会计档案管理

一、管理背景

新会计档案法出台了，都有哪些变化？

1）将电子会计档案纳入了会计档案的范围，合规单位内外部电子会计资料均可仅以电子形式归档保存；

2）会计档案向单位档案管理机构移交期限由1 年延长到3 年；

3）会计档案的定期保管期限不再设3 年期；

4）要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销；

5）会计档案无批准不能以任何形式出境。 

新会计档案法出台后，会计档案该如何管理？

1）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

2）系统可准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，并输出符合国家标准的归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等资料；

3）系统在流程中设定各类会计资料的经办、审核、审批等必要审签程序；

4）系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

5）系统采取各种安全措施，防止电子会计档案被篡改；

6）建立电子会计档案备份制度，有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

7）在档案全面电子化前的过渡期，高效管理纸质档案。

二、方案概述

远光会计档案管理解决方案紧密依托新法要求，将会计资料仅以电子形式保存的前置条件为突破点，以“全范围覆盖、全过程贯通、数据更安全、操作更智能”为核心，并与智能化管理设备相匹配，软硬一体，高度协同，构建了全面覆盖结构化和非结构化的企业级档案信息的电子会计档案管理体系，大力提升会计档案信息操作效率、数据质量和管理水平，助力企业降本增效。

系统设计以实现档案信息从输入、保管到归档的横向全业务流程管控，从集团会计档案管理中心到单位档案管理中心的纵向贯通为目标，实现了系统安全、数据备份、元数据和特殊读取平台归档、会计档案鉴定意见书、多方监销、档案年限变化后的系统控制等功能模块。结合扫描精灵、智能化报账机、智能化票据周转机、电子会计档案盒、智能档案馆等多款智能设备，提高会计档案管理工作的效率和质量，提升用户体验，保障财务会计基础工作稳健有序开展。

 

 

三、方案特性

支撑仅以电子形式归档资料

从真实、准确、完整、安全等维度实现对电子会计档案信息的管理，满足新办法对“ 仅以电子档案保存”要求的前置条件，为仅以电子形式归档保存提供信息化支撑。

　　全范围全过程的电子档案管理

系统对结构化和非结构化全范围归档数据进行管理，并实现从档案输入、档案周转到档案归档全过程的管理。通过数据整合、加工、计算与分析，为企业提供辅助决策分析的价值信息。

业务流程灵活配置

远光ECP 平台支持对会计档案管理业务流程进行灵活配置，贴近企业个性特征，满足不同时期内部管理变革、以及外部环境、政策规范完善对流程的调整需求。例如，新档案法对会计档案销毁鉴定和多方监销的要求。

匹配检索快速定位

系统通过电子会计档案资料的案卷信息，可快速查找到对应纸质会计档案的位置、状态等信息，全面满足企业内部稽核和外部审计的需要。

支持异构系统集成

会计档案系统支持与主流企业级信息化软件的归档集成。金蝶、用友、SAP 、ORACLE 等信息化软件供应商的电子会计档案信息都可以通过转换工具进行归档，帮助企业构建高效、全面、统一的企业级会计档案信息库。

软硬一体智能化

远光会计档案管理解决方案融合软硬件一体化应用，对档案信息从归档输入、归档前保管、到归档存储全生命周期进行智能化设计。

归档输入

智能报账机：针对不同办公场景需求，分为柜式和壁挂式两种。实现纸质档案从投递、存储到转移的全过程管理与智能监控，精简报销流程，支持就近报销，票据规范、存放有序，缩减财务人员工作量。

扫描精灵：广泛兼容多种扫描仪，高效并发采集发票等原始凭证影像信息，自动回传影像，操作简单，安全高。

归档前保管

高密度票据周转机：支持归档前，纸质档案的系统扫描、手工存储、保管，以及归档时智能定位和获取等应用，可大幅提高凭证查找效率，减少实物整理工作量。智能化票据周转机：全自动存储与获取纸质档案，提高档案周转存储保管效率。

归档存储

电子会计档案盒：实现电子会计档案资料归档、查询、借阅、销毁等信息化管理的专用设备，具备独立部署、安全防护、延长使用寿命等特点。

智能档案馆：实现纸质档案智能化归档存储、借阅、归还、鉴定、销毁等环节的全生命周期管理。

四、管理价值

保障合法合规

满足新版《会计档案管理办法》对会计档案管理的要求，包括会计档案仅以电子形式保存、销毁鉴定及多方监销、元数据和特殊读取平台的移交等。

促进绿色低碳

会计档案仅以电子形式归档保存，可节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本、设备成本，减少社会、企业的资源耗费，助力形成绿色环保的生产方式。

提升管理效率

电子会计档案全过程软硬一体智能化管理模式，可大幅提高会计档案管理工作的效率，改善用户体验。

提高数据质量

加密、电子签名、数字水印等信息安全技术的使用，保障电子会计档案数据的真实性和准确性。

支持科学决策

实现全范围全过程的会计档案管理，结合云计算、大数据等新技术，为企业决策提供专业、科学、智慧的信息化支撑。