【原】美业经管者首次公开“工作日程表”，为过劳症支招（下）| 新经管

美业观察 2020-10-14

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这是美业观察的第273期内容；新朋友请点标题下蓝字或搜索微信号mygc360关注。

新经管

当代管理学之父彼得·德鲁克(Peter F·Drucker)一针见血地指出：时间是最稀缺和最宝贵的资源；若不将时间管理好，管理好其它只是空谈；组织规模越大，管理者实际可掌握的时间越少。
如何才能不“瞎忙”？美观君不仅向您如实呈现美业管理层工作时间长、强度高可能引发的蝴蝶效应，还浓缩了世界级大师的研究洞察、知名商界领袖的成功经验，更特邀5位美业经管者现身说法，助您一臂之力。
本文于12月26日/27日连载，上篇详见《美业老板，你的“过劳症”，其实是时间管理出了问题（上）| 新经管》，此为下篇。

文 / 美业观察李筱姝发自北京

昨日要点回顾

▷论工作时长，美业是人尽皆知的重灾区。

▷世界级管理大师的共识是：时间管理的本质是管理行为，终极目标为谋求人的创造性发展。

▷知识工作时代，思考力、创造力更有价值与效能。精力代替了时间，成为更重要的生产资料。

▷加班往往只是场表演，并非提高竞争优势的有效途径。

▷不是时间不够，而是判断问题的心力不够。处于余闲状态的人，做选择比较容易，工作效率更高。

工作时间表背后的门道

▷知行合一，方得始终。

▷没有体现结果的时间管理，不能称之为时间管理。但世界上没有完美的原理与方法，只有最适合自己的。每个人有其态度和生活方式，没有必要强迫自己压缩进与他人一模一样的盒子里。

▷不妨随美观君从以下美业经管者个性化日程表中，感受时间与精力管理的灵活运用：

个人心得

1. 关注工作中的阶段性重点（自己或团队判断），比如双十二大促；

2. 在碎片时间保持办公，处理进程中问题：通过IM工具沉浸到基层团队中，获得一线信息，但避免越俎代庖指挥；以网络电话会议解决紧急需求；使用销售管理系统监督业绩；

3. 敢于授权，尊重团队节奏；

4. 防止干扰，利用好早晚两段效率最高的时段；

5. 虽然从早9点到晚11点基本随时在工作中，但以健康的心态接纳现状并利用碎片时间放松调节。

解读及小结

▷移动互联网时代的三个特点是一直在线、随时打扰、信息爆炸，掌握好下以下三个能力就能管理时间、提升效率：

1. 整合碎片化时间、碎片化思想会提高时间利用率，可以牺牲一定的金钱或舒适度来抠出被忽略的零散时间。

2. 前台单线程专注（为防止不停切换任务导致的效率低下，安排一段专门的时间去做相同的任务），后台多线程待机。

3. 内存清空能力：放空自己，让信息和感受进来，然后启动思考并做决定

▷确保自己实时掌握高优先级事务的进度。

▷相信自己的员工，坚信他们能够做好自己的事情，另外给他们机会，授权会让他们产生主人翁意识。

▷学习或者转换到新工具上需要时间，用尽量少的好工具去完成尽量多的事情。

▷强制规定工作的时间并控制好时间截点，哪怕专注工作只有30 分钟。

个人心得

采取大约8-10个闹钟设置，每个设置提醒我除了工作以外很重要的事情，如起床前冥想伸展，看天，对下一个陌生人微笑，再一次尝试那件我想做但做不到的事情（例如用舌头碰鼻子），给爱的人写字等等。
保持锻炼，可偶尔站立式办公，不仅能有效降低心脏病和癌症的患病率，还可让使用者心情变好，提高反应能力。
运用移动时间管理工具，如Clock,Calendar, Headspace等

解读及小结

▷ 严格区分独自工作的时间和与他人共事的时间。

▷ 提高内外部会议效率，同时管理三家公司的美国CEO阿莫尔·萨尔瓦（Amol Sarva）提出以下建议：

1. 会议是一种社会负担，如果都开会，谁来产出？

2. 人数众多的集体会议效率较低，小组或一对一讨论效果最明显。

3. 可用踱步管理方式和员工保持紧密交流，即在办公室内来回走动，与团队成员进行一对一对话或小组讨论，切实地为团队提供帮助，提高效率，以身作则。

4. 散步会议往往更高效，与其坐在会议室或是咖啡厅里与对方谈话，不如去花园里边走边聊，即能解决问题、还能健身、拉近与对方的距离

5. 若可以通过电子通讯手段或远程方式来完成沟通就不要开会。

▷ 生活中有些人会让我们有更好的心情完成工作。和家人待在一起、和喜欢的同事喝一杯，这些活动都能让人重新感到精力充沛。

▷ 合理饮食能让人更有效率地工作，找到吃得好又不用过多准备的方法。

▷ 练习正念，利用音乐激发能量。研究者发现：每分钟节奏在 50-80下的音乐能够帮助人们进入脑海中的“阿尔法状态”，让思绪平静，警觉性和专注度提升。

个人心得

保持工作和生活平衡，心态乐观。
给予团队足够愿景，自己只负责未来5到10年公司的发展方向，而他们负责执行。
主抓激励机制，充分调节团队的心态，不要总是试图追求完美，做成一点是一点。

解读及小结

▷ 关注真正重要的问题，其余事情一律无视。学会何时说“No”和“Yes”。所谓的战略化决策，不仅指战略的选择，也指战略的放弃。对真正重要的事情，先应允下来再找出相对宽裕的时间排除万难去实现是较好的策略。

▷ 不要试图一次性做完所有的事，要顾全大局。

▷ 作为领导者，如果对团队的执行力没有信心，安排优先级就没有意义。如果CEO 70%的时间花在做事情上，只能说明你的团队还不够强。

▷ 全球顶尖的贝恩咨询指出：若想让你的员工达到最高工作效率，必须珍视他们时间，制定规章合理分配时间，并投入精力尽可能为公司创造最大价值。以下是他们提出的组织时间管理举措：

1. 制定清晰简明的议事日程，让团队也应就时间分配的轻重缓急达成共识。

2. 对每项倡议都要进行商业论证。组织经常产生大量看似合理项目不断累积和增加，但其中大多项目虎头蛇尾，有始无终。

3. 精简机构。CEO和一线员工之间的层级越多，信息流动和决策速度越慢。

4. 时间投入需要授权，统一决策中的标准，公司上下制定用时规范。

5. 通过反馈，管理公司“负担”。可尝试鼓励员反馈在会议、电子邮件、即时消息等方面给公司造成的“负担”。

个人心得

在管理团队的钉钉群里，比照公司中层每周会列出各部门按照优先级排布的三个问题与我所排布的公司问题清单，确保各部门能将主要精力聚焦在公司的核心业务和最关键点上，防止焦点模糊。
每天晚上在工作群里跟进各项事务的解决进度，保证问题处理的及时性和有效性。
基本不吃晚饭（防止过劳肥、创业肥、压力肥）

解读及小结

▷ 麦肯锡咨询建议管理者抓住主要关键因素，不能为得一把盐而去煮沸大海。一个高效的 CEO 并不是少花时间，而是善于衡量选项背后的机会成本，在正确的事上花费时间。伦敦商学院教授Julian Birkinshaw 和Jordan Cohen针对管理者设置了经典的进度控制练习，效果显著，分为五步：

1. 找出低价值任务。通过我们的自我评估工具，在你每天的工作中找出：对你或公司不太重要的工作和相对容易放弃、委派或外包的工作。

2. 将低价值任务归成三类：速毙类（可以立即放手并且不会带来负面效果的任务）；可卸载类（无需费神就能下达给他人的任务）和需重新规划类（需要进行架构重组或大变更的任务）。仔细反思分辨出哪些工作对银行有价值，哪些工作压根不应劳神。

3. 将2%-20%的工作委派他人

4. 规划省出的时间，写下两到三件你应做但未做的事，记到本子上并评估你在时间利用上是否能更高效。

5. 坚持计划并把分享，告诉同事你放弃了哪些任务和放弃的原因。