|
做计划，你真的可以么？ 计划完不成，原因到底在哪里？ 纪元 时间管理培训师、咨询师 纪晓岚第九代 今天给大家带来的话题关于怎么做计划，我先做一个调研，在座的各位有记事这个习惯的请举手，那么每天您都会列出一张当天的任务清单的请举手。所以我想讲计划，实际上有一些事情，有几种事情，对于我们来讲是习以为常的事情，所以在这个状态下，我们会忽略方法给他带来的价值，也就是说我们天生就会，觉得自己已经不用学了，比如说吃饭，同意吗各位，我们没学过吃饭吧，但是实际上关于吃饭背后还有很多可以说的东西，比如说脂肪，碳水化合物，蛋白质等等，如果专门再去研究这个方面的内容你会发现，吃饭背后的学问有很多，同意吗？有人学过营养的课程吗？比如睡觉，谁学过怎么睡觉，睡觉实际上，如果您了解睡眠周期，了解梦是怎么回事，了解体温和睡觉的关系，对您睡眠的质量有很大的提高。还有做计划，人类有一个非常牛的能力，区别于其他动物，叫做展望未来，都能想想今天下午发生什么，明天干什么，我们可以展望未来，所以我们天然就认为自己会做计划，但是实际上今天我要给大家分享一些我们常见的做计划的问题，以及正确的做计划的方式。 我们平常做计划是怎么样的呢？猜刚才举手的朋友可能会是怎么做的，在每天早上也许前一天晚上，您可能会列出左边这样一张清单，列出来是您今天要做的任务，任务一，二、三、四、五…列出来，信誓旦旦开始工作，当天的晚上什么情况？当天的晚上发现任务清单上只完成了几件事情，还有几件事情没有完成，那这个状态下，我们什么感觉？当今天您认为自己应该做的事情没有做，首先您会产生焦虑感，不爽，很快伴随问题，今天晚上加班加点把这几件事情干完还是明天接着干，明天接着干，又意味着明天的任务会挤到后天，非常像我们上学时候背单词，五千个单词要背，每天50单词，要一百天，第一天50，第二天50，第三天某种原因没有背，第四天这个焦虑继续50还是100补上昨天的，这个时候产生挫败感，早上计划挺好的，晚上怎么做不到，挫败感，人是越挫越勇还是？人是越挫越败，我们产生挫败感之后我们和机器不同，我们会选择破罐破摔，看电视去吧，算了不干了，人不是阿法狗，阿法狗会继续做下去，但是我们不会，当我们产生这些感觉之后，很多人对于计划就会有两种不同的认识，第一种叫做计划无用，很多人都挂在嘴边说计划有什么用，因为计划赶不上变化，反正我计划完了我也做不到，那我计划干嘛呢？第二个关于自己无用，好多找我的都是这个状态，是不是因为我懒，是不是因为我自制力差，或者执行力太低下，都给自己找原因，是不是我自己有问题，今天分享的都不是，两个归因都是错误的，是计划不靠谱。 什么是计划？什么算计划？计划就是我们提前做了一些思考，而这个思考的目标是什么？是为了促进我们的执行，那什么是执行？执行就是按照我们的计划去采取行动，得到最开始想要的那个结果，这个是执行，多数人在做的计划，都几乎没做任何事情，换一句话说计划那个阶段太草率了，所有的重担都压给了执行端，执行的时候我们会感到困难，感到困难我们容易拖延，我们就容易焦虑，而且我们容易完不成，所以这个就是今天要分享的核心内容，所以不是您的执行力差，是计划不靠谱，我举一个例子说明这件事，现在假设想象一下，想象您一个人去一个餐馆吃饭，这是您点的一桌子菜，您觉得结果会是什么？首先刚才那位朋友说的非常好，会有一种不知道该吃什么的感觉，我们会法事多的时候我们并不是从第一个开始干，一个一个干下去，那是阿法狗，我们是当事情一多的时候，我们会选择，琢磨半天，先干哪个好呢？但是什么也没干，所以当我们面对一桌子菜，首先面对的问题不知道该吃什么好，有可能把这堆饭吃完吗？不可能光盘吧，当我们吃完了之后剩了一桌子菜我们怎么总结今天剩饭的原因的？是您的消化力差吗？是您的胃口不够好吗？还是您点菜的时候不靠谱，所以是我们点菜不靠谱，那么点菜为什么会不靠谱？什么原因会导致点菜不靠谱，点菜的时候很奔放为什么？第一种情况有某些菜您没吃过，您不知道他的量是什么样，吃完的感觉是什么样，有可能剩下了，还有吗？假设您点的不是这些菜，只点了三个菜，都是肉菜，一个牛肉，一个排骨，一个鸡腿，这有什么问题？这菜太硬了，硬菜，干不动这么多菜，所以我们一般会搭配，素菜、凉菜，还有汤，我们定计划下决心的感觉今天一定三个重要的事情完成，您就选择一个牛肉还有排骨和鸡腿，所以这是我们拿点菜的比喻，我想说明的一件事情，我们有很多原因会导致自己在执行的时候不利，而最重要的原因是在点菜，也就是计划这个阶段不靠谱，因为我们天然的认为自己会做计划，所以从来没学习过怎么做计划。 所以刚才好多人都说我有记事的习惯，我也有每天列出一个任务清单的习惯，如果您还没有请现在就开始，这张清单干什么用呢？刚才我们说了计划是用来促进行动的，促进执行的，所以就意味着这个计划里头不能是这个样子，我们平时列的清单都是这样，大概前缀可能不加，但是基本上意思是这个意思，今天我要完成这件事，今天我要做完那件事，做完这个东西，写完这篇报告，这是我们列出来的清单，这些是什么东西？我们列出来的，是什么？结果，非常好，我们列的是结果，所以当您只是列了一个结果的时候，您的这个清单，和这个清单没有任何区别，那也是结果，也就是说我要完成这篇报告和我要去火星一样的，一样在哪里？一样在您不知道该怎么干，您不知道过程、步骤，这是您不知道的，也就是说这一块没有思考。所以一个清单，一个合适的清单，一定是包含了您的有效思考的过程，而不单单是一个您想完成某件事情的结果。 现在的问题来了，什么是有效思考？有效思考是什么？我们来看有效思考是什么。第一个当您碰到一件事情的时候，比如我要完成一个工作报告，当我要完成一个工作报告的时候，第一个要问的问题是这件事需要做吗？如果不需要做您就可以把他删除掉，时间管理里头有一个最重要的事情，一件事如果您可以不做是最省时间的，同意吗？所以如果能不做您最后把他删除掉，这是第一个要思考的，第二个需要尽快做吗？需要尽快吗？尽快不一定是今天，不一定是明天，但是是比较快，不是拖到下个月，这是尽快，如果需要尽快做需要思考一个问题能不能找人帮忙，如果能找人帮忙会不会提高你的效率呢？甚至于那个人就帮你做了，也有可能发生，又很省时间。接下来是一个问题，接下来怎么做，当我们确定了，这件事情需要尽快做，同时这件事情无论找人帮忙还是自己去干，接下来要思考重要的事情，我接下来能做什么事情，关于这篇工作报告。那就感觉像这样，找出一步我们能采取的行动来，很多事情我们可能如果按比喻去说，可能像一个小蛋糕，我们可能一口就能把他吃掉，所以基本上我们采取一次行动就可以把他完成，这个是关于小一些的事情。但是多数我们工作上的任务都不是一个行动就能搞定的，相对都是长线的事情，所以这个时候，我们不是说从现在开始，我们要把整个事情从头到尾，两个月之后的事全都想清楚再开始干，那个计划完全不靠谱，第一您不可能想清楚，想想看我们这么大的变化，两个月之后的事我想清楚不可能发生，第二就算您完全想清楚了，您的执行很可能也匹配不上你想清楚的那件事，所以这个时候不需要把整个蛋糕都想行百都计划出来，我们需要把整件事情找出这么一角来，也就是说找出关于这件事情下一步行动我能做一些什么。 关于刚才我举的例子，工作报告能做一些什么？在写工作报告之前我们能干嘛？我们能构思一下吧，我们能列一个大纲吧，这是我们下一步能干的。所以这个时候，如果我们面对的是一整个工作报告，我们就会很焦虑，因为这件事比较大也比较烦。但是当我们面对的只是列一个大纲而已，这件事变的简单一些了，我们的大脑面对的是这么一个简单的事情，刚才提到了手指甲都会拖着，我们很多人脚指甲和洗衣服都会拖着，大家有喜欢洗衣服的吗？举一下手，一位，到每次问都会有一个奇葩喜欢洗衣服，对于多数人来讲，洗衣服这件事不爽吧，大家不太喜欢，会倾向于拖着，因为洗衣服好烦，哪怕洗衣服洗，洗完还得晒，这个没意思，也没什么锻炼效果，所以我们不爱洗衣服，当面对像洗衣服这样的事，难在哪里？就是第一步行动难以开始，很多事情这样，第一步行动开始起来，通常情况下就会一鼓作气把他干完，但是这个开始非常难，我们通常情况下怎么发生的？我们晚上坐在我们的电脑前，正在聊着大天，上着淘宝，看着美剧，此时此刻莫名其妙脑海里出现一个念头，我好象该洗衣服了，出现这个念头之后会发生什么？接着逛淘宝，就在刚才我已经激活了各位的想法，现在这么多人我猜一定有衣服没有洗的人，而且今天是周末，在激活您的想法之后您的反映是什么？专心听纪元讲课别想别的，让我们焦虑的事我们会选择别看他，按下去，这件事就难以开始。洗衣服最关键的一步行动是什么？叫做抬屁股，只要能坐到您的椅子上屁股抬起来站起来，您洗衣服的概率将大幅度提高，但通常情况下我们屁股根本抬不下来，因为已经被电脑吸在那了。所以抬屁股就是洗衣服下一步行动，也就是那一块蛋糕，需要这个蛋糕找出来，他是我们应该列在清单上的东西，因为他是一步明确具体的行动，如果洗衣服三个字列在清单上，面对的还是一整块蛋糕，一清单事情，洗衣服想起晒衣服的烦恼，不想洗，如果抬屁股容易很多，发现了吗？只是这一步动作，这一步动作只要做出就很棒了，哪怕抬起屁股又坐下来也已经很棒，因为您完成了一个任务。但是通常情况下我们会发现，一个人决定洗衣服并且抬起屁股之后会一气呵成的干完。我还没有发现抬起屁股又坐下的人，太少见了，也是奇葩。 所以当我们找到了类似抬屁股下一步行动的时候，接下来我们要做的时候把他进行细化，刚才举的例子抬屁股没法细化，不可能细化动用我的股四头肌，不可能，把行动大脑过一遍，将要怎么做，先要做什么，再做什么，写的报告分几个部分，先写哪部分，再写哪部分等等，当您能够把一个行动细化下来的时候，说明您的思考已经足够有效了，也就是说这件事情已经在您的大脑里面做了一遍，在执行的时候就会非常容易，因为您明确的知道这一步行动的结果，以及这一步行动的过程。那什么叫做我做的已经非常好了呢？这有一个非常重要的条件，就是当您切一块蛋糕，当您把一个事情找出下一步行动并且把他细化了之后您应该能够预计出这个行动，您在专注的状态下去执行，需要花费多少时间，单位应该是分钟，不是小时，就是工作报告，我要列一个大纲，大纲很简单，就想分三个部分，三句话的事，五分钟搞定就完成了，这个是预计所需时间，这一步非常重要，对于很多创造性的知识性的任务非常重要，我们基本上工作当中很多拖延都来自于不知道自然接下来要做的事需要花多长时间，刚才有道的产品经理PPT有一个同心圆的这么一页，工作的时间下干了什么，分配，注意，他说的工作时间不是8小时，是我们所有有效的工作时间，据统计，知识性工作者一天平均下来真正有效的工作时间大概只有两小时，另外六小时发呆，焦虑，琢磨接下来做什么，想怎么不做这件事等等。 我们为什么会觉得自己特别忙，有一个帕金森定律，简单的说就是时间，工作的时间会一直膨胀，我们的工作会一直占满你所有有效工作时间，也就是假设您有一个工作需要一个小时完成，而您有八个小时的时间，您就会倾向于八个小时来干他，而且您会觉得您一直在工作，从来没偷懒，比如做一个PPT，这一页PPT，能看到组成吧，一个标题和一个图片，所以您猜我需要多长时间做完这页PPT？五分钟可以吗？应该可以完成，但是假设我不知道我应该五分钟完成，而我有一小时的时间来做这一页PPT，我们会怎么做？这张图不太满意，太黑了，调亮一点或者再找一张图，然后再查一遍有没有错字，推敲一下这句话说的是不是不够水平，要不要这一页引用一个名人名言，所以我们会让我们的工作，无效的工作占满整个有效工作时间，原因就是因为我们不知道我们接下来的事情应该花多长时间来完成，所以这就是预计时间的作用，也就是说刚才咱们整个计划的有效的思考过程的最终结果，您能预计出这一步行动需要花多少分钟来完成。当预计清楚这件事您在执行的时候会非常的顺利，过程知道了，怎么做知道了，大家会碰到一个问题，我正专注做一个工作，老有人打搅我，有这种情况吧，以前可能打搅您的是这么一个状态，小张，抽烟去，你的反映好好好就走了，聊天去，好好好就走了，因为您不知道您手头的工作不需要多长时间完成，假设一个工作需要15分钟，现在已经干到第十分钟了，也就是说还有五分钟就完成了，此刻一个哥们打搅您，您会怎么跟他说，五分钟之后我找你去，但在这之前您根本说不出来这件事，因为不知道。 还有一个案例，来看看这的效果，之前我给人做咨询，有一个做互联网UE设计的，这有吗？做UE的互联网行业的，那做设计的，他的工作就是我要完成三部分工作，我让他选了一个说你礼拜一，最重要的一件事，咱们拿这个做一个练习，他就说了一件事，我当时就问他，我说你这个工作要完成需要花多长时间？他就顺嘴说了一个半小时吧，之后我就开始，我说你这个工作都要干嘛，他说要画三部分东西，我说哪三部分，他说头部中部和尾部，我说具体都需要干嘛，又想了想，头部和尾部比较简单，因为之前都已经有了上下改一下就好了，我说那需要多长时间，他说头部和尾部各5分钟就可以了，中间比较难，我说中间要干嘛，他说中间要写出六种情况，我说六种情况需要写什么，他说也不复杂，每个写一句话就可以，但是需要稍微思考一下，那我说每种情况你大概需要多长时间，他说也就一两分钟吧，那我说加起来六种情况中间需要花多长时间，他想半天，好象15分钟就可以，我说那你头加中加尾只需要25分钟就可以完成了，你完的成吗？如果没有人打搅我可以，然后我问他，你打算怎么做这个工作，他说要不明天早上早点到公司先把这个事干了，最开始说的一个半小时，结论是25分钟，帮他审了多长时间？1小时5分钟，整个对话需要多长时间，也就是5分钟，我们用5分钟的有效思考帮他节省了一个小时的时间，所以我们的计划，一定是刚才说了，包含了有效思考。 我们再跳出来一点，刚才说整个极化过程，我们想到一件事，找出他的下一步行动，经过一系列的思考，把下一步行动做细化，预计出所需时间，这是我们要干的事情。这件事什么时候干？我们要干好多事，这些事是我们什么时候想出来的各位？您在早上起来能想得到今天要洗衣服吗？不一定，有可能刚才我提到洗衣服这件事情的时候，突然想起来自己要没内裤穿了，所以就意味着我们脑子里面说某件事情，我还没做呢，我应该做那件事，这个想法的出现是随时出现的，同意吗？有什么没交的费用，有什么欠别人东西没还的，但是这个不紧急，有什么别人欠您的东西没要的，如果我继续问下去，您的大脑会出现，好象真有这么一件事，那当我们脑子里出现了这么一件事的时候，就好象我们的脑子如果是一个水桶的话，就像被人捅了一个洞，开始漏水，漏水在我们心里的感觉并不好，那是一种比较焦距的感觉，如果不停的提洗衣服这件事您会更焦虑，现在我也洗不了，那我们要做的事情是什么？我们需要把这个洞贴上补丁，给他贴上，而贴上这一步是什么？叫做记事，也就是您应该把在您脑子里随时出现的，呦，我应该做这件事，这个想法写下来，不是放在这，放在这会选择把他按下去，也就是说你会用一只手堵住这个洞，踏实了，我接着看纸牌屋，一会出现另外的事，我还得看纸牌屋，还有另外的事，还得看纸牌屋，回想小时候假期作业，玩的不是那么踏实，总会出现，所以需要写下来，写下来之后才有可能进一步处理他，所以我们并不应该在每一天早上现去想今天我都要做什么，而应该是随时就把，我要做这件事写下来，做这件事写下来，同事告诉我，老板告诉我的事都写下来，写下来之后谈下一步，这是教大家工作当中免打搅的技巧，当有一个同事来到您的办公桌旁说，今天晚上你把这个给我，您应该怎么做？您第一件事应该说，明天行吗？也就是说尽可能把别人要求今天干的事推迟到明天，您能推迟到后天更好，注意这不是偷懒您是要做的，只是回到自己原来节奏的机会，正在工作，通常我们最烦的事专门在一个工作里面有人过来打搅，所以我们要迅速回到那个状态下，这个感觉有点像什么？有点像打太极，你看打太极这个状态，这个时候专心工作的状态，这个时候一个人来了和你过招，你给他一拳继续回到原来的状态，这个给他一拳的动作是什么？当着他的面写下来，明天可不可以，可以，我记下来了，你滚吧，当着他面写下来，表示对他的尊重而且有良好的工作习惯。 所以今天咱们的主题是团队协作，如果上升到团队，我认为任何一个人如果您今天想管一个同事要一个东西，应该昨天跟他说，不是今天才和他说，这叫有道德。接下来把刚才整个说的东西总结一下，大家可以现在先稍微闭上眼睛想想怎么操作刚才说的东西，这么几个事，第一个记事，需要把任何的关于，有件事要做的想法写下来，之后每件事情还需要思考，需不需要做，需不需要尽快做，能不能找人做，以及下一步行动是什么，找到下一行动还需要把他一二三四去细化，然后给出预计的时间，如果现在操作应该怎么做？拿一张图帮各位做一个梳理，所以原来我们最开始说的情况就是您只有这样的一张清单，这张清单在您的每天早上，当然也许是前一天晚上，您把他列出来，我们给他起一个名字叫每日的清单，那在每日清单里面，原来您是现想今天我都要做什么，写下来，这是原来的，这张清单我们还是需要的，但是不能这么形成，需要怎么形成呢？需要这样的过程，首先您得有第一张清单叫碎片清单，这张清单里面您需要一天当中任何的时间，只要有想法说这件事我要做，您就立刻把他写下来，这是您需要做的第一件事情，就好象您有一个百宝箱，脑子里面有什么想法扔百宝箱里，扣盖接着干别的，包括同事来找的烦事也是抓住扣盖接着干别的，这是我们的碎片清单，这张碎片清单里记录的是什么东西，各位，想法，也就是结果对不对，我们说不能只有结果，光依据这个结果做事跟以前没什么区别，所以我们需要对这一个所有的想法进行有效思考，有效思考之后，形成的那张清单叫任务清单，刚才我们说了任务清单里头应该放的是什么东西？应该放的是我们找出来的每件事情的下一步行动，并且应该标明预计多长时间，这是任务清单上需要包含的东西。 但是任务清单上的所有任务，都是我们要尽快做，但不一定是今天做，明天做也行，后天做也行，要尽快，不是今天，任务清单上面所有的任务，并不包含在哪天什么时间做这个问题。先不用思考，这样的话您就形成了一个所有您已经知道该怎么了的任务行动的这么一个列表，这个列表就好象一个靠谱的菜单，接下来每日清单就会变的非常轻松，每日清单您不用现去想我今天有什么事应该做，您只需要从这个菜单里头去挑就好了，您从这里挑出来，今天我要做这个，今天我要做这个，挑的时候什么原则呢？排骨、牛肉、鸡腿，不，挑的时候原则即要有重要的事搭配若干小碎的事一起，因为小的事情您只要做完了一打勾立刻会有什么感觉？成就感，5分钟就能产生成就感，大的事情通常您不容易这么产生成就感，说一个半小时才能干完的一件事不容易，所以那种一个半小时，一个小时才能干完的事情，不要太多了，一天一定吃不了太多，要搭配。还有好多时间管理的书籍提到，要事优先，别听他的，因为凡是进入到您任务清单里面的所有的这个事情，这的已经是什么事了？已经是您决定要做的事了，而且越快越好，没有要事和不是要事之分，只要时间长时间短之分，因为您都要做。要事优先非常害人，现在好多人问我这么一个问题，现在没什么状态，老师你能帮我吗，我眼前有一篇论文要写，但是我没有状态，那我说你做点碎的其他的小事先找成就感，老师你不是说要事优先，时间管理非常重要的原则，先做重要的事，但是实际又不想做这件事，不要让自己陷入这个焦虑，这是自己给自己找麻烦。所以整个的这一块流程，您可以用任何的清单类的工具，笔记类的工具或者任何的笔记本都可以来完成，我们需要开列这三张清单做计划。 最后送给大家一句话，靠方法，不凭感觉，我们在凭感觉吃饭，凭感觉睡觉，凭感觉大小便，但是实际上每件事情背后都有很多方法可谈，越是这种我们日常的习以为常的事情，如果我们能学习一些方法并且应用，对我们整个的价值会越大，我们的国家已经到了所谓的依法治国的状态，什么叫依法治国？就是不凭主观感觉看待事情，我们一样，需要方法和规则做我们平时的安排。 好内容跟分享更配哦，快将干货文章分享给更多好友吧~ 扫描以下二维码，关注公众号，回复“沙龙内容集锦”，获取更多沙龙精品文章  |
|
|
