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强大的office软件中，Excel与word之间的协作应用发挥着强大的功能。不信，我们一起来看看。利用Excel和word实现的邮件合并发送及邮件合并打印。 你是否有过这样的困扰？ 需要针对某一个人发送或打印仅关于她的相关信息，但是你需要这样做的事不是只对她一人，有N个这样的人需要你去处理。当数据量达到一定程度的时候，这一切看似简单的工作就会给你带来巨大的工作量。比如，HR给员工发工资条，由于工资保密，只能单独发给每一个人，如果一个个发送，如果有几千号员工，那要花多少时间才能发送完啊，有没有快速高效的办法解决这一切呢。答案是当然！！ 只要你掌握了以下邮件合并的八步功能。 word中“邮件”------邮件合并功能的操作，这里有一个前提需要事先说明下，这样的合并邮件发送的功能要求用户使用的邮件必须是outlook方可。 举例：有一批获奖的人员，要为他们每一个人发送一封祝贺邮件，邮件内容要包括仅关于他的个人信息，如姓名、名次、奖金、小组等。 Step1、整理好Excel名单，如下表，注意：姓名和邮箱地址是必不可少的，请务必检查好邮箱地址的正确性、与姓名的对应关系是否正确等。并做好Excel文档的保存。如图1： 图 1 Step2、新建一个word文档，在word中编辑好邮件正文。如图2： 图2 Step3、利用邮件合并功能将Excel中的信息嵌入word文本。 在word文档中，从工具栏的“邮件”中选择“开始邮件合并”，从下拉菜单中选择“电子邮件”。如图3： 图3 Step4、从“选择收件人”中选择“使用现有列表”，从弹出的选择数据源的编辑框中选择之前编辑好的包含获奖人员名单的Excel文档。确定后，就建立了两者的数据关联。如图4： 图4 Step5、对word正文中需要使用到的Excel文档中的关键字段进行名称的插入。在word中叫做“插入域”。如，将鼠标放到需要放姓名的位置，在“邮件”的“插入合并域”中选择“姓名”。如图5： 图5 特别说明：“插入合并域”中现在出现的字段清单为所关联的Excel文档的字段名单。 Step6、根据文本需要，逐步在word正文中需要的位置插入Excel对应的字段“域”。完成全部域插入后如图6： 图6 Step7、预览结果 在“邮件”中点击“预览结果”，如图7，此时会出现先Excel文档中第一笔数据的对应信息，如图8。选择“预览结果”旁边的递进按钮，如图9，可以以此查看其他数据的嵌入结果。 图7 图8 图9 自此，基本我们已经完成文本的编辑和嵌套了。 Step8、邮件合并发送或打印 这是最后的一个步骤，这里要强调的是，其他的环节都可以重新进行编辑和调整，而此环节一旦做出了发送的操作，则word自动会立即关联outlook发送邮件。这个不是演习，这个不是演习！！所以需要各位亲，在此环节之前对文档内容做好仔细检查。检查好之后，在“邮件”中选择“完成并合并”，如果是发送邮件请选择“发送电子邮件”。如图10：
图10 在弹出的编辑框中进行编辑如图11：
图11 完成编辑后点击确定，您的outlook将自动帮助您为这些收件人逐个发送只属于她的邮件，一切在几秒或几十秒内即可完成。为您轻松分担工作。如果您需要的是打印结果，则在“邮件”中选择“完成并合并”，选择“打印文档”即可。 今天的分享到此结束，如果想看更多历史文章，请从菜单所有文章查看。 |
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