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智慧校园重点在“智”，老者多为智者是因为他们丰富的经验积累，校园的”智”自然也需要在经验中沉淀。我国高校教学信息化已走过了20多年的历程，这20年，很多学校的信息化建设都初具规模，但是，目前非常值得教育工作者关注的一个问题就是，很多学校在信息化建设上，重视建设而不重视应用，今天我们以校园OA办公系统为例，重新认识并思考这个系统，你会发现，这并不是一样面子工程，而是实实在在能够提升办公效率的一款系统。 高校OA选型的一些困惑 OA产品发展日新月异，高校对当前OA市场的现状并不十分了解，在OA选型时疑问不少，列举两个典型问题： 问1：高校OA和企业OA有什么区别？ 首先，高校根据其高等教育办学特点、办学需要会进行一些机构的拆分合并和相应的人事变动，而频繁的机构变动和人事调配会给OA办公自动化系统带来数据同步不及时、信息同步不完整等问题; 其次，由于高校教学和科研活动区别于一般行政办公工作，学校各个二级单位根据自身部门的特点都会出台相应的业务管理办法和工作流程，如何将不同院系的业务流程整合到统一的OA办公系统之中，也是一个较为复杂棘手的技术难题; 再次，高校的OA办公系统并不限于一般意义上的行政办公，还要与诸如教务、科研、图书管理、资产管理等多个业务骨干信息系统进行对接，才能够从真正意义上提升学校的办公效能。而这就要求OA办公系统需要与其他业务信息系统具有较高的数据交换性能和办公协同能力。 问2：高校OA平台选择独立研发还是专业软件？ 问3：什么样的OA系统才是适合高校的OA？ OA办公信息系统早期主要以群件为技术基础，其代表产品主要以IBM的Domino(即Lotus Notes)和微软的Exchange为主。OA办公系统的业务功能由简单收发文件、信息共享发展到工作流、任务流等OA办公信息服务。由于早期软件开源项目尚未普及，以Lotus.Notes或微软的Exchange群件技术为基础的OA自动化办公系统一度成为业界主流方案。 随着无线互联网的普及以及大数据、云技术应用时代的到来，用户对数字化办公需求又有了新的变化——智慧办公、移动办公以及数据挖掘与决策分析已经成为时下主流办公OA系统的新特征。其中以长期专注于教育信息化品牌康赛为代表，其办公OA系统旨在为高校内部各级单位之间建立起一种开放的、网络化的、高效的办公新环境。 目的1：促进信息资源共享 实现信息传递畅通，满足无线网络环境下师生移动办公、便捷办公的工作需求。 目的2：加快行政部门职能向管理服务型转化 通过OA系统，信息能及时、快速地传递和处理，提高了行政事务处理效率，改变了传统的部门分割运行的状况，实现了部门间的协作与信息共享，使行政活动具有了跨部门 、跨功能的一体化特征，也消除了不同地域(校区)之间信息交流的壁垒。师生员工获得更快捷、便利、自主的服务。 目的3：促进行政部门结构的合理化 我国高校行政机关是典型的科层组织机构，管理幅度小、管理的中间层级多、机构庞大，对外界影响应变缓慢。而网络在形式上是一种网状形的、全方位的、多元化的沟通与联系方式。通过OA系统的组织架构管理，对组织、岗位、角色灵活授权，组织结构由单一、固化的转化为多元、具有弹性和适应力，从而更有生命力。同时，OA系统可以加强高层管理者、行政执行者和师生员工的联系和沟通，减少中间管理层级，使组织结构扁平化。 目的4：推进信息公开进程 通过OA系统，师生员工能及时、全面了解学校工作的办事程序和议事规则，提高了行政管理工作的透明度，使行政行为的外部监督更便捷、成本更低，增加了外部监督的可行性。从而弱化行政部门的信息特权，推进高校信息公开的进程。 目的5：规范办事流程 高校行政办事流程通过梳理、优化后固化在OA系统中，每一步有章可循，有痕迹可查，任何节点的操作人员都必须根据权限，按流程操作。从而规避了对办事流程人为的随意性修改，实现规范、有序的管理与服务。 一般来说，专业的OA软件厂商虽然精于OA系统的研发，但对高校内部的运营机制并不熟悉。为了避免软件公司开发的产品与高校需求之间产生落差，选型时需要充分调研。 2、内部调研：明确不同层面具体需求 在产品开发之前需要细化产品需求，高校方项目负责部门应召开内部专题会议，针对不同层面的需求，如校领导需求、业务部门需求、二级学院需求等，整体上把握学校拟要新建系统的整体规模、主要功能、主要流程等。明确具体需求之后，校方与软件厂商核对需求，共同商讨、调整并落地可行的解决方案。 小知识 |
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