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文 | 谭一平 日程表的管理 ● 必须经上司确认 日程安排中的常规性工作具有重复性，一些助理觉得反正没有什么大的变化，就懒得请上司确认。但是助理无权决定上司的工作日程，因此制订日程表时应与上司商量，或最后请上司确认。对有一定能力和经验的助理，上司一般只会说自己想跟谁见面，见面时间、地点等都交给助理安排，助理在安排妥当后，也必须让上司确认。 ● 不能私自预约 助理接到要求面见上司的电话，但上司不在办公室，这时助理不可根据自己的经验答复对方，而要问清对方约见的时间和事由，在请示上司之后再回复。 ● 注意保护上司的隐私 在安排上司的工作日程时，多少会涉及一些上司的私人安排，助理可以将这部分内容记在自己的笔记本上，切记不能写进上司的工作日程表。 ● 妥善处理日程变更 日程安排不可能一成不变，面对突如其来的变化，在涉及接待来访、拜访客户等对外活动时，需要及时与对方取得联系，重新约定时间。助理应根据具体情况采取相应的措施： 1.如果原定的工作日程变了，助理要及时修改日程表，交上司审核，待上司确认后迅速通知有关部门作相应调整。 2.如果是在年度或月度这种中长期的日程安排中出现新的情况，助理应根据突发事件对其他事件可能造成的影响，及时提醒上司尽可能降低影响程度，如果要对日程安排内容（比如会场、旅馆、交通工具等）作相应的调整，应与有关方面联系；如果实在不能避免，应及时与对方和有关部门联系，并对日程表中的安排进行修改，请上司确认。 3.上司的某项工作（比如听取汇报、与客户会谈、开会等）时间延长，影响后面的工作安排，助理就要用便笺等方式提醒上司，听取指示。 4.如果是客户方要求更改预约，助理应与上司商量后再调整安排，修改日程表；如果是自己一方希望更改预约，应和上司商量，确定新的约会时间、地点后告知对方，向对方说明情况并致歉。 5.如果上司要求更改日程，结果助理发现与客户预约的时间发生冲突，此时不能因为是上司决定的就贸然改变原来的安排，而应提醒上司从权处理。 ● 经常提醒上司 有很多上司并不善于管理时间，加上工作繁忙，如果没有助理从旁提醒，他的工作会非常被动。比如，答应见某个客户，却连续几次爽约，最后令客户怀疑上司的诚意，使合作项目不了了之。所以，助理有责任经常提醒上司。比如，上司约好中午与客户见面，助理就要在上午提醒上司：“今天中午您要和×××见面吧？”如果这一天有会，助理可以这样提醒：“今天您要开会吧？”也可以写一张便笺“今天下午四点与天地公司王总在天伦王朝饭店见面”放到待阅文件夹中。 作为助手，提醒上司是助理的分内工作。 （本文刊于《秘书》杂志2016年第11期。） （注：本文来源为《秘书》杂志及微信号“mishuzazhi”，任何媒介转载均须注明来源） 《秘书》杂志纸质版为月刊，每期定价5.8元，2017年全年定价69.60元，全国各地邮局均可订阅，邮发代号：4-422。 |
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