如何通过邮箱批量单独发放工资条？（图文教程，一看就懂）

工资在任何企业都是非常敏感的话题，所以为了保密和避免不必要的麻烦，工资一定不能群发，只能单独发放。下面笔者就给大家介绍一个使用Word、Excel、Outlook，通过邮件批量给每位员工单独发放工资条的方法。本方法实际上使用的是Word邮件合并功能，这种方法除了用于群发工资条外，还可以用于批量制作员工牌、邀请卡等，非常的实用。

提示：本教程在编写过程中使用是Office2016和Outlook2016，如果你使用不是相同的版本，所显示的界面和功能的位置可能有所差异，请大家参考操作。

1 工具准备

Word、Excel、Outlook2007及以上版本。

2 方法步骤

2.1 首先，请根据本公司薪酬管理制度和国家法律法规，核算每位员工的月度工资，建立Excel版工资明细表。（特别注意：工资表中除了工资中各项目字段外，还必须增加每位员工的“邮箱地址”，用于接收公司发送的工资条邮件。）

以下为笔者随意编制的“Excel版工资明细表”部分截图，如需下载该Excel工资明细表，请到本文尾部获取下载方法。

2.2 用Word制作一份工资条模板，这个模板就是要发送给每为员工的工资条内容，需根据各公司的实际情况和要求进行设计。（特别注意：Word工资条中所有字段必须在Excel工资明细表中能找到数据来源，但不一定要包括Excel中的所有字段。例如下图工资条模板中的所有字段都能在Excel表中找到，但是Excel表中“微信号”不在Word工资条中并不影响。）

以下为笔者制作的“工资条Word模板”部分截图，如需下载该工资条Word模板，请到文尾查看下载方法。

2.3确保Excel工资明细表和word工资条模板处于打开状态，在Word工资条模板上依次点击“邮件-开始邮件合并-邮件合并分步向导”。（注意：不同版本的Word，其显示界面和功能位置略有差异，请大家参考操作。）

2.4 在跳转后页面中的右侧上部“邮件合并”窗口中，选择“电子邮件”，然后在右侧下部选择“下一步：开始文档”。（注意：早期版本为“下一步：正在启动文档”）

2.5 在跳转后页面中的右侧上部“想要如何设置电子邮件”中选择“使用当前文档”，然后在右侧下部选择“下一步：选取收件人”。

2.6 在跳转后页面中的右侧上部“选择收件人”中选择“使用现有列表”, 在右侧中部选择“浏览”，在弹出的“选取数据源”窗口中，找到你在“2.1”步骤创建的Excel工资明细表。

然后，在弹出的“选择列表”中，选择带有工资数据的那张表。例如下图中的“201703工资表$”。

2.7 在弹出的“邮件合并收件人”窗口中显示的是所有员工的数据，需要确保与工资表中的数据一致。每行数据前边的“√”表示你选择了要给该员工发送邮件，如果不给某位员工发邮件，在该员工前的“√”上点击取消，然后点击确定。

2.8 然后在跳转后的页面右侧下部点击“下一步：撰写电子邮件”。

2.9 完成“2.8”步骤后，在Word工资条模板中，用鼠标光标放在（或点击）工资条项目旁边需要插入信息的位置。比如，你需要在“员工姓名”后边插入每位员工的姓名，那就把光标点击“员工姓名”后边的单元格，在右侧上部“撰写电子邮件”栏中点击“其他项目...”；在弹出的窗口“插入合并域”选择“员工姓名”后依次点击“插入”、“关闭”（这一步骤是在Excel工资明细表和Word工资条之间建立“链接”关系）。其它字段类似操作，依次重复前面的步骤就可以把Word文档中所有需要链接的字段全部“插入”了Excel表中的具体内容。（注意顺序：首先把光标放在Word中需要插入的位置上，其次点击“其他项目...”，然后在列表中找到对应字段，最后点击“插入”和“关闭”。）

2.10 全部链接完成后如图所示，检查链接无误后，点击右侧下部选择“下一步：预览电子邮件”，可在右侧上部选择不同员工预览；预览无误后点击右侧下部“下一步：完成合并”。

2.11 在跳转后的邮件选项窗口，点击右侧上部“电子邮件”。然后在跳转后页面中的“收件人”选择Excel中员工的“邮件地址”，主题行就是邮件主题，邮件格式建议选择“HTML”（发送时在文件正文且保留word所有格式）或者附件，发送记录可选择全部发送或部分发送。

2.12 点击“确定”后，系统自动启动outlook并开始后台自动发送。发件箱的内容如下图所示，双击邮件标题可查看具体的发送内容。

工资条邮件发送后，员工将会收到如下形式的邮件。如果你不希望工资条的内容在邮件正文中显示，而是作为邮件的附件，可以在2.11步骤中将“邮件格式（M）”栏“HTML”改为选择“附件”就可以实现。

完成以上所有步骤后，通过邮件批量给员工单独发送工资条就可以顺利实现。

3 注意事项

3.1 请确保每位员工的邮件地址准确无误，特别要注意公司内重名的联系人邮箱地址。

3.2 Word文档插入域之后一定要留意保存，在下次发工资条的时候只要更新Excel工资表的内容即可，不需要再对Word进行重新设置。

3.3Excel工资明细表模板和Word工资条模板最好保存在电脑固定位置，不要移动，否则后期还得重新链接。

3.4 如待发邮件中的工资条中的数据有很多位小数，但是Excel工资表中却没有，需要回到Excel表中的数据格式改为“文本”格式保存即可。操作方法：全选Excel工资表，右键设置单元格格式，改为“文本”格式，再按以上步骤执行邮件合并就可以了。

文/坚持飞翔的鱼