，不能坐以待毙，只是依靠律师事务所给我们，依赖于第三方平台做管理，今天带来一个可能或者一个奇迹，小小的团队也可以通过我们的方法来做知识管理。
今天主要是给大家分享一下我们是怎么做的？
给大家介绍一下我的团队，我的团队在成都7个人，组织架构是合伙人、执行律师、律师助理。只要超过三个人就会涉及到管理的问题，管团队、理项目。我们是基于Tower这样的工具，会从这里把整个任务进行细分，逐一跟踪。以前对于任务的安排是打电话安排，这个是通过人脑子助力项目进行。Tower可以通过任务描述，安排每个人做某个事，比如安排5月1号做某个事，他会提醒你，植入到微信端提醒道你完成这个任务，人的大脑最强的能力是思辨能力而不是记忆能力，现在为什么很多律师过得特别辛苦？因为脑子里面储存了太多的事要记，每天觉得很累，突然想起一个事就会给团队律师、助理打电话，问这个事有没有完成。用了这个以后就过得非常轻松，所有东西交给机器。一个新三板项目安排在这里面，每天做的事情是安排某一个人某一个时间做某一个事，跟团队交流的时候，做的事就是安排任务。比如要做这个论坛，就安排一个会场布置和嘉宾的联系，高律师这几天是怎么安排的？都是通过微信告诉他助理联系我们，过不了多久，300、500条信息酒把任务冲掉了，她每天安排的任务信息是无序的，这时候我们要想，助理比我们更累，大脑里面充斥了太多任务，忘记了，没有完成很正常。这时候我们放在这个体系里面，会不时提醒你某个时间完成任务。
（一）在线讨论，得到结果
任何任务执行过程中一定有沟通交流的需求，有这么一个功能，比如在做新三板项目的时候，会把所有的结点安排出去，之间遇到特殊问题的时候，会放在这个地方讨论，为什么要放在这个地方讨论？实际上我们有些讨论是要释放这个信息给其他项目参与者知道的，比如券商、会计师。放在这个地方有什么好处？我把我们双方的讨论通过文字的方式记录下来，不用在每次沟通交流以后再打一个电话给我的券商或者会计师事务所，就能够参与到这个体系里面。就可以看到我和项目律师之间的交流，就知道我们发生了什么，这种交流是可以储存下来的。这实际上是我们项目记录，过了十天、二十天、一年、二十年以后项目还在这个地方，把经验和交流记录下来。
（二）文件共享，取用方便
每个人都有一台电脑，但是每个项目的执行都是执行律师在做，很多人的电脑是没有一个充分项目完整资料的，这样导致非常担心一个人离职造成整个项目资料的流失。这时候每个项目来了以后，所有项目都会放在这个平台上，随时可以调用项目的所有资料，不会担心任何一个律师助理或者项目律师任何时间辞职，他辞职以后项目资料都在这个地方，不是单纯放在某一个人的电脑里面。
（三）在线文档的协作编辑
我们在整个项目推进过程中有很多文件需要编辑、修改，我们以前的修改方式，比如我的助理订了意见书以后发给我，我修改以后再返给他，如此往来。这种情况下可以通过在线修改编辑的方式让所有人看到，每次修改以后这个工具都会留存你当时修改过所有的痕迹，修改了100次会留下100次的痕迹，在这个体系里面这就是学习和交流的过程。
（四）团队的管理 怎么对一个团队进行有效的管理？律师这个工作是一定要做充分的总结，最好的时间就是每周做总结，怎么做总结？基于你上周完成的任务去做总结，我们看看，现在我们怎么做总结？开年会、季度会、月会、周会，总结的时候都是没有什么实质性的内容，最好的总结是基于你上周所有完成的内容，基于你设定的具体目标。在这个体系里面大家可以看到每周总结，这个是我来以前截屏的，每个团队6个人，在周五的时候会把基于上周的情况进行总结，记录在这个体系里面。这个时候对于律师，特别对于年轻律师来讲，有一个归纳复盘的过程，他知道我上周哪些做得好、哪些做得不好？下周的目标是什么？这个工具是一个模板化，有效指引，帮他做总结、复盘。
（五）日历共享
在工作过程中，我们团队已经很多人了，要安排一个人做事会打电话给他，会问他你有没有时间，正在做谁交代的一个事，这个时候又要打电话给另外一个助理，不停的协调每个人每天工作的情况，这时候我们很简单，我们做的是什么？把每个团队每天的工作时间全部在这个工作日历上进行充分的安排。安排每个人做什么事的时候，只需要把这个日历打开，看他今天有什么安排和计划，如果在这个时间没有工作安排，直接就会安排一个任务完成就可以了，不用每天打很多电话询问有没有时间。而且有些时候，当助理做某项工作的时候突然打电话安排他做另外一个工作，会打断他的工作，会造成影响。我们把每天做什么全部在工作日历上进行充分体现，把未来预先安排的工作全部在这里体现，再去做安排，相互之间的时间就协调了。比如我今天在这里做分享，我会在上面做记录，我的团队就知道，在这个时间不会安排给我工作，而不用浪费掉在这个时间的电话沟通，减少和降低沟通成本。我们用这套体系以后，事务性工作时间每年降低了30%到40%，把这些时间拿出来去玩。做这个的初衷，来源于我特别爱玩，希望能有更好的工具去做时间管理，管理好了以后有时间出去玩，这是我研究这个的初衷。
（六）角色控制，了解客户动态
我们律师提供法律服务的时候提供的是无形法律服务，怎么把无形法律服务有形化，设置了三个角色，管理员、成员和客户。我有些客户会要求进入这个体系，客户是有权限设置的，我可以设置他能看到和不能看到的东西。以前让客户了解到进展，会发邮件告诉他，有些时候会把一个法律意见、代理词弄好了以后在邮箱设置，半夜2点发给他，无形的服务有形化。在这里每次沟通交流，都是律师提供智力成果和工作成果的方式，让客户知道，除了你给他做一些工作以外，平时你对这个事做了很多思考、讨论、检索，怎么办？邀请他进入这个系统。这个系统里面有讨论、有任务、有每天工作记录，让他看到你为他这个事多操心，主动释放这种信息，让他知道你在关心他这个事。
（七）任务统计，了解延误情况
这个工具特别好，有很多任务，一个新三板大概是200多个任务进行拆分，把这些任务安排以后做一个事，不再关注正常任务执行，关注任务延迟情况，比如说安排一个助理起草一个东西，之前我不会关注，到了日子我会关注到，会发邮件通知我，我会处理，平时我不太管任务工作执行情况，这让我脑子空出大部分时间思考事情该怎么做，而不是关心这个事有没有完成，大家经常安排助理工作以后，助理不是很主动的及时回复你都会打电话，问他这个事处理得怎么样了，有了这个体系以后，完全把时间控制出来做更多有意思的事。
（八）视频会议
我们有些时候习惯面对面的开会，这里集成了视频会议的功能，只要有一台电脑一根网线就可以把大家连接在一起，可以录像，可以保存，作为取证使用，还可以共享电脑屏幕，直接在线指导他修改文件。在北京这么堵的地方，人见面开会多难，今天这么多人坐在这里真的是很难的，如果有一天小团队通过这种方式解决，会大大节约时间成本，所有基于工具带来的变化都是为了提高效率。
通过这样工具的使用，通过这样的管理，核心在于，我们希望在团队内部建立一种强连接，这种强连接会改变我们以前简单的工作方式。基于管和理达到项目高效执行的要求。管理两个字分开了，团队需要管，项目需要理。
我一直在讲Tower工具，我不是它的托，只是我在用它而已，和它相同的工具有很多，印象笔记什么的，都集成了这样的功能，思维方式是一样的。我讲这个地方的核心，虽然我讲Tower，但是我们一定要关注，工具背后的思维方式，一旦具备这种思维方式，天下间所有的工具都可以用，像练好内功以后，十八般兵器都可以用，我们今天希望关注的不是它本身，而是工具背后的思维方式，我们有没有具备这种思维方式，我们有没有关注整个互联网的改变？
（九）升级思维，创新可能
我一直在讲怎么被动的使用Tower工具来管理团队、做协同。实际上这个工具带来了很多不一样的变化，这几年在使用的过程中突然发现它有一个项目模板的功能，去年讲过这个话题，去年讲的时候还是1.0，经过一年的时间和提升以后，现在已经到3.0了。实际上就是对整个新三板法律业务的解构，大家对新三板业务都熟，调查、股改、挂牌，我们把这个流程拆分成了283步，每个任务做了怎样的流程进行了描述，每个任务需要怎样的模板，在这个项下进行了提示，我们提出了一个口号，一分钟学会新三板，只要识字就能做，要成为好的新三板律师，就要有一颗匠心。我们已经把整个业务模块进行了拆分，只要按照283任务做，就可以把这个公司挂上新三板。我们也马上要出一本书。
我们刚才一直讲非诉讼，其实诉讼也在玩，这是两三年前的一个标准化流程，也是对业务本身的解构。
我们觉得专业化很简单，就是简单化、重复做。强迫成习惯，习惯成自然。大家一定会成为受益者。
有时候用不起来是因为老板不用，让员工自己用。你的助理会主动安排任务吗？他会安排任务一定是安排加薪、放假的任务，不会安排工作的任务，不要指望老板不用让员工自己用。有些小伙伴不玩，有些小伙伴玩得很嗨，这是一个团队协同，一个团队必须有统一的语言、规则才叫协同。路径依赖，很多人讲用了这个工具工作量增加了，肯定是这样，用了这个工具以后，微信不断、电话交流，肯定是增加的，我用这个工具的时候，要求团队把微信团队解散，也没见怎么样，大家养成习惯就好了，就成为受益者了。
未来，标准化的法律工作会逐渐被工具替代，非标准化的工作会逐渐对工具产生强大的依赖，未来我们的盈利模式会发生颠覆，学习方法也会发生颠覆，协同方式亦是如此。 请大家拥抱未来，拥抱互联网，谢谢大家。 「律政朝阳」专题报道回顾 「律政朝阳四」创先争优跟党走，服务社会做贡献 「律政朝阳六」播种信任与阳光，朝阳律协公益法律服务“进行时” 「律政朝阳七」“走出去，引进来”，学习是发展的永动机 「律政朝阳十」荣光与使命，聚焦朝阳律师授袍礼 「数说朝阳」专题报道回顾 「数说朝阳一」交出“六个第一”成绩单，全国最大基层律协在朝阳 「数说朝阳二」多点发力频创新举，助推律师管理与服务机制全面升级 「律者新论」专题报道回顾 律者新论丨王玲：业务产品、事务所管理“双创新”，助推金杜不断前行 律者新论丨刘光超：从道可特的“绿所”之路看律所的机制与发展创新
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