Word 格式和样式到底该怎么用？

来自知乎，作者：宁小南

问题：

第一，比如我撰写公文，一般来讲就是三种格式：一级标题，二级标题，三级标题，正文。但是每次打开格式窗，密密麻麻的出来几十种格式，这些格式是哪里来的？

我期望的是，格式里面就只有一级标题，二级标题，三级标题，正文这四个选项，要调整格式我只要把文字涂黑，选择对应的格式就好了，如何实现这一功能？

第二，我发现有些段落的格式和整篇文档不统一。比如我将整篇文档涂黑，通过段落来调整行间距、缩进什么的，但是某些段落就是不跟着调整，必须要先将格式清除了再调整，为什么？是不是现在调整文档格式，必须使用格式窗格功能？

怎么理解这段话？拿一个案例来说

给这句话设置格式，需要执行的操作是：先选中文字，后执行字体、字号、加粗、标红四步！

给这句话设置样式，需要执行的操作是：先定义样式，后光标放在要调整的地方点击这个样式！

两种方法哪个方便省时间？

文档内容少的时候，利用格式刷、快捷键，眼疾手快直接操作【格式】很快就完成。

但是，当Word文档内容多的时候，用【样式】批量处理文档的优势就体现出来了！

所以，你可以把样式理解为批量化处理文档的一种方式。

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此外，样式还有一个更重要的功能：定义区分文档的类型。

让系统来识别这是一个白种人、黑种人、还是黄种人，要识别究竟是哪种人，先定义什么是白种人、什么是黑种人、什么是黄种人。

这个功能有什么用处？

1、导航窗口显示了文章的目录结构，点击对应的标题可以快速定位到想要寻找的段落。

2、一键生成目录！

想要生成目录，必须先定义文章的哪些内容是标题，才可以一键生成目录哦~~~

样式的两大功能，不知有没有解释清楚？

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有小伙伴问：

第一个问题中提到的每次打开Word出现的几十种样式，怎么全部删去，定义自己的几种常用的样式？

不知道我们说的是不是一回事，我用的Office版本的10版的，这里系统默认的是有18种样式

如果个人不喜欢这18种系统定义的样式，可以右键  一个一个删除，然后新建自己喜欢的样式即可。