与你眼中不一样的Excel

第1章 第2节

与你眼中不一样的Excel

1Excel不只是一个画表工具

我曾经见过一张最牛的记分册，做得非常整洁、漂亮，如图 1?12所示。

我很佩服这位老师勤劳苦干，甘为儒子牛的精神。

但也许他并不知道，Excel不只是一个画表工具，能做的也不仅仅只是绘制一张可供打印的表格。

Excel具有强大的数据运算与分析能力，除了可以方便计算和汇总数据外，还可以轻松创建图表，使数据可视化，增强表现力，甚至可以使用VBA对Excel的功能进行拓展和二次开发。

也许他也不知道，为了便于数据处理，在使用Excel保存和管理数据时，也要讲究一定的规则和方法。

让我们来看看他的这张成绩表，在Excel里应该保存为什么样吧，如图1?13所示。

而至于需要呈现出来的汇总数据，如平均分、及格率等，可以设计在其他工作表或其他列中，这样就不会破坏保存数据的工作表区域，如图1?14所示。

在这里，我们不再继续讨论如何汇总这张成绩表里的数据，在后面的内容中，我们会逐步向大家介绍类似问题的解决方式。

Excel的功能很多，很多Excel高手戏说，自己使用Excel多年，却没用上它全部功能的10%。我对10%这个数字的准确性无从考究，但我绝对相信：如果你学会Excel全部功能的10%，一定可以驰骋职场。

但无论Excel有多能干，制作一张规范的数据表，将有助于你后期对数据的处理，如果像这位老师一样做成绩表，一定会对后续的数据汇总与分析带来许多麻烦。

21.1.1 Excel公式的优势是什么

在Excel的众多功能中，公式计算位于核心地位，众多的内置函数与强大的公式计算能力，确保Excel成为世界上最普及的数据运算工具。任何人都无法想象没有函数和公式的Excel是什么样子。

那么，Excel的公式究竟强在哪里呢？

计算准确，速度快捷

没有公式的Excel，就像一张供你设计表格框架的白纸，对表格中需要的数据计算与汇总都需要你手动完成。

如图1?15的问题，如果不使用Excel的公式，你会使用什么方法汇总这些数据？

当有成千上万条记录时，要从这些记录中找到刘春花，再将其对应的销售数量相加，即使你用上最亲密的小伙伴——计算器，相信也一定是一个痛苦的过程。

如果这个问题再复杂一些，如图1?16所示。

也许你能想出多种解决策略，但使用公式无疑是最简单的解决办法之一，如图1?17所示。

只要在F2单元格中写入公式“=SUMIF(B:B,E2,C:C)”，再将公式填充复制到F3:F5等单元格中，所有的计算任务就完成了。如果录入的数据没有错误，无论你的数据有多少，公式计算的结果就一定是正确的。

如果你对SUMIF函数足够熟悉，我相信成功写入这个公式花的时间不会超过10秒。如果没有公式，10秒的时间够你做点什么呢？

修改联动，自动更新

对人工计算，再填入计算结果的表格，如果改变了参与计算的某个数据，就要重新对数据进行计算，再填入新的结果。

但如果使用Excel公式解决，这个烦恼就不存在了，因为当你修改数据后，公式会自动重新计算，并更新计算结果，如图1?18所示。

操作简单，轻松易学

Excel的公式就像数学里的计算式，每个公式解决一个问题。

对一个问题，只要你找到解决它的思路，并按思路使用运算符，将各个数据或计算式连接起来，就得到了解决问题的Excel公式。

对，就像在数学里解应用题一样。

可以说，学习Excel公式，不但起点低，而且简单易学。

正因为存在这些优势，Excel函数与公式才成为众多Excel用户学习的热门内容，倍受欢迎。在ExcelHome技术论坛的函数公式版块，每天都有近千篇新帖子讨论函数公式的用法。