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标准化管理是现代企业管理的有效方式，但如果标准只是写在纸上、挂在墙上，往往会形成标准文件与工作运行“两张皮”现象。如何避免“两张皮”现象？ 把标准化建设作为“抓基层、打基础、强管理、重创新”的重要抓手，让标准精简高效、执行深入到位，是山东省济南市烟草专卖局（公司）给出的答案。 去年以来，济南市局（公司）承担了山东省烟草专卖局（公司）科技重大专项和重大项目《地市级烟草商业企业综合标准体系基层延伸与精简高效途径研究》，有效提升标准运行质量和效率，促进标准落地、取得实效。
 该删的删、该添的添，让标准“精”起来  济南市历城区烟草专卖局（营销部）客户经理张占占最近要帮零售客户变更基础信息。按照过去的工作标准，变更信息除了要通过相关审核外，还要经过两个步骤：市局（公司）财务部门通知客户部领取协议，客户部通知各县（市、区）营销部领取协议。如今，按照新标准，这两个不必要的步骤被精简了，张占占很快完成了信息变更工作。 管理标准落实不到位，很多时候是因为标准有问题、不实用。济南市局（公司）结合GB/T 19001-2016标准换版，对管理流程再识别、再分析，梳理出管理文件中的薄弱环节，该删的删、该添的添，对标准文件全面升级。 济南市局（公司）对管理标准做好“减法”，整合名称相似的标准文件，精炼标准文字表述；删除文件中冗余重复的描述，避免出现“原则上”“一般”等不符合标准要求的表述；以“流程最短、反应最快、效果最好”为目标，运用价值流分析和ECRS工具，研究标准流程简化方法和步骤，识别和消除不增值的活动和环节，整合、清理无价值的管理要求和记录表单。精简后的管理标准职责描述清晰、目标精准全面、流程层次分明、责任明确顺畅，员工拿到本岗位工作标准就知道“我要做什么、我要怎么做、我要做成什么样、我用什么来做”。 做好“减法”的同时，济南市局（公司）还注重做好“加法”，对需要加强的标准流程进行优化补充。他们查找原有工作标准缺失内容，增加工作环境、检查考核、风险管控等模块，将岗位工作标准要素补充齐全，同时，进一步明确岗位任职资质和专业能力，设定岗位任职资格门槛，进一步强化一线操作岗位任职要求。 比如，济南市局（公司）卷烟配送中心仓储部叉车操作员周文震在上岗前接受了一个月的实习培训，培训测试合格后才走上工作岗位。“按照原来的工作标准，我只要有特种设备上岗证就能上岗，但现在不行，必须要进行实习培训。”周文震说，“虽然要求多了，但是我在实际工作中上手更快、工作更扎实了。” 济南市局（公司）对管理体系架构重新设计，按照“职责—策划—支撑—运行—考核—改进”的模式调整管理手册，新增组织与环境、风险控制、知识管理等管理内容；明确跨部门流程的牵头部门，界定各部门职责，杜绝部门间“扯皮”现象；完善县级局标准，整合形成13项管理标准，企业体系文件层次更加合理、结构更加完善。 据统计，济南市局（公司）通过换版提升共增加管理标准15项，合并39项，废止7项，删减8.75万字；增加风险控制图162个，精简无效节点511个，精简率30.11%。
执行有抓手、落实有保障，让标准“深”下去 近日，济南市市中区烟草专卖局（营销部）客户经理张志刚走进零售客户店中进行拜访。按照工作标准，他先用手机刷了一下零售客户的加密射频卡，公司的信息系统立即开始采集数据，精确记录他的工作起止时间、服务进度、服务效率等情况。 “是否按标准服务到位，信息系统里面清清楚楚。”张志刚说，“过去，我感觉平时自己干得还不错，到月底才发现业绩排名不是很理想。现在，我通过手机能及时看到自己的指标完成情况，与领先指标进行分析比较，有针对性地改进工作。” 信息系统是指济南市局（公司）的调度指挥工作系统，这是促进标准体系向基层延伸的有效抓手。 “对于地市级烟草商业企业来说，标准化管理落地有‘四难’：基层服务难监管、量化目标分散滞后难测量、经营过程风险难管控、员工量化目标考核难激励。”济南市局（公司）副总经理高萍说。 为解决“四难”，济南市局（公司）在调度指挥工作系统中构建了“三层七大中心”：决策层、管理层和业务层，领导数据中心、预警中心、分析中心、调度中心、监控中心、响应中心和考评中心。 系统通过手机、零售终端、车载设备等感知设备采集信息，利用云计算、移动互联、物联网等技术手段整合分析数据信息，实现员工工作状态过程可控、业绩可考、问题可追，为标准体系深入落实提供实实在在的抓手，提高了管理决策层的总体管控能力。 此外，济南市局（公司）还注重强化标准执行主体责任、加强标准执行监督检查、实施标准执行考核评价，保障标准落实到位。 为强化标准执行主体责任，济南市局（公司）各单位、部门按照“做我所写、记我所做”原则，保存好相关的过程痕迹资料，做到“谁的责任谁负责”。 在监督检查方面，济南市局（公司）对标准执行情况实施层级审核，机关处室实施月度审核，各基层单位实施季度审核。通过内部审核、管理评审、自我评价及时纠偏，有针对性地开展跟踪整改。 在标准体系建设专项考核中，济南市局（公司）对文件编修、目标实现、标准执行、记录保持等设置考核项，纳入月度绩效考核和年度综合评比。 如今，标准体系已经逐步融入济南市局（公司）干部职工的具体工作当中，“凡事有章可循、凡事有人负责、凡事有人监督、凡事有据可查”的效果初步显现。 编辑：张在杰 校对：张 健 制作：刘淑君 监制：杜振秋 来源：东方烟草网 |
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