（一）标题：完整的标题应由发文机关、事由、文种三部分组成。比如《市委办公室市政府办公室关于进一步规范党政机关组织外出学习参观考察的通知》。这里“市委办公室市政府办公室”是发文机关，“关于进一步规范党政机关组织外出学习参观考察”是事由，“通知”是文种。标题的事由部分习惯由介词“关于”和表达公文主要内容的词组组成介词词组，作为公文种类的定语。事由应当准确简练，概括出公文的主要内容。公文标题一般不加书名号，如果是批转性公文，就要对转原件的标题加书名号。如“中共宜都市委关于转《宜都市人大常委会2004年工作要点》的通知”。公文制作的过程中，在没有明确规定的时候一般都遵循“约定俗成”的原则。比如说：在联合发文的时候，标题的发文机关一行排列，并使用规范性简称。如“市委办公室市政府办公室”、“中共王家畈乡党委王家畈乡人民政府”、“镇委办公室镇政府办公室”等等规范性简称。（标题要求用2号标宋、小标宋或中宋）
（二）主送机关：是行文的主要对象，与抄报和抄送共同构成受文机关。主送机关是公文递送的对象，也是发文机关要求接受和处理、承办这份公文的机关。准确确定主送机关是行公文发出后得到及时办理的关键，因此要根据公文内容和单位的隶属关系及职权范围来确定。如：“各乡、镇、街道办事处、市直各单位”。（主送机关用3号仿宋体）
（三）正文：是公文的核心部分，基本内容要在这一部分表述，从总体上说，正文由开头、主体、结语三个环节构成。开头一般是交代发文的根据、目的和原因，说明文件的重要性。
主体部分是交代公文事项和要求的部分，要求是具体明确、层次分明、突出重点、注意内在的逻辑性。结语部分往往因内容的不同或各地方关系的不同而有所差异。有习惯用语式“特此通知”、“特此公告”。有提出要求式，如“请遵照执行”、“妥否，请批示”、“否，请指示”等。（正文用3号仿宋体，正文一级标题用号黑体字，二级标题用3号楷体，三级标题用3号宋体）
注意几点：
一是正文中的数字用阿拉伯数字。
二是计量单位的标注要符合国家标准和国际惯例（比如：吨、公斤等）。
三是在正文中引用其它公文时应先引标题，后用括号标注发文字号。四是正文中小标题序号和字体如下：一级标题用中文一加顿号：
一、3号黑体二级标题用中文一加括号：
（一）3号楷体，三级标题用阿拉伯数字1加顿号： 1、3号宋体，四级标题用阿拉伯数字1加括号（1）不变体，同正文
（四）附件：附件是随文而发的文件、材料，一般对正文起补充、说明和印证作用；也有的附件实质上就是正件，而正文则是批示意见、发布说明、所做按语。附件因正文需要而设，如有附件必须在正文换页之后，版记之前，并且在正文之后，落款之前附：。（附件标题用2号黑体，正文一般用3号仿宋体，如有特殊情况了可用其它字号字体）
（五）发文机关：即落款、署名，是公文的法定作者，一般以机关全称或规范化简称写在文尾的右下侧。
需要注意的是：党委和政府发文机关落款不同，党委文件发文机关必须标注，政府机关的文件如果标题有发文机关的，落款可以省略。（发文机关用3号仿宋体）
（六）发文时间：就是落款日期，应以领导人签发或会议通过的时间为准，如果是联合行文，以领导最后签发日期为准。
需要注意的是：党委系统用阿拉伯数字标注（2005年6月20日），政府系统用中文数字标注（二OO五年六月二十日）（成文日期用3号仿宋体）
（七）印章：公文印章除会议纪要以外，一般要加盖发文机关印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。印章应盖在年月日上方中间，要求上不压正文，下要“骑年盖月”。印章的使用，党委和政府也有不同。党委部门的下行文如是铅印或胶印的可以不用印（包括党委政府联合行文，上行文要用印）。凡是政府部门印发文件都必须用印。
