预计完整阅读本文需流量480KB,请放心食用! Word 是学生和职场人士最常用的一款软件之一。但是90%的人只懂得它10%的功能,其实这是大家最熟悉的陌生人。 一旦遇到较复杂的排版情况,很多人可能被折磨得发狂。在一次次受虐之后,发出一声感叹——Word真?难用! 但是,只要你掌握Word的核心技巧,工作就不再是煎熬! 下面我就传授给你,Word中如有神助的技巧。 01 批量复制粘贴格式 如果要把标题一的格式复制给其他标题,你会怎么做呢? 大多数人都知道,可以用格式刷。 操作过程是这样的:
但是你是否知道,格式刷还可以连刷? 你只需要在选中标题一后,双击格式刷,就能省去重复点击格式刷的操作,直接把格式刷给其他标题。 (PS:PPT中的动画刷也能双击后连刷) 但是复制粘贴格式,King更喜欢的是直接用快捷键。 众所周知,Ctrl+C / V 是用来复制粘贴内容的。 那你知道加上 Shift 键后他们会变成什么吗? 用快捷键的好处,按下C后,格式直接保存在后台,需要用时按一下V。 即使复制后,中间有做过其他编辑操作,仍然可以继续粘贴。 而在跨页面粘贴格式时,不用担心意外退出格式刷。 (PS:PPT中也可以用哦) 如果你尝到快捷键的好处,就去把常用的快捷键全部翻出来吧。 打印或截图放在你的桌面上,有意地去使用它们,形成习惯,就能大大提升操作效率。 但是即使用 Ctrl+shift+V,还是要一次次选中目标对象,把格式粘贴过去不是吗? 如果我有10个标题,就还是要操作10次。 那我有没有办法,可以一次就选中所有要改的标题,然后把格式一次性粘贴过去呢? 有!这时候我们就要用Word里边非常神奇的一个功能,叫 选中格式相似文本 02 批量选中格式相似文本 我先 Ctrl + Shift + C 把标题一的格式复制到后台。 然后点击标题二,再点击下图所示的按钮,把所有标题选中。 剩下的标题就全部选中了,再Ctrl+Shift+V一下就能全部搞定。 你Get到了提高操作效率的秘诀了吗? 要提高操作效率,最有效的,并不是死记硬背的快捷键,更厉害的是掌握一个重要心法:重复的操作必有批量完成的方法! 如果你有批量完成重复操作的意识,主动地去找解决方法,就能事半功倍:
虽然看的是招式,但是背后的意识心态,才是高手和小白的真正差距所在。 快捷键和选中格式相似文本这两个技巧,更多的是在文档已经做好了以后,重新编辑文档的时候用。 但如果你要开始写一篇很长的文档,比如论文、活动方案、标书等,下面这个技巧你一定要会!它是整个Word排版的核心,用好它,能够帮你你大大地节省反复修改的时间。 03 样式管理-批量套用和修改的秘诀 一个占据了开始菜单1/2面积的工具,你怎么能够忽视? 比如,我做好了一个一级标题的格式,只要在样式栏里,点击右键更新并匹配到标题1样式,就将级别1的标题格式放到了样式库里。 下一个标题还用到这个格式,怎么办呢? 直接点击标题样式就可以套用! 接着输入文字就直接是设定好的格式。 有了这个功能,就再也不用担心,BigBoss突然说,一级标题全部缩小一号,颜色全部换成喜庆大红色了…… 为什么呢? 因为King已经给全部一级标题套用了标题1样式,我只需要改一个标题的格式,然后右键更新匹配到标题1,全部一级标题的格式就齐刷刷地改过来了,真的是1秒钟搞定! 样式就相当于一个容器,把所有的格式(大小、行距、颜色、缩进、边框、底纹等等都包含在内)都打包放在了这个容器里,你需要用到时,点击一下,就把这些格式套在你所选的文字段落上。 如果没有套用样式的话,就得全部改一遍……这还能早早下班吗? 以后要做长文档的排版,知道怎么做了吗? 你得先规划好各级文本的样式,再写作时就可以直接套用。这样就可以专心在内容编写上,而不用操心格式问题。 04 秒杀多级编号--自定义多级编号 比如,写论文、方案之类的文档,每一个级别的格式都不一样: 什么?这些编号你都是手打出来的? 真是努力感人…… 万一中间哪一块内容要调一下顺序,新增或者删除一个小节内容,你估计会改到吐血 ~ 在自动编号旁边就有一个自动多级列表功能,你可以直接用起来! 但 …… 这还不是最厉害的,它可以和样式关联在一起! 在多级列表菜单中选择【定义新的多级列表】,展开【更多】选项后,就能将每一级别的编号和不同级别的标题样式链接到一起。在你套用样式时,它就自动帮你续上编号! 轻轻一点,就自动排好各级编号,增、删、改都能自动更新编号。 从今往后,再也不要手贱的一个个手打了。 像论文、标书这种很长的文档,除了各级文字的格式,还有一项内容非常重要。 对,目录! 这个少不了,而且也可以自动生成! 05 自动生成目录 在插入菜单下,直接就有一个目录功能,点一下插入目录就能自动生成。 整齐划一,美观大方的目录就一键生成了,如有修改内容,右键点击可以一键更新,再也不用手工调整页码。 但是这个功能有一个前提。 只有套用了内置的标题样式,才会显示在目录中! 所以,这几个功能是环环相扣的: 自动多级编号 —— 样式 —— 目录 只要用好这几个核心功能,相信你的长文档排版效率,真的能够提高10倍以上。 如果你觉得Word排版是个煎熬,麻烦,不方便修改,可能真的是因为你对它还不够熟悉。 06 一键速查修改痕迹 我们用Word做方案,可能经常会碰到这种情况,把文档发给老大或者其他同事审阅,结果一通修改,直接把最终的文档丢回来。没有任何标注的痕迹,怎么知道改了哪里呢? 万字长文,如果真的要两份文档逐字比对,熬夜通宵都找不完。 Word中有一个很贴心的功能,叫比较文档 在审阅菜单下,打开比较窗口,选定修改前后的文档,点击确定,就能让修改痕迹无所遁形。 07 批量打印奖状、证书、邀请函 King以前搞企业文化活动,经常要做一件事情,每个月做、每半年要做,每个年底也要做。 就是打印奖状、邀请函、席位卡,一打就是几十份,上百份。 为了偷懒,就找到了一个绝佳的偷懒妙招 —— 合并邮件。 用这个功能,我只要花10几分钟把模板做好,然后把获奖人员的信息表准备好,按下打印键,就坐等奖状打印出来,悠闲的去喝杯咖啡。 合并邮件的基本原理就是: ① 所有相同的内容,做一份Word模板 ② 所有不同的内容,做一份Excel信息表 ③ 将Excel中的列标题,以域的形式插入到Word模板中 设置完,马上就可以预览到每一份奖状最终效果,一键发送到打印机,就可以一次性打印出成百上千份,有多少打印多少,只需一次操作。 而且下一次要用,完全不用修改模板,直接修改Excel表里的人员信息就可以了。 那个酸爽啊。 这一招还可以用来打印工资条、证书、胸卡、席位牌、信封、请柬 等等等…… 简直就是大规模杀伤武器。 08 文本一键转成表格 如果有左边的一份文本,要做成右边的表格,你会怎么做? 普通人可能就是,插入表格,然后开启鬼畜模式:
实际上,高手只需要一次操作就够了!
PPT最忌讳的是Word搬家。但是有些内容呢,真的没法删减,但是可以做成表格,可以看得更清晰一些。所以这一招,King经常在做PPT的时候用。 将PPT页面的内容复制粘贴到Word中,做好分隔,然后一键转成表格,再粘贴会PPT中,真省事。 只要你懂得了原理,那做分隔的方法也可以有偷懒的方法。比如说 这样的一份文字,怎么转成右边的表格呢? 直接以段落标记为分隔符,转换表格不会自动的变成两列。 这时候我们就可以请出另外一个绝招 —— 替换 09 替换法的妙用 替换法,字面上很好懂。比如文档里有69个@文剑武书生King,要把它全部都改成King。可以直接这样做: 查找:@文剑武书生 替换:(留空) 全部替换,就删掉了全部前缀 那这个和表格转换有什么关系呢?你知道吗,word里边的替换不仅能够替换文字,还能替换符号。 从左图到右图,只有一次替换的距离 查找:^p1 替换为:^t1 全部替换,这一招也经常用来处理Excel中的文本转表格,要比Excel函数公式简单得多。 Tips: ^p,代表段落标记,^t是制表符,代表文本中的表格分界,这两个代码在替换选项的特殊格式里可以直接找到,不用死记。 最后再给大家介绍一个万能快捷键 F4。 10 万能快捷键 假如你的上一部做的是修改文字颜色,下一个你要继续修改,只要选中,按F4; 上一个你是粘贴了一个对象,继续按F4,就会继续粘贴一个; 上一次你做的删除,按F4,他就变成了删除功能。 简直就是有超能力的快捷键。 (P.S PPT、Excel里也经常用) 当然,看过并不等于你就会了。任何一项技能的习得都离不开大量的实践和练习。要想成为真正的Word高手,在职场中应付各类文档都能得心应手,离不开:
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