工具流——高效办公的瑞士军刀

这是《office极客》系列第【01】篇文章。

这个系列分享的是如何利用工具来高效办公。

全文约2200字，建议阅读时长7分钟。

文章目录如下，心急的朋友直接读2、3部分。

1. 工具会淘汰人

   
   

2. 什么是工具流

   
   

3. 应用举例

   
   

4. 工具流的意义

1、工具会淘汰人

吴晓波曾经在博文里回忆起自己的第一台电脑，进而发出上图中的感慨。

那是1995年，他花了半年薪水买电脑，同事们都觉得他疯了。但是，借着着这台电脑，他成为了中国第一批拨号上网的写作者，开启了进入互联网美丽新世界的大门。

今天，电脑、手机已经普及，但仍然有很多人，没有很好的使用互联网工具来提高自己的工作效率，反而为高科技所累，难以专注工作。

在一个公司，如果领导特别喜欢在微信群里讨论工作，那对员工来说是个灾难。因为微信消息遵循的是时间线排列，信息溯源和跟踪非常不方便。

同理，一个人如果花大把时间在微信端阅读公众号，由于内容碎片化、小屏阅读体验差、频繁消息打扰，注定也很难培养起深度阅读的能力。

身处互联网时代，必须为每一个任务找到最合适的工具。因为，我们所使用的工具，会反过来塑造我们的思维。

我把这种使用工具的方法论，称为工具流。

2、什么是工具流

其实是很简单的一种心智模式：

第一步，先把一项大的工作分解为小的环节。

第二步，给每一个工作环节找到最合适的、简单的工具。

3、应用举例

你有一个很好的idea，想写成一篇文章或者做一次公开分享。

你的老板给你一些模糊的需求，让你准备一个PPT汇报。

这两件事情，其本质类似，是我们日常最常见的任务场景：

梳理并呈现自己的想法。

运用工具流思维，搭配合适的工具，可以高效、优质的完成这个任务。

这里以制作专题汇报材料为例，分享自己常用的工具。

step1 记录需求 【工具：为知笔记、纸笔】

向你提出需求的人，一般也是最后检验成果的人。可能Ta不太懂如何汇报和制作PPT，传达出来的都是模糊的、直观的感性要求。

这个时候你要做的，就是快速记录这些原始话语，在后面环节的时候，反复对标。

手机上随时用为知笔记新建文字笔记或录音是不错的选择，如果写字快，也可以用纸笔。

step2 搜集资料 【工具：为知笔记】

无论是专业网站、公众号里的文章，甚至是各类格式的文档，这些与主题相关的资料，最好归集到一个地方。

比较好的方法，就是在为知笔记里新建一个主题文件夹，相关资料一股脑放进去就对了。

这样，在阅读的时候，可以专心致志的集中阅读，避免在不同阅读平台之间切换所造成的的精力损耗。

step3 整理思路 工具：Xmind（PC端）、Mindnode（IOS端）

这是至关重要的一步，将那些脑海中模糊的、凌乱的想法，通过思维导图清晰的整理出来。

在办公室，我一般使用PC端的Xmind，免费正版的就够用。Xmind里的思维导图能够导出Txt格式方便扩充文字，也能导出jpg格式，跟领导确认框架。

在家里或者外出时，我会优先使用IPAD和蓝牙键盘，这时，Mindnode这个神器就该出场了。

Mindenode界面简洁美观，可以实现多种思维导图效果，配合蓝牙键盘，功能不逊于PC端的大型软件。所有的导图都可以通过Icloud同步，同时也能导出多种格式。

step4 扩充内容 【工具：为知笔记、幕布】

骨架搭起来，工作已经完成一半。接下来是扩充内容，添加文字和图片。

一般的内容，用为知笔记配合Markdown格式，图片、图表什么的直接拖拽进去，非常方便。

如果是写结构庞大的专栏文章或者写书，推荐一款写作工具——幕布，一款将集思维导图与写作结合起来的工具。不多说了，上图。

这种文章架构形式有2大优点：

1、文章结构一目了然。

2、任意一段文字都可以拖动顺序。

有长文写作经验的人会深有体会，如果想改动个别段落的顺序，会被Crtl+C和Crtl+V搞晕。

幕布的第2个特点就完美的解决了这个问题，就像下面这样。

step5 想法呈现   【工具：为知笔记、word、PPT】

这是一个看脸的时代，所有从你手上出来的“作品”，请务必关注其形式，照顾阅读者的体验感。

在step4，我们已经制作好了汇报的主题材料，在发给领导或同事审核，就需要进行排版美化。