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近日，我作为中铁大桥局沪通长江大桥项目部一分部的一名资料员，前往大桥局项目部参加了为期一天的“沪通铁路竣工文件编制培训”。此次培训讲座邀请了上海铁路局档案馆专家邢倩作《建设项目档案管理（沪通桥）》专题辅导讲座。 “做资料的原则就是简单明了、反映实体。”上午培训一开始，邢主任便提出了她的观点。 投影仪上，详细地列出了资料员要收集和归档的资料内容，如与各级部门来往的文件、立项及批复资料、技术资料、检验批资料、图纸、声像资料等。 “‘冰冻三尺，非一日之寒。’在进行档案管理时，每一阶段都要像‘消灭害虫’一样随时消灭出现的问题，否则，将会给以后的资料整理工作留下后患，最终导致积重难返。”邢主任说，资料员的基本素质之一，就是要有细心、有耐心，平时要注意资料的积累和更新，避免出现资料遗漏，到头来又要写“回忆录”的情况。 在细节上，邢主任还详细讲解了各项具体要求，比如应该按照材料的类别、记录时间段等标准来组卷分卷；文字资料应使用2.5厘米规格的档案盒，图纸资料应使用4-5厘米规格的档案盒；竣工图纸一般散装在盒内，不装订，而成套性使用的图纸应进行装订，如通信信号、各项标准、安装图册等图纸需装订成册后对折在盒内；档案文件的尺寸、封面、目录、字体等都有固定标准…… 在推进工程项目精细化管理的大背景下，如何做好档案编制和管理工作？邢主任说，首先，相对之前的档案管理工作，对档案收集整理、鉴定、立卷、归档、借阅、保密等各个环节都要进行严格规定，要做到保证资料的原始性和真实性，并确保其内容齐全完整、编号统一、归档规范、一目了然，每一份档案和资料都能找得到、拿得出，每一份编制文件都能查得清、说得明，档案资料随用、随查、随有。其次，需要资料员定期做好资料立卷归档，平时注意更新和累计资料文件，避免写“回忆录”，要严格执行档案编制和管理工作的要求，加强资料的日常管理和保护工作，定期检查，发现问题要及时向上级领导汇报，采取有效措施，保证资料安全。再次，档案室要注意防潮、防霉、防酸、防虫等问题。最后，各项目部应有专门档案管理专员，确定专管人员之后，切勿随意调动岗位。 此外，还要深入学习铁路部门及公司（指挥部）等关于建设项目档案编制、管理工作的具体要求、验收办法及管理规程，掌握档案编制工作的基本步骤，增强日常档案积累、搜集整理的意识，明确资料员责任，不断提升建设项目档案编制和管理工作的能力水平。 培训接近尾声时，大家进行了现场互动答疑。我迫不及待地拿着当前的纸质版检验批资料请教：“在检验批资料整理的过程中，有一些支撑检验批资料的附表，这些附表在最后提交档案的时候是否需要一同提交？” “这些过程资料是和检验批资料同等重要的，所以最后提交时可以将支撑检验批资料的附加材料一并装订在内。”邢主任耐心地回答道。总结时，她微笑着说：“做好资料管理，给我们资料员带来的成就感是巨大的。资料就如同我们的‘孩子’一样，需要时刻关注他们的‘成长’。” |
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