1.05 W little-key 管理组 2013-4-15 07:39 本帖最后由 little-key 于 2013-4-15 07:52 编辑 报表报表,其实很多用户使用Excel 被Excel 吸引还是因为要“制作报表” 而我们中国人的习惯 或者说很多Leader、很多Boss喜欢的报表 除了我在不同场合说是螃蟹走路式的报表模式之外 还有两个“计”和一个“细” 两个“计”指的是小计和总计 这也是随着分工越来越细 以前只有生成大队 发展到后来,不仅仅有生产大队了 还有生产小组,突击小组,猛士小组等等 作为领导,不仅仅要关注整个生成大队的总营收,即合计 还要突出领导对下属的关心,就要关注各种各式各样的小组、小队的营收,即小计 除了这两个“计”外 中国领导还要表现出任劳任怨的效果来 因此又多了一个“细” 这个细,就是细节,就是还要看没个小组中的每个人的生产情况 因此“细+计”就成了中国各位领导所看到的报表的核心和展示形式 真正做到的“细致”(细计的谐音) 我们暂且不管这种模式是否正确 从迎合领导的阅读和使用习惯来说 我们用什么办法来做到呢 也行有一些用户会问我 说不就是要统计吗 那我有SUM 如果数据多,我还可以使用数据透视表(下称透视表)来张扬我的个性和表现我的超能力 是的,SUM或者是透视表是可以满足我们日常工作中的一些需求 但是它们还有一些缺陷 比如说SUM,如果多个小计的话,就要多次输入SUM函数,而且合计还要跳着计算 透视表虽然在速度、在简洁性上非常好 但是它对于细这个很难做到,因为它对于数据区域做的是数据处理了,而不做展示 因此【分类汇总】这个工具就被抬到了前台 分类汇总从字义上我们可以看到至少两层意思 首先是分类,就是按照某个字段是分类,就满足了我们的“计”,因为计本来就有分类的意思 小计就是分类后的小计 汇总,也有计的意思,即小计、总计,都是要汇总的 另外分类还有另一层意思,就是在细上的分类 不仅仅显示汇总,还有细的分类 这个就满足了我们“细计”的要求 该贴已经同步到 little-key的微博 分享到新浪微博 2楼 little-key 楼主 2013-4-15 07:573楼 little-key 楼主 2013-4-15 08:05 二、【分类汇总】的前提——排序 为什么要单独说一下这个前提呢 因为这个是分类汇总要求 就是说你要做分类汇总之前 首先要先排序 其实这个也好理解 之前我们说过细计的说法 就是先展示细 然后接着是计 再展示另一个细和计 依次类推 这个无形中就有一个次序的效果 加上Excel 在设计这个功能的时候,就要求了这个排序前提 这个排序不是随意排序的 而是要考虑你要针对哪个字段去做分类 那就排序哪个字段 这个排序没有一定要升序或者是降序的要求 而是根据你最后展示的次序来排序即可 这里只介绍单字段的分类汇总 也可以做多重分类汇总,方法请参阅Excel Home 出版的各类Excel 图书中的相关用法 口诀就是:先排序后汇总,要分类谁就先排序谁 4楼 little-key 楼主 2013-4-15 08:22 三、【分类汇总】的界面介绍 分类汇总的界面如下 1、分类字段 这个列举了数据源的所有字段名称 这个组合框只能是单选的 另一层意思就是说 分类汇总意思只能执行一个字段的分类 2、汇总方式 界面如下: 包括求和、计数、平均值、最大值等等 和透视表的常规汇总方式类似 用户可以根据自己的实际需求选择 这个组合框也是单选的 只能一次选择一种汇总方式 这个就产生了两个一次 即分类汇总一次只能对一个字段进行分类,一种汇总方式 3、选定汇总项 这个说的是 对汇总方式要执行在哪些字段上 这个列表框是多选的 也就是说可以对多个字段执行汇总方式 口诀就是:1N1模式,对某个字段进行分类,但是可以对多个字段进行一种汇总方式 注意: 需要特殊说明的是 如果数据源的某些字段是文本的 那只能执行计数的汇总方式,不能执行求和的汇总方式 因此在勾选这个选定汇总项的时候要特别注意 这个和透视表的汇总机制类似 4、执行选项 替换当前分类汇总:如果勾选这个复选框,每次执行分类汇总,都要想将之前做的分类汇总先取消,然后重新分类汇总,这个在做多重分类汇总时候要特别注意 每组数据分页:这个就是在打印的时候需要设置的,这里就不多加解释了 汇总结果显示在数据下方:之前我们说过小计和合计,这个复选框就要给他们定义一个位置,是放在细的上方还是下方显示,按照我们中国人的预读习惯,建议勾选这个选项,就是说先显示明细,然后再显示小计或者是总计,在做多重合计时,这个是必勾选项目的 5、全部删除 就是要删除当前数据源的分类汇总,是所有的分类汇总 5楼 little-key 楼主 2013-4-15 08:366楼 little-key 楼主 2013-4-15 08:417楼 little-key 楼主 2013-4-15 08:42 到此为止 将分类汇总的一些基本功能都介绍给大家了 希望大家可以借助这个功能 更加快捷地做出领导喜欢的那种细计的报表 |
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