建设工程施工索赔中的证据管理

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　　索赔证据的收集是索赔处理中最为关键的一环，施工方的证据收集和管理制度关系到索赔的成败。没有翔实可靠的证据支持，索赔是不可能成功的。在一个建设工程管理系统中，必须有一套完整的证据管理制度和责任人，一旦索赔事件发生，短期内应按照证据条件要求收集到足够的证据。否则，工程项目信息流通不畅，文档散乱，需要时不能及时整理出来，可能超过规定的索赔期限，为对方反索赔甚至提出索赔提供可能。因此索赔证据的收集管理十分重要，需要承包人建立健全一套完整有效的文件管理制度。

　　一、证据档案一般分为三类：行政档案，支付档案和技术档案。

　　1、行政档案，包括发包方、施工方与监理工程师之间的往来函件、会议纪要、书面协议、申请批复、监理月报等。

　　2、支付档案，包括各种支付凭证，费用计算清单、价格调整，材料使用明细等。

　　3、技术档案，包括检验记录，质量记录、鉴定记录等。对各类证据档案的收集和管理要建立一个专人管理，责任分工的组织体系，加强对资料管理员的培训和指导。

　　二、索赔证据的主要形式

　　1、招标文件。它是工程项目合同文件的基础，包括通用条件、专用条件、施工技术规程、工程图纸、工程量表、工程范围说明、现场水文地质资料等文本，都是工程成本的基础资料。

　　2、投标报价文件。在投标报价文件中，施工方对各主要工种的施工单价进行了分析计算，对各主要工程量的施工效率和进度进行了分析，对施工所需的设备和材料列出了数量和价值，对施工过程中各阶段所需的资金数额提出了要求等等。所有这些文件，在中标及签订施工协议书以后，都成为正式合同文件的组成部分，也成为施工索赔的基本依据。

　　3、施工协议书及其附属文件。在签订施工协议书以前合同双方对于中标价格、施工计划合同条件等问题的讨论纪要文件中，如果对招标文件中的某个合同条款作了修改或解释，则这个纪要就是将来索赔计价的依据。

　　4、来往信件。如工程师(或甲方)的工程变更指令、口头变更确认函、加速施工指令、施工单价变更通知、对施工方问题的书面回答等，这些信函(包括电传、传真资料)都具有与合同文件同等的效力，是结算和索赔的依据资料。

　　5、会议记录。如标前会议纪要、施工协调会议纪要、施工进度变更会议纪要、施工技术讨论会议纪要、索赔会议纪要等等。对于重要的会议纪要，要建立审阅制度，即由作纪要的一方写好纪要稿后，送交对方传阅核签，如有不同意见，可在纪要稿上修改，也可规定一个核签期限，如纪要稿送出后7日内不返回核签意见，即认为同意。这对会议纪要稿的合法性是很必要的。

　　6、施工进度计划和实际施工进度记录。包括总进度计划，开工后工程师批准的详细的进度计划、每月进度修改计划、实际施工进度记录、月进度报表等。这不仅是工程的施工顺序、各工序的持续时间，还包括劳动力、管理人员、施工机械设备、现场设施的安排计划和实际情况，材料的采购定货、运输、使用计划和实际情况等。

　　7、施工现场记录。主要包括施工日志、施工检查记录、工时记录、质量检查记录、技术鉴定记录、工地的交接记录、设备或材料使用记录、工程照片、录相等等。对于重要记录，如质量检查、验收记录，还应有发包方方代表的签名。

　　8、工程财务记录。如工程进度款每月支付申请表，工人劳动计时卡和工资单，设备、材料和零配件采购单、付款收据，工程开支月报等等。

　　9、现场气象记录。许多的工期拖延索赔与气象条件有关。施工现场应注意记录和收集气象资料，如每月降水量、风力、气温、河水位、河水流量、洪水位、基坑地下水状况等等。(2003年因连续降水，导致工期延误工期索赔案件，必要时可向当地气象局调取气象资料)

　　10、市场信息资料。对于大中型土建工程，一般工期长达数年，对物价变动等报道资料，应系统地收集整理，这对于工程款的调价计算是必不可少的，对索赔亦同等重要。如工程所在国官方出版的物价报道、外汇兑换率行情、工人工资调整等。

　　11、政策法令文件。如货币汇兑限制指令、调整工资的决定、税收变更指令等。

　　12、重大新闻报道记录。如罢工、动乱、地震以及其他重大灾害等

　　来源：律海扬帆