 在上周的薪技巧《10秒钟就能生成工资条，你还在一遍遍地复制粘贴吗？》里，小薪给大家讲了制作工资条的两种方法。 当天小薪就收到了很多用户的留言，万万没想到，宝宝们竟然都在狂喊 “小薪，你讲的技巧我学会了！但是我还想学那个用邮箱群发工资条的技巧！那个技巧看起来好神奇！” 于是，贴心的小薪赶紧找到资深“HR大表姐”@Coco，让她专门把珍藏多年的看家本领写成了教程，拜师学艺的时候到了！  发工资条是每个薪酬HR每个月都必做的一项工作，有的企业给员工发纸质的工资条，而有的企业更倾向于发放电子版的工资条。 不论哪种形式的工资条，员工收到的工资条都只能显示该员工本人的工资信息。基于这点，很多薪酬hr在做工资条的时候就头大了，可能做工资条的工作量比做工资表的工作量还大。 但是一个企业，每个人的工资条里显示的工资分项都一样，只是里面数据不一样，那有没有一种简便的方法，让发工资条这件“大事化小”呢？ 答案是肯定的，下面我就来教大家一种简便方法群发工资条，而且群发单显。当然，需要批量打印工资条的也可以在本教程中找到方法哦。 ▼▼▼ 你需要3个工具 Excel、Word和Outlook（如果是打印纸质版的工资条的，Outlook不作要求）。 Excel用于制作工资表，Word用于制作工资条的模板，Outlook用于群发邮件。 （用的office版本是2010版，其他版本大致操作一样，可能菜单位置不一样，大家需要注意一下。） 教程的基本原理 a. Excel和Word“合作”，让Word里面显示Excel表格的数据 b. Word和Outlook“合作”，让Outlook用邮件形式把Word里面的内容发出去。 准备工作 OUTLOOK配置 第一步，启动outlook，第一次启动时，系统会提示我们配置账户，我们直接点击【下一步】，像下面这样：  第二步：选择【是】——【下一步】，如下图：  第三步，选择电子邮件服务，这里我们选择第一个，然后点【下一步】，就像这样：  我们一般都是用的企业邮箱，在这里，我们要选手动配置，然后【下一步】，就像下面这样：  然后进入电子邮件的设置页面。 1. 用户信息 填自己的名字和邮箱地址。 2. 服务器信息 【账户类型】选择默认的pop3就可以； 【收发邮件的服务器】要根据我们使用的企业邮箱不同，填写不同的收发服务器地址，我们公司使用的是网易的企业邮箱（各位hr宝宝们如果不清楚自己的企业邮箱到底是谁家的，可以咨询网管） 3. 登录信息 用户名和密码填写我们的邮箱的完整地址和密码就可以了。 所以我这写的是这样的：  左边的信息填写完成后，点击右下角的【其他设置】，切换到【发送服务器】选项组，勾选“我的发送服务器要求验证”，然后点击【确定】就像这样：  之后会回到之前的设置页面，我们点击页面右下方的【下一步】，开始测试我们填的信息是否正确。 然后系统会弹出一个测试账户设置的对话框，显示测试任务，就像下面这样：  如果填的信息都没有问题，测试完成的页面就是这样的：  如果测试不通过，提示错误，则回到之前的页面检查看是哪里填错了，重新再填就可以了。 测试完成以后，我们点击上图中的【关闭按钮】，我们就完成了outlook的配置了。 第一步 让Word文档显示Excel表格的数据 1. 制作更方便导入word文档的Excel工资表 打开我们的工资表，我们每个月用于计算工资的工资表，里面有很多分项，还有各种公式，就像这样： 然而我们在制作工资条的时候，并不是要将所有的分项都显示在工资条中。 另外，为了方便计算，原始的工资表中的数据，都是“数值”格式，数值格式的数据在导入word的时候容易出错。 所以我们原始的工资表并不适合作为我们word版工资条的数据来源。 这时候我们需要另外一张表，里面有员工的邮箱信息（发纸质版工资条的可以不要邮箱信息），表头里所有的字段，都是你要显示在工资条里的工资分项，就像这样： 这张表我给它命名为【工资条】，怎么将原始工资表的数据导入到【工资条】这张表中，建议用vlookup函数，该函数的使用方法也不在这里赘述了。 这里提醒大家注意的是： 把Excel数据导入到word里面的时候，Excel里面的数字须是【文本】格式，否则在word里显示的时候容易出错。 所以大家把原始工资表里的数据通过vlookup函数导到【工资条】这张表里以后，别忘了【全选】，然后将单元格格式设置为【文本】格式。 这些都操作好了之后，将【工资条】这张表保存到大家容易找到的地址。 2. 编辑word版工资条模板 Word版工资条模板大家可以自行设计，要求排版美观大方，方便阅读就可以。 这个模板里面的分项应该在上一步【工资条】表格中的都可以找到（不要求word里面各个分项和Excel里面的字段完全一样），就像这样： 3. 将Excel表格数据导入Word模板中 Excel版的【工资条】和word版的工资条模板都完成之后，下面就可以开始导入数据了，在这里用到的是【邮件合并】功能。 具体操作 在刚才的Word版工资条模板中，分别点击上方菜单【邮件】——【开始邮件合并】小箭头——【邮件合并分布向导】。 就像下面这样： 之后，在文档右边会出现邮件合并的操作界面，我们先选择文档类型，信函和电子邮件都可以。这里我们以【信函】为例。 选择好后，直接点击下面【下一步：正在启动文档】，就像下面这样： 接着操作界面会提示大家设置信函，这里选择【使用当前文档】就好，然后点击下面【下一步：选取收件人】，就像这样： 然后在选取收件人界面，我们选择【使用现有列表】（因为我们刚刚已经制作好了【工资条】表格），然后点击【浏览】： 这时word文档会弹出一个对话框，提示我们【选取数据源】，我们找到刚才保存的【工资条】表格，然后点击打开： 然后系统会提示我们选择刚才【工资条】表格里面的某一张插页，我刚才做的【工资条】表格里面只有一个插页，所以选择【sheet1】就好，像这样： 点击确定之后，系统会再弹出一个对话框，这时候大家会发现，我们刚才【工资条】表格里面的数据都在这个对话框里显示出来了。 而且我们可以通过【姓名】前面的对勾，选择我们要发放工资条的人，比如哪个人不需要给他发工资条，那我们把他姓名前面的对勾去掉就可以了。 发放工资条的人员都确认无误之后，就点击确定。像下面这样： 再看我们的工资条模板文档，现在还没有什么变化，但是上面有个菜单【插入合并域】，从导入Excel表格之前的灰色状态，变成了可点击状态（可以对比前面的截图）： 这时候，我们需要把Excel版【工资条】表格中的各个字段和word版工资条模板中的各个分项一一对应起来。 我们将光标移到到特定位置，然后点击【插入合并域】，就会出来【工资条】表格中所有的字段，我们单机鼠标选择就可以了，就像这样： 这个时候，再看我们的文档，开头的冒号前面变成了这样： 再重复刚才的步骤，将光标移动到下面表格的“姓名”后面，然后再次点击【插入合并域】——【姓名】；然后将光标移动到表格的“月份”后面，然后点击【插入合并域】——选择【月份】……重复这个步骤，直到将表格里面各个分项都填满，就像这样： 完成以上的合并步骤以后，点击菜单栏里的【预览结果】，我们就会发现，【工资条】表格里的数据已经奇迹般的跑到word里面来了，这就是员工看到的最终的工资条效果了。 而且我们可以通过点击左右箭头来预览每个人的薪资详情： 第二步 生成工资条 1. 批量生成用于打印的工资条 在上一个步骤中我们预览确认都没有问题之后，就点击【完成并合并】的小箭头，选择【编辑单个文档】，在弹出的对话框里选择【全部】： 点击【确定】，系统会自动生成并打开一个新的文档——《信函1》，这样，Excel版【工资条】表格里面所有人的Word版工资条就生成了。 系统默认每人显示一页，我们也可以在这个文档里面调整一页显示2人或者多人的信息，调整完后就可以打印并发放啦！ 2、 用Outlook一键群发单显电子版工资条 （打开Outlook后最小化，确保是打开状态） 如果我们预览无误后的工资条不是用于打印的，而是要发送邮件到每个员工的邮箱里，这时候在点击【完成并合并】的时候，就选择【发送电子邮件】： 然后在弹出的对话框里，【收件人】处显示都是Excel版【工资条】里的所有字段，我们选择下拉菜单中的【邮箱】。 而【主题行】就是我们平时在发邮件的时候，填写的“邮件主题”，这里我们自己按实际情况填写就好，下面的发送记录，就选择【全部】： 确认无误之后，点击【确定】，这时候，我们辛勤的Outlook就开始为我们默默地群发邮件了，打开Outlook，看看已发送列表里面，同事们已经收到了各自的工资条： 最后保存我们的Word版工资条模板以备下次发工资的时候用。 ▼▼▼ 以上就是第一次用【邮件合并】合并功能发放工资条的详细步骤了。 可能有些同学会说，这么多步骤好复杂啊！可是这些步骤只是第一次操作的时候复杂一些，我们下个月再发工资条的时候就不需要这么复杂了。 下面是第二次发工资条的方法： 1.找到并打开我们之前保存的Excel版【工资条】，将这个月的原始工资表的数据导入到【工资条】里面。别忘了这个月人员增减，还有数字格式最后要设置为【文本】哦。 注：这里不建议大家新建新月份的Excel版【工资条】，直接用上个月的表，更新里面的数据就好。因为这个表只用于发工资条用，每个月的工资数据我们有原始的工资表呢。 2. 打开我们上个月保存的Word版工资条模板。 打开的时候会弹出如下对话框，我们直接选择【是】： 此时，我们发现模板一被打开，文档里面已经导入了工资条的数据。 因为上一步我们选择【是】时，word就自己调用了我们更新过的Excel版【工资条】，不需要我们再像第一次操作那样去完成合并，这也是为什么上一步中建议大家直接使用第一次保存的Excel版【工资条】，而不是新建。因为新建一个Excel，意味着我们要重新再来一次合并步骤： 我们在打开Word文档的时候，就已经完成合并，完成了数据从Excel到word的过程。 接下来我们需要做的就是批量生成Word版工资条并打印，或者是Outlook发送电子版工资条： 我们直接点击【邮件】——【完成并合并】，选择【编辑单个文档】或者【发送邮件】，剩下的步骤就跟前面讲的一样啦： 怎么样？是不是省事了好多，大家学会了吗？ -END- 有空 记得撩我 ”人在江湖飘啊 不掌握几个“独门绝技” 简直只有天天加班的苦命 宝宝们 有没有什么办公技巧 彻底改变了你的工作状态？ 欢迎在下方留言分享你的故事 |
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