领导对你刮目相看，职场会议组织干货

前言

职场中，往往会遇到一些会议，当领导将会议组织安排给你，如何快速有效组织一次会议呢？本文将一些要点和干货分享给大家，有不同见解和观点欢迎指教！

一、会前筹备

会议主题：确定会议的主要内容和要达成的目标等。

会议时间：确定会议召开的时间，大致的日程情况与整体安排等。

会议规模：确定会议的级别和大致参会人数等，这是会议地点选择、会议费用预估、会议的具体安排的基础。

会议地点：综合考虑会议规模、级别、食宿、交通及费用等因素，确认会议的地点，如会场、住宿、餐饮及其他活动等。

会议预算：计算会议的费用预算，分配会议消费主要部分的计划比例，能达成的会议效果等。

会务组：成立会务组，确定人员，落实分工，建立执行确认机制。

参会人员；敲定参会人员具体名单，再次与参会领导重点与会人员确认时间。确认参会人员的姓名、性别、联系方式、食宿等特殊禁忌、习惯等。

会议通知：起草、审核、下发会议通知，内容包括：通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会人员、日程流程、注意事项等。特别注意：通知下发时间要及时、会议时间要明确。

会前筹备

二、会前准备

（一）酒店准备

1、酒店房间预订，根据确定的参会人员预定房间，敲定入住时间、入住日期、房间数目、备用间、服务（如定时叫醒）等情况，重点注意重要领导的房间安排，人员如有合住的情况，区分好性别与一般住宿习惯等；

2、预先协调酒店入住及离开当天的流程及引导，将人员名单与酒店确认清楚，方便同步入住情况；

3、确认好相关费用结算方式；

（二）餐饮准备

1、统计会议期间的用餐次数、时间、地点（酒店、外卖、其他餐饮地等）、及方式（工作餐、晚宴等），提前确认与提供方预定，尤其注意相关人员饮食禁忌；

2、对于主要餐饮，如晚宴，除提前预定外，要重点确定相关细节，如菜单、酒水、餐席座位安排、主持人、晚宴致辞、领导讲话、节目表演、晚宴服务等；

3、如餐饮地与会场不在同一地点，需制定转场方案，防止出现问题；

（三）会场准备

1、会议证件、会场座签、会议文具（签到簿、纸张、笔、白板、白板笔）等；

2、会标、条幅、现场欢迎、引导牌、现场需下发会议资料、须知等；

3、会场设备情况，如灯光、音响、视频、网络等设备，要提前调试完成，并尽量准备备用设备与线路；

4、会议席位安排，如发言人讲台位置&布置、参会席位根据实际情况摆放（课堂式，分组式等）及相关物品布置——座签（千万不要写错名字！）、水、纸、笔、杯等等；

5、会议期间的相关服务，会场如提供相关会务服务提前与服务人员协调好服务细节，保证协调一致；如仅提供场地，提前安排我方人员。

6、如需茶歇应提前预定茶歇位置，摆台等，对茶点、水果等茶歇餐点既要提前准备，又要保证新鲜；

7、会议材料准备，如主持人串词、领导发言词、会议用PPT，穿插音频、视频、演示实物、涉及颁奖的奖状、奖品、鲜花等；

会前准备

三、会中服务

（一）酒店入住服务

1、专人在酒店前台引导入住并更新入住表；

2、再次告知会场地点及会议时间；

（二）领导迎接

重要领导要安排专人迎接陪同；

（三）入场服务

1、会场签到服务；

2、会议资料下发；

3、席位引导；

（四）设备操作

1、专人负责相关设备操作与演示；

2、操作人要熟悉整体会议流程，保证协调同步；

（五）主持人

1、主持人要起到良好的衔接作用，控制好时间与同步协调；

2、要会随机应变，对突发事件有有效控制与处理能力；

（六）会场服务

1、会场影像采集，拍摄会议中精彩的图像视频资料；

2、会场秩序维持，会议室门口安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为，予以提醒和制止，要注意做到言辞温和有礼，态度严肃认真，行动不愠不火。

3、巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况，发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时，要采取灵活的方式处理，最大限度地减少对会议的影响。

会中服务

四、闭会后

（一）会场清理

1、会议结束后沟通会场提供方，完成会场清理；

2、相关会议资料如需保密，需要完全回收；

（二）会议资料整理

1、会议简报、会议发言材料、领导讲话等材料需收集整理；

2、会议相关图像视频资料需剪辑整理；

（三）会议总结

分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好今后的会务工作。

（四）跟踪返程

跟踪好参会者离开酒店与返程情况。

五、附加活动

（一）出发准备

1、确认参加活动人员名单，制定安全应对预案；

2、开列活动需要物品清单，提前准备；相关药品和水是必备！

3、确保与会者明确活动出发时间、集合地点、注意事项等信息；

（二）活动中

1、确保安全第一；

2、如需多个场地，在换场前后一定要清点人员；

3、遵守活动相关场地公共秩序；

4、注意采集影像资料制作花絮；

（三）活动返程

1、注意清点人员；

2、不要丢失个人物品；

闭会后&附加活动