每日Excel分享（图表）| 数据透视表基本技巧（二）

 

我们有什么？我们需求是什么？

下表是一张销售明细表，记录了2017年1月到2017年5月每一天每个销售部门不同商品的销量情况，数据量有接近5000行，而且还在不断递增，我们现在需要对它进行数据汇总分析，分析每个月不同部门不同商品的销售情况。

 

我们需要怎么做？                 

碰到这类标准规范的明细表，啥也不说了，直接用数据透视表，妥妥的.......................

 

如何快速插入数据透视表？   

选择我们要分析的数据区域内的任意一个单元格（注意这里只能选一个单元格不能是多个），如下图我们选择B16单元格，然后点击选项卡里面的“插入”选项卡，点击“数据透视表”，会弹出一个下拉菜单询问我们是需要插入数据透视表或者数据透视表，我们直接点击“数据透视表”

我们点击数据透视表之后，会弹出一个选择窗口，要求我们选择分析的区域，其实这个时候系统已经帮助我们自动识别了我们要分析的数据区域，如果我们需要对这个区域进行修改也可以直接修改，例如这里默认选择的区域是A1:D4969，如果我们需要更大的分析区域，可以直接在后面加个0就变成了A1:D49690

除了数据区域外还有一个地方也是需要我们选择的，那就是选择放置数据透视表的位置，直接点确定系统默认是新建一个工作表存放该数据透视表，如果有需要我们也可以选择存放到现有工作表，下面我们演示一下怎么选择存放到现有工作表

 

如何选择我们要分析的字段？

如何选择字段我们先看下面的动画

为什么要这么做，我们再看一下数据透视表的字段列表的构造，如下图

通过上面这个图我们可以看到这个字段列表的结构主要分成了5大块。

1、报表的字段，也就是我们明细表有哪些字段都会在这个版块里出现，字段名称前面有个勾选框可以给我们勾选；

2、报表筛选，这个框是给我们把报表字段里面需要筛选的字段拖动到这里的，例如我们想要通过筛选销售部分看到不同部门的销售情况，我们就把“销售部门”字段拖动到这个框中；

3、列标签，所谓列标签就是将字段按从左至右的方向扩展，如下图

4、行标签，所谓行标签就是将字段按从上往下的方向扩展，如下图：

PS：我们一般会只采用列标签，但是有时候我们也需要进行横纵分析，这个时候既有行标签也有列标签，也就是我们常说的交叉表，具体需要如何处理取决于我们实际的需求，后面会有讲到不同的业务场景对行列标签的需求。

5、数值，这个版块是给我们放置我们要汇总分析的数据计算，这个分析可能是计数、求和或最大值最小值等，如下图

PS：一般来说数值字段我们只会放置字段类型为数值的字段，例如销售数量、销售金额等，但是很多情况我们也会放置文本字段或其他字段，例如上图我们放置了文本字段“销售部门”，这个时候我们看到的数据透视表（B列）统计分析的就是每个部门对于每个不同商品的销售次数。

所以，对于不同的业务需求，报表筛选、列标签、行标签、数值这四大版块对于字段列表中不同字段的需求也是不一样的。

 

为什么做出来的透视表这么难看？

为什么做完上面步骤得到的数据透视表会这么难看呢？销售数量看起来明显不对，这是为什么呢？