|
北京宏健仁和律师事务所 全程合同管理体系建设服务标准
本标准规定了北京宏健仁和律师事务所提供的全程合同管理体系建设服务产品的术语和定义、服务执行机构、流程、服务内容与方法以及检查、报告与记录等要求。 本标准适用于宏健仁和律师事务所对企业提供全程合同管理体系服务活动的管理。
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
下列术语和定义适用于本标准。 3.1合同 本标准所称合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。劳动合同管理不适用本标准。
3.2 合同管理 本标准所称合同管理是指企业对以自身为一方当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。 3.3 企业法律风险 本标准所称企业法律风险，亦可称为法律性风险，是指企业预期与未来实际结果发生差异而导致企业必须承担法律责任，并因此给企业造成损失的可能性。 3.4 法律风险防范 本标准所称法律风险防范，指通过一定的机制、手段来发现、预防因不了解或违反法律规范而产生的不利结果。 3.5 合同管理责任 本标准所称合同管理责任是指合同承办人员、管理人员、审查人员、审批人员及其他相关人员在合同起草、谈判、审查、签约、履行及合同的变更与解除、纠纷的处理过程中，由于其故意或过失给公司造成损失所应承担的责任。 3.6合同档案 本标准所称合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以完整保存与合同相关的证据材料，如果有纠纷一旦发生，可以及时运用档案记载的内容，依法维护企业的权益。
4.1协助企业梳理合同管理流程，企业营运系统的合同控制，建立符合企业需求合同控制管理体系。 4.1.1完成一套标准的合同流程梳理，内容涵盖企业及其子企业的业务范围； 4.1.2审阅合同管理制度和流程文件，提出审核意见； 4.1.3梳理和测试企业现有合同管理体系的缺陷，编制《合同管理体系测评报告》，并推动整改； 4.1.4修订企业相关岗位的合同管理职责和授权审批体系； 4.1.5根据《企业内部控制基本规范》和《企业内部控制应用指引》，编制《全程合同管理控制手册》和《合同管理制度评价手册》； 4.1.6根据协议完成全程合同管理体系建设和运用的宣贯培训。
5.1本服务由律师所统一受理，按照任务内容指定具有执业能力的律师执行。 5.2本项服务由法律调查中心、法律设计中心、行政事务中心具体组织执行。
6.1通过洽谈，与企业签订法律服务合同。 6.2根据企业的业务类型及合同管理情况，按以下步骤实施全程合同管理项目：
7.1通过获取资料、管理层沟通等方式了解企业的总体架构、授权体系、主要管理流程、业务流程、合同审批流程与财务流程的衔接等方面的实际情况； 7.2与主要业务人员访谈，熟悉企业总部、子公司的主要管理流程，并判断各个合同管理流程的重要控制点； 7.3执行穿行性测试和控制测试，掌握对各流程文件及管理制度的实际执行情况，分析具体的合同管理执行状况； 7.4鉴别现有合同管理体系（包括IT系统）的缺陷，并提出改善意见； 7.5协助企业明确各合同管理流程中涉及的各部门的职责和分工，明确各流程中关键岗位的职责和分工； 7.6对实现合同管理流程目标所需要的授权体系给出框架性建议； 7.7提出合同管理体系修改完善意见； 7.8补充和修订各项流程文件（含控制矩阵和流程图）和操作表单（包括IT信息系统）； 7.9集结成册，编制管理总部的《全程合同管理手册》及《全程合同管理体系评价手册》，作为指导企业总部开展合同管理工作的纲领性文件。
8.1进行项目前期规划，识别企业固有风险、理解各种报表要素、业务流程风险等，形成资料清单、调查问卷、工作计划等成果； 8.2对企业进行合同管理测试，识别现有合同管理系统的不足和缺陷，并提出改善建议，提交《合同管理测评报告》； 8.3交付的成果主要是企业的《全程合同管理手册》，其格式和内容，将根据企业的具体业务情况，结合行业标准，由企业和律师共同确定；同时，对企业现有的合同管理制度体系，提出审阅意见； 8.4交付企业的《全程合同管理体系评价手册》，作为各企业检查评价各项合同管理措施实际执行情况的依据。
9.1由企业在项目后期组织对律师上述交付的工作成果进行审核、验收。 9.2审核交付的工作成果是否符合财政部等五部委联合下发的《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制应用指引》、上海证券交易所的《上市企业内部控制指引》或深圳证券交易所的《上市企业内部控制指引》的要求。属于上市公司，还应符合上海证券交易所的《上市企业内部控制指引》或深圳证券交易所的《上市企业内部控制指引》。 9.3主要参考的标准： 9.3.1《企业内部控制应用指引》相关的控制目标、风险因素、控制措施等是否得到体现； 9.3.2《企业内部控制评价指引》相关的评价目标、评价原则、评价要求、评价结果及工作底稿等，是否得到体现； 9.3.3是否符合企业现行的管理制度和生产经营实际情况。
10.1通过项目培训和知识转移，提升企业及职工对全程合同管理系统的认识和操作水平。 10.2在项目执行过程中与企业内控团队协同作业，为企业培养一支可独立运作的专业团队，使全程合同管理工作具有可延续性。 10.3在测评阶段、设计阶段和项目结束等时点，分别组织专题培训： 10.3.1 第一阶段的培训内容——基本概念和一般实务 《全程合同管理构架与实务》 10.3.2 第二阶段的培训内容 ——合同管理文档的设计、执行和评价 《合同管理制度的编写和流程图的绘制》 《企业合同管理自我评价程序和方法》
11.1本标准由律师事务所标准化委员会发布。 11.2本标准由标准化委员会修订。 11.3本标准自发布之日执行。 |
|
|
