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[转载]处理电子邮件的正确方式,你知道吗?

2016-11-19  宛平2008

处理电子邮件的正确方式,你知道吗?

/老显

本文系作者授权“清南”发布。

 

工作交流也好,书信往来也罢,各种各样的沟通工具满天飞。

那弱弱的问一下,你用电子邮箱吗?

这么巧,你也用啊,那咱来聊聊处理邮件的某些正确方式吧。

 

也许我们会遇到这样的情形:打开电脑,满载的电子邮箱让我们颇为头疼,有些日子没整理邮件,邮箱里塞满了来自各界的来信,一想到需要清理它们,实在是郁闷又烦恼,怎么办?

 

别急,让我们腾出一些时间,动起手来处理掉以下这5种邮件 

1】

例如读者来信,老友叙旧的信,对于那些有些絮絮叨叨又显得没有重点的邮件,我们可以先建立一份针对性的文件夹,如果现时没能来得及处理,就把它们放进去。

 

择时再找个下午茶时光,用心回复这些长篇大论。

2】

看到万恶的广告实在有些伤脑筋,那些跟我们没有直接关系但偏偏要转发到我们邮箱的邮件,还犹豫什么,不喜欢就删了吧。

3】

对于跟我们有间接关系,但不确定要如何回复的邮件,别纠结,如果看起来蛮重要的,请先放在专门的文件夹,待有灵感时再回复。

 

如果不是非常重要的利害间接关系,请果断删之,因为在我们想着怎么回复的过程中,邮件虽还在,可时光一去不复返呐。

4】

面对没有明确表示要让我们做什么的邮件,如果对方是有想法、有目的要告知你一些事情,是不会发一份没有意义、没有诚意的邮件让你消耗不少时间去思索,邮件可不是解谜游戏。

5】

对方希望你马上去执行的事写成了邮件发给了你,明明可以用类似微信这样的即时沟通工具,却偏偏用邮件,对于这类不适合用电子邮件而适合采用直接沟通的交流方式来传递内容的邮件,建议:采用即时沟通工具回复。

 

然后大手一挥,删!

高效地利用电子邮件,可以给我们节省大量时间,既然整理是针对对方发邮件所做的处理,那当我们成为“对方”的时候,在发邮件应该注意些什么?

1】

如果没什么明确主题、明确目的以及明确事务,不要浪费自己的时间发邮件,减少发邮件的数量就不会浪费对方看邮件的时间。

2】

区分好不同人士的不同需求,再相应的发邮件,一封可有可无的邮件可能会引起他人的反感。

3】

尽管感谢是属于礼貌,但想象一下对方在办事时收到一封感谢性质的邮件,叮当的提醒铃声只是谢谢而已,内心感动,温暖一笑,然而却被扰乱了做事的思路。这是打扰,不是礼貌。

4】

邮件要么不写,要写就写得想法全面,写得详细完整,邮件不是让收信人猜心,特别是职场上的对方。

 

 

反过来,当我们收到邮件时,怎么进行高效的处理?

 

学会领会电子邮件传给我们的信息以及做好回复也是我们在邮场上的必修课。

 

对方发给我们是属于转发还是直发,查看邮件有没有通过第三方间接发送?邮件信息跟你是否相关?邮件内容主旨是否清晰? 最后,发件人是否在邮件中表达期望你答复的意愿?

1】

如果邮件信息内容模棱两可、模糊不清,发件人所述没有一句话在主题上,而且邮件内容用词虚浮,让人混淆,不明其意,对此可以无需理会。

2】

如果邮件内容跟我们的需求或者任务职责没有对位挂钩,对此可以无需理会。

3】

如果有一些信息已经被重复发送过很多次,还继续被发送到你这里,或者是来历不明的抄送信息,对此可以无需理会。

4】

既然已经把问题解决了,还发邮件过来询问进展,对此可以无需理会。

 

以上这些目的不明确的邮件会让你浪费大量的时间。

 

既然我们处理好收到的邮件,接下来应该好好回复人家。

 

最重要的一点,在我们处理邮件的过程当中,要用认真甚至用心的积极态度来面对我们需要回复的邮件们。

 

理性客观地分析发件人所述内容,根据自己的想法和情况,对邮件进行评估和评判,调整好自己回复的定位和思路,再清晰地进行回应。

 

感性因素是我们回复工作邮件过程中应该尽量避免的,不要在情绪化的时候对邮件进行回复如果带来不良后果,请您自己吞下后悔的果实。

 

阅读完一封邮件,可以将已经阅读但没有解决的邮件单独建立一个邮件文件夹,这就好比将准备要付但还没有付的信用卡账单收集起来,一笔一笔解决。

 

给尚未处理的邮件创建一个文件夹,养成这样的习惯将让我们受益匪浅。

 

但是邮件不比微信,没有那么强大的即时性,虽然有设置提醒,但也许会因为忙于其他事情而忘了马上做邮件回复。

 

即刻回复对方自己已经收到,往往是不可或缺的,这是对发件人的尊重。

 

据说对于一些比较紧急、关键的邮件,最理想的回复时间就是在2个小时之内。

而对于一些没那么紧急的邮件,我们可以统一集中在某一个时间段内处理。

 

那我们在写邮件的时候应该注意些什么?

 

请铭记“两个中心,一个基本点”:

有礼貌,有条理,讲重点。 

正文请直接表明意图,结尾请用礼貌性的结束语。

 

最后再发送之前请注意检查而且一定要做好查漏补缺,做好详细的检查再发送。

 

至于邮件怎么写,请按您的思路来发挥自己的文采,写信还需寄信人,写的时候别扯些没用的就好。请相信自己值得信赖的写作水平。

 

 

邮件内容从问候语开始是非常重要的,例如“Hi,Mr. ××”,或者“你好,××先生”等。根据你跟收件人的亲近关系,尽可能使用对方的姓氏,而不是直呼其名。不要贸然称人“小×”。如果知晓对方的职务,以职称为后缀。

 

 ——摘自《Email这样写,谁都会赞 》

 

我们在收到邮件时会想想这信件会为我提供什么,那么请学会换位思考,站在对方立场考虑来写一条标题。如果是工作邮件,可以加入公司名称或自己的姓名。

 

标题不要啰嗦,尽量简短,不要在标题中直接使用收件人的姓名。

 

每一篇文章都会有标题,每一本书都会有标题,邮件不是诗,无题会让收件人再看到邮件的时候一脸懵逼,继而把你的邮件抛弃。

 

来源投稿:老显

作者简介: 老显,世界500强央企上班族/独立作者/解忧答惑达人/BetterMe大本营简书特约作者。曾经是亚运志愿者、在校播音员、公文撰稿人→热衷跑步|痴迷阅读|坚持写作|擅长时间管理与自我管理。

公众号:老显(sendychiu)

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