公文格式

公文格式，即公文的规格样式，是公文的权威性、严肃性在形式上的体现。它包括公文文面格式、公文文字格式、公文体裁格式。公文文面格式包括：公文的行文格式，版头、版中、版尾格式，公文的用纸尺寸与字体字号规格，公文的排印装订格式。

公文文面格式的要求：一、总体要求；二、文头部分的要求；三、主体部分的要求；四、文尾部分的要求。

一、总体要求

（一）开本。

党委文件采用16开本规格用纸，成品尺寸为宽184mm、长260mm，版面上空约40mm，下空约22mm；政府文件采用A4型用纸，成品尺寸为宽210mm，长297mm，版面上、下空约37mm，左、右空约28 mm。我县党委文件现采用A4型用纸。

（二）版心。

16k文件一般每页20行，每行25字。为了便于印制，每页的行数可调为21行或19行，并保持各页行数相同。

A4型文件一般每页22行，每行28个字。为了便于印制，每页的行数可调整为23行或21行，并保持各页行数相同。在调整行数时适当调整行间距，以保证版心高度的相对固定。

（三）页码。

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7 mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

页码设置方法：在Word菜单里，点开左上角“文件”中的“页面设置”，把页边距设置为：上、下3.7厘米，左、右2.8厘米；然后，点击“版式”，把“页眉和页脚”勾选“奇偶页不同”，并将页眉设为1.5厘米，页脚设为3.3厘米；然后，点开“视图”选择“页眉和页脚”，并点开“插入‘自动图文集’”，选择“- 页码 -”或“- PAGE -”，将弹出的“-1-”调整为4号仿宋体字，按空格键移至右边，并把“-1-”改为“— 1 —”，居右空1字；然后，按上述方法设置偶数页“— 2 —”，居左空1字；从第3页开始的页码会自动跟出，无需另外设置。

（四）标点。

全部采用规范全角标点，注意符合中文排版规范。

（五）装订。

文件的装订一般采用骑马订的方式装订，无法用骑马订时采用平订的方式装订。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm—5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

二、文头部分

文头由份号、密级、版头紧急程度、发文字号、签发人六部分组成，正常情况下(指只有一个发文单位版头)约占版面的三分之一。

（一）份号（编号），即文件印制份数的顺序号。

（二）密级，即文件的秘密等级。

按照保密法的规定，公文的密级分为绝密、机密和秘密三个等级。我县党委文件的密级用小3号黑体字，顶格标识在版心左上角第一行位置（即编号的下方），两字之间空开一字。

政府文件密级用3号黑体字标识在版心右上角第一行末尾，两字之间空一字，如需同时标识保密期限，密级和保密期限之间用实心“★”隔开，机密二字中间不空字。如：机密★一年。有急缓程度的文件还应在机密下面标注。

（三）版头，即发文机关的标识。

除在报刊上公开发表的外，公文都应使用版头，以示公文的庄重和权威性。

党委文件版头由版头名称（一般是发文机关名称）加上“文件”两字（或者加括号标明文种）以及一条带有实心五角星的横线组成，颜色为金光红色；联合行文时，公文版头既可用主办机关的名称，也可用联署机关名称。用套红大字居中印在公文首页上部。

政府文件版头由机关名称加“文件”两字及一条红色横线组成。如联合行文，若要把联合行文的单位版头都排上，只有横线下移，但单位再多，也必须保证文件首页要显示正文。

版头的字体以庄重为主，字号看字数多少，以版心能排下为限。我县党委文件版头字体采用以下几种规格：“中共赣县县委文件”采用66号华文中宋体字，“中共赣县县委办公室文件”采用54号华文中宋体字，“中国共产党赣县委员会（   ）”及“中共赣县县委办公室（   ）”采用32号华文中宋体字。

（四）紧急程度，即对文件送达和办理时间的要求。

紧急文件应分别标明“特急”、“加急”，党委的文件标注在文件的右上角，与密级平齐。党委的红头文件一般不标紧急程度，急件都会使用电报或发电。

政府文件紧急程度标注于右上角第二行，即密级下面。

电报和发电一般都是比较紧急，均需要标明紧急程度，紧急电报分别标明“特提”、“特急”、“加急”和“平急”。

（五）发文字号，即机关制发文件的编号。由机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成，缺一不可。

机关代字要准确而没有歧义，年份应标全称，如“2010”，不能用简称“10”，用中文六角括号“〔〕”括起来，不能用西文的方括号“[ ]”；顺序号不编虚位号，顺序号前不能加“第”字，如“赣县办发〔2010〕1号”不能写成“赣县办发[2010]第001号”。另外，联合行文只标主办机关的发文字号。我县党委文件采用小3号仿宋体字。

（六）签发人，即机关签发文件的负责人。

上报的公文（上行文）均需标注签发人，以表示对该文件的负责。

标注签发人的文件，发文字号居左空1字，签发人及签发人姓名标右侧，右侧后空1字。字体字号：我县党委系统上行文发文字号用小3号仿宋体字，签发人用小3号楷体字，签发人后标全角冒号，冒号后用小3号仿宋体字标识签发人姓名。

联合行文有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他单位的签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

三、主体部分

由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、盖章、附注、附件九部分组成。

（一）标题。

1．公文标题组成“三要素”：发文机关全称或规范化简称、公文主题、文种。

2．在特殊情况下，公文标题的三个要素也可省略其中的某项，如一些公告性的公文，标题中发文机关名称和公文主题可省略，只写“公告”、“通知”等。

3．标题中除法规、规章和规范性公文名称加书名号外（《 》），一般不加标点符号。

4．标题的文字排列要注意合理、美观。

多行标题的排列：位于发文字号下空（约2行），用小2号华文中宋体字，一行或多行居中排布。多行标题换行时，注意句子词意的完整性，做到排列得当，长短适宜。

多行标题的排列方式，一般是正宝塔、倒宝塔或棱形，避免出现上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。两行的标题要避免等号型排法，必须一行长、一行短，哪行长、哪行短，应根据句子的词意来断定。三行的标题排法应为：第二行比第一行长，第三行比第一行短；四行标题的排法应为：第二行比第一行长，第三行比第一行短，第四行比第三行短。两个以上机关联合发文，发文机关名称之间一般用空格分开，不加顿号。但标题中间两个单位不能排一行、需转行或有多个单位并列时，每个单位名称之间要加顿号分隔，不用空格。

避免出现的二种排法：第一种是三行或两行长度一样的长方形或等号形的排法；第二种是上下长、中间短的沙漏形的排法。

（二）主送机关。

1．指受理公文的机关。

2．主送机关名称应当用全称或规范化简称或同类型机关的统称。

3．位于标题下方、正文上方，顶格排印。

4．公布性及部分法规性公文不标注主送机关。

5．向上级机关行文，应当主送一个上级机关，如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。

主送机关的排法：主送机关（正文）与标题的空法：16K文件（可掌握为2行标题8行正文，3行标题7行正文，4行标题6行正文，以此类推）；A4型文件（可掌握为2行标题10行正文，3行标题9行正文，4行标题8行正文，以此类推）；左侧顶格排，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关的字体号均应和正文一样，我县党委文件用小3号仿宋体字。2个字的主送机关，中间不能空字，几个主送机关的只能前后排，而不能上下排。

（三）正文。

1．文件的主体部分，用来表述公文的内容。

2．包括：开头、中间（即全文的核心部分）结束语。

3．正文的格式是为内容服务的，以能充分表现内容为前提。

正文的排法：我县党委文件正文一般用小3号仿宋体字，如果是转发文件或印发《规划》《工作方案》《实施意见》等，则前面要加引言〔比如，“经县委、县政府研究，现将《  》转发（印发）给你们，请认真遵照执行。”〕，主送机关及引言用小3号楷体字。标点符号要符合排版规则，数字、年份不回行。正文的每个段落首行前空2个字，段尾力求避免单字成行、单行成页。每个段落之间一般不空行，但特殊情况的文件，为了突出层次，在段落之间加入一个空行。主送机关和正文之间不能空行。

另外，正文中的结构层次序数的标法：第一层为“一、”第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。我县党委文件文中小标题的层次字体为第一层为小3号黑体字，第二层为小3号楷体字。在正文中除个别大的稿件如总结、计划、工作安排等为了突出中心，会将一段中心思想用黑体字标出来外，其他一般都不在文中设置字体。此外，正文中数码字有个特例，每另起一段的数码字后面的标点，应用圆点，而不能用顿号。但文中的数码字后面则用顿号。全文一律不加粗字体，数字字体用Times New Roman。

（四）附件说明。

如文件带有附件，则在正文段落结束之后、发文机关署名之前加上附件说明。附件说明排在正文下另起一行，前面空2字，用正文相同的字体标识“附件”，后面标全角冒号和附件名称，也可在正文中用“（见附件）”或“附后”注明。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。

（五）发文机关署名。

1.党委文件发文机关署名的排法：

（1）凡标注主送机关的公文均在正文右下方署名。

（2）需盖印的同时署名。

2.政府文件发文机关署名的排法：公文用盖印代替署名。

发文机关署名的排法。我县党委文件的排法：署名与上面正文空开3行，居右排，右边与版心至少空开2字，字体字号与正文相同。两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并列排，长度相同，左右对齐。

政府文件的排法：政府文件因不署发文机关名称，加盖印章代替，所以日期与正文空开2行。

（六）成文日期。

关于公文形成时间：

1.一般署会议通过或领导人签发日期；

2.联合行文的署最后签发机关领导人的签发日期；

3.特殊情况署印发日期；

4.电报以发出日期为准；

5.决议、章程、条例等公文成文日期也即生效日期。

成文日期的排法：党委文件居右排在发文机关署名下面，第一个字比其后退2个字，且与版心右边空开2个字，字体号与正文相同，成文日期用阿拉伯数字；政府的文件成文日期用汉字，“O”不能写成“零”。

决议、决定、规定、办法、意见、条例等不标主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。

（七）盖章。

党委文件除会议纪要、决议、决定、规定、办法、意见、条例和印有特定版头的普发性公文外，应在公文落款处加盖发文机关印章，尤其是上行文的请示性公文一定要盖章。联合行文，联署机关都应加盖印章。

政府文件都要盖章，如联合行文，又分为联合上报和联合下发的公文，联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。加盖印章应端正、清晰，一般应上不压正文，下压成文日期。印油用红色。

政府文件2个印章以上的排法：行文需盖两个印章时，成文日期应拉开字距排印，左右各空7个字，主办机关的印章在前，两个印章均应压在成文日期上，两个印章不能交叉和相切，两章之间空隙不能超过3mm；行文需盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各行文机关名称（可用简称）打在发文日期和正文之间，主办机关在前，按顺序，每排最多排3个印章，每个印章均盖在对应的机关名称上，两端不得超出版心，同样上下左右不能相交和相切，如最后一排余1个或2个印章，均居中排布，然后在最后一排印章之下右空2个字标识成文日期。如果印章多，遇到排不下时，应调整文中的行距或字距，确保所有印章盖在同一页面上，绝不允许分两个页面上盖章或采取“此页无正文”的处理方法。

（八）附注（又叫发布层次或印发传达范围）。

党委文件与上面的正文（有落款的与落款日期、没落款的与内容）空开1行，用小3号仿宋体居左排放，前面空2个字，用小括号括起来。如果表述中出现括号嵌套的情况，用中文六角括号“〔〕”套小括号。如果是转发文件，发布层次不能标注在被转文件内容之后，应标注在落款日期之后，标法同上。

政府文件一般只标注主、抄送机关。特殊情况对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明。

（九）附件。

附件是正文的补充、说明或参考材料。

1．应另起一页第一行顶格标识“附件”，后标全角冒号，附件的名称和附件说明表述一致。

2．如有多个附件，应标明“附件1”、“附件2”等。

附件的排法：附件应排在版记之前，与公文正文一起装订，并在附件正文左上角第1行顶格标识“附件”，有几个附件时还应标注序号。附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致，附件标题与“附件”两字之间空开2行。如附件与文件正文不能一起装订，应在附件正文左上角第1行顶格标注文件发文字号并在其后标注附件。

下发的文件如系转发文件，被转发的文件不作为附件处理。转发语一般用小3号楷体，被转发文件的标题、主送以及字体、字号与其它文件一样。但被转发文应另起一页，大标题上面空2行。

四、文尾部分。

由主题词、抄送、印发机关和印发日期、印发份数、版记中的分隔线、印刷版记六部分组成。

（一）主题词。

1.定义：即用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化语词，由反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组组成。

2.公文主题词表通常由公文制发机关的最高主管机关负责制定和发布。

主题词的标法：

“主题词”三个字用小3号黑体，居左顶格排；主题词词目用小3号华文中宋体字，词目之间空一个字。词目排成多行时，一个词目不能分成两行排；回行时，第二行左边与首行的第一个词目对齐。

主题词的标法，党委文件按中央办公厅《公文主题词表》标引，政府文件按《国务院公文主题词表》标引。

（二）抄送。

指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关，一律使用抄送，不再使用抄报一词。

抄送的标法：抄送机关名称标注于主题词下方、印刷版记上方，用横线与印制版记相隔，后标全角冒号，并与“主题词”后的冒号对齐，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号（即使只有一个抄送机关，后也标句号）。“抄送”和抄送机关均用小3号仿宋体字。

（三）印发机关和印发日期。

用小3号仿宋体，标注于主题词之下（有抄送机关的公文应标注在抄送机关之下），占一行位置。党委文件印发机关前空半个字，印发日期后空半个字。政府文件印发机关前空1个字，印发日期后空1个字。印发日期以公文付印时间为准，均用阿拉伯数码标识。

印发机关不是指公文的发文机关，发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公室（人秘股、秘书股）或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公室或文秘部门，也可标识发文机关。

（四）印发份数。

用小3号仿宋体，标注于印发日期之下，居右排，后空2个字，党委文件用小括号括起来。标注为“（共印××份）”。

政府文件不用括号，直接标“共印××份”。

（五）版记中的分隔线。

版记中上下要素之间加一条分隔线，线的宽度同版心，最外边的两条线用反线（粗线），中间的线用正线（细线）。指有抄送的公文才有3条线，如果是2条线均用反线，即粗线。

（六）印制版记。

1．由公文印发机关名称、印发日期和份数组成。

2．印发机关名称和印发日期位于公文末页下端同一行的两端，份数标注于印发日期下方，此两行之间横线相隔。

3．翻印时，在印发机关名称和印发日期下方标注翻印机关名称、翻印日期和翻印份数，此三行之间用横线相隔。

版记的位置：版记应置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行，版记应落在偶数页。如果放版记的这页和前面的一页都没有正文，则版记页不标页码。

公文中表格的处理：公文中如有附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。当表格在最后一页时，应加页，封三为空白，封四为版记，封三封四不放页码。

公文中如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。