文字材料中几个基本的规范问题

 

一、字体、字号的正确使用

1.文件、材料标题用2号小标宋体字，可分一行或分行居中排布（公文标题在红色反线下空2行）。分行排布回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2.正文用3号仿宋字体，每自然段段首空2字，回行须顶格，数字不能回行。正文内一级标题用黑体字，二级标题用楷体加粗字。

3.文件、材料后标注的印发时间与正文内容间隔三行。

4.文件后“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目间空1字。公文如有抄送，在主题词下1行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关用3号仿宋字体标识，同一类机关间用顿号隔开，不同类机关间用逗号隔开，回行与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。

5.公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语、缩略语、概数等必须使用汉字外，其他数字使用阿拉伯数字。公文结构层次序数一般依次用汉字、汉字加圆括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加圆括号。

二、序号、标点的正确使用

    1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。

    2.“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，应用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”。

    3.“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，应使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“A.”、“B.”、“C.”。

    4.序号如加括号，如：⑴⑵⑶⑷，括号后面不加标点符号，小括号也不能只用半边，如：1） 2） 3）。

三、年份中“零”的正确使用

    年份如用中文形式表示，如“二○○九年五月”，则中间的“○”不能用阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，应用圆“○”；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应用长“0”表示，如：“2009年5月”。

四、发文字号中“括号”的正确使用

    印发公文时，文号中年份外的括号应该用六角括号“〔 〕”，不用小括号“（） ”或方括号“[ ] ”。

    如：灵语委办发（2005）5号 （不规范）

        灵语委办发 [2005] 5号　 （不规范）

        灵语委办发〔2005〕5号 （规范）

五、连接号和破折号的区分

    1．凡文中使用连接号的应该使用“～”，不用“——”或“—”。

如：2009年5月～10月中的“～”（使用规范）

    2．凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“ ”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。

六、汉语拼音注音字母的正确使用

    1．大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。

2．分连写：词内连写，词间分写。

    例：“公 共 场 所 请 勿 喧 哗”

    GONG GONG CHANG SUO QING WU XUAN HUA

以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注，不规范。

以下标注规范：

    “公 共 场 所 请 勿 喧 哗”

GONGGONG CHANG SUO QING WU XUANHUA

七、附件的正确标识

公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，应使用阿拉伯数码（如：“附件：1.x x x x”）;附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行，顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

八、页码的正确标识

页码用4号宋体半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心边缘7mm。双面印刷时，单页码居右空1字，双页码居左空1字。单面印刷时，居右空1字。文件第1页、空白页及其以后的页不标识页码。

公文如有附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

九、其它规范问题

1.发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称；发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识；字号以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 mm×15 mm。联合行文时，应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

2.上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起，在主办单位签发人姓名之下，按发文机关顺序依次排列，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之距离为4mm。

3.公文主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。党的机关公文一般只发组织，不发个人。

4.单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。公文的成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文署最后签发领导的签发日期；特殊情况署印发日期。

5.加盖印章应端正、居中，以上不压正文，下略压成文日期为宜。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，印章用红色，采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。

6.版记部分的印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的时间为准，用阿拉伯数码标识。