天下小粮仓 / 13惜时 / 你是怎么做时间管理的?

0 0

   

你是怎么做时间管理的?

2017-09-01  天下小粮仓

1、吃番茄之路,并不顺利

番茄工作法是时间管理领域的高效方法,是职场工作、读书写作、居家旅行必备良品,其原理人人皆知:专注工作25分钟+休息5分钟,依此循环即可。不过在第四个番茄钟结束的时候,记得休息20分钟。

有非常多的时间管理书籍在讲解这种方法,非常多的时间管理达人在应用这种方法。当我们能够熟练运用的时候,甚至能够做到将原本需要1天才能完成的工作,在6-8个番茄钟内就搞定了。

但需要注意的是,一些网络经验、达人经验也指出,完成番茄钟不像我们想的那么简单,一天能做完成8个番茄钟(4个小时),就已经非常高效了,多数人一天可能无法真正的完成6个番茄钟。

我也不例外,一直都在断断续续的使用番茄钟,下载了各类APP、买了实物番茄钟,但每天很少能真正完成几个番茄钟。而且在番茄时间内,也是会出现走神的现象,虽然一直要求要专注、专注,但过程并不顺利,结果并不令人满意。

2、可能因为这两个“小虫子”

直到近几天,当我按下一个番茄钟,准备读文献、整理资料,中途却又走神了。想起近几天读到的《刻意练习》、《精进》等书籍,我突然才想明白,两个原因导致了我明明知道番茄工作法,却做的不好,或者坚持不下去。

第一,专注时间无法达到25分钟。按常理来讲,儿童的专注时间大概在5分钟,成人的专注时间一般在25分钟左右,前前后后的时间加起来45分钟左右,所以大部分的教育课程都设置为45分钟。

但真正应用到实际中,我发现我很难做到25分钟内保持高度的专注力,虽然有外界因素的影响,如电话、微信(关掉提示)等等,但更多的是自己无法坚持25分钟。总是在中途就喝喝水、动一动,原本想停下打字思考东西,结果眼睛看到书架上的书、外面的风景,就走神了。

第二,无法感知时间的流逝。时间管理大师柳比歇夫,完全不依靠手表就能精确知道做某件事用了多少时间,如与某位记者在花园散步花了1小时14分钟,这完全依赖自己的时间感知能力,好像体内自带终表,但这更是常年刻意练习的结果。

而作为时间管理领域的小白,我们还没有与时间成为朋友,在不依赖终表的情况下,更是无法知道具体时间、某事用了多少时间。如果中途停下来看一看表、看一看电脑或手机上的时间,其实去看的时候就已经走神了。

此时一般有两种心态,要么是“为什么这个番茄钟还没结束,我都忙了这么久了”,要么是“这个番茄钟还剩下多少时间,快结束了吧”,后面的效果就可想而知了。

所以,无法长时间的专注+无法感知时间的流逝,造成了我虽然一直在用番茄钟,但对工作、读书、写作、看文献等的效率,没有带来明显的改善。

3、找到适合自己的“番茄”

有问题,就总会有解决办法。番茄工作法本身是科学、合理的,只不过因为个体差异造成了应用效果不同。在反思了这个问题之后,我做了调整,并经过近期的试验,效果比较明显。主要调整思路有两个:

第一,降低番茄钟的专注时间。番茄钟原本的时间搭配是25+5,我根据自己的情况,尝试了20+5,18+5,15+3这几种模式,最后发现15+3非常适合我(我竟然发现,我现在的专注时间只有15分钟,多么痛的领悟)。

这种调整方式有三方面考虑,一是每当我的专注力消耗的差不多的时候,正好番茄钟时间也到了,休息3分钟后继续开始。二是,将目标细化成无数个15分钟,就好比无数个小目标,每次完成一点点,看似没有完成什么,但几个或十几个番茄钟下来,就能完成很多。三是,25分钟相对较长,无法保证没人打扰,但15分钟相对较短,一般不会有人打扰。短平快的模式可能反而更有效。

我也希望在以后的使用过程中,通过刻意练习,将自己的专注时间提升到20分钟,25分钟,甚至更长,真正实现高效、专注的工作与生活。

第二,将APP的时钟声效打开。现在很多番茄钟的APP,都有静音和非静音设置,可以将声效设置打开,就是类似钟表一样,走一秒、滴答一下。但不要将这个声效开的非常大,调整到正好能听见就可以。

这样我们在读书、写作、工作的时候,就能听到滴答滴答的时间流逝的声音。一方面让自己感知到时间,另一方面,滴答滴答的声音更带来一定的紧迫感,督促积极要专注、高效。因为随便一个走神,可能都会浪费30-60-100个或更多的滴答滴答,这流失的不是时间,是自己的生命。

以上仅是个人的经历,并不一定适合每个人,但也希望给每位小伙伴带来一点启发,快快调整一下番茄工作法,找到属于自己的“番茄”吧。

作者:千城Slash公众号:千城Slash读书行万里,梦想走千城

下面是我自己尝试过比较有用的时间管理方法技巧:

  保持焦点。一次只做一件事情,一个时期只有一个重点。聪明人要学会抓住重点,远离琐碎。就像在快速阅读中,只有抓住了文章重点我们就能最快地把握全文意思。

  80/20原则。应该把精力用在最见成效的地方,所谓”好钢用在刀刃上”。
  现在就做。许多人习惯于”等候好情绪”,即花费很多时间以”进入状态”,却不知状态是干出来而非等出来的。请记住,栽一棵树的最好的时间是20年前,第二个最好的时间是现在。
  不得不走。要学会限制时间,不仅是给自己,也是给别人。不要被无聊的人缠住,也不要在不必要的地方逗留太久。一个人只有学会说”不”,他才会得到真正的自由。
  避开高峰。避免在高峰期乘车、购物、进餐,可以节省许多时间。

  成本观念。在生活中,有许多属于”一分钱智慧几小时愚蠢”的事例,如为省两元钱而排半小时队,为省两毛钱而步行三站地等等,都是极不划算的。对待时间,就要像对待经营一样,时刻要有一个”成本”的观念,要算好账。就像我自己学习快速阅读,练习快速阅读需要一定的时间,但是掌握了快速阅读技巧后,为我为节约的时间远不只此。所以,为了我们的学习和工作效率,提高阅读速度,学习快速阅读的高效阅读方法是很重要的,很划算的。

  积极休闲。不同的休闲会带来不同的结果。积极的休闲应该有利于身心的放松、精神的陶冶和人际的交流。

  不管学习工作还是生活中,我们都应该有良好的时间观念,把宝贵的时间进行时间管理,进行合理的规划。这样,会让我们的生命更加丰富。

............................

文/《精英特速读记忆训练网》,掌握速读记忆,倍增学习效率。关注公众号:jintcn,了解更多:快速阅读、记忆力、注意力、思维等方面的知识学习、能力训练。

时间管理一个重要的关键是将所有需要完成的事情先集中起来然后各个单独击破。

因为每个人的生活作息习惯不同,所以每个人的时间管理也存在一定的差异,但总体有一个方程式就是:收集、归类、执行、回顾。

首先是:收集事情。可以采用的方式有2种:集中式收集和分散式收集。所谓集中式收集就是每天固定一个时间点进行,在这个时间点上把所有需要做的事情找出来,列在清单上面。分散式收集是每天不固定时间,随时记录发现的需要做的事情。

然后是:归类。将清单上收集到的事情按照一定的方式进行归类汇总。可以参考的一种归类方式上:按照事情的重要度和紧急度的2个纬度进行归类汇总。

接下来是:执行。完成之前的2个步骤之后就可以轻松知道现在需要优先做什么了,此时,我们需要记住一点:一个时间只做一件事情。

最后就是:回顾。这步看起来对工作安排及完成没有什么作用,但事实不然。每天睡觉之前简单回顾一下今天的工作情况有助于我们改进时间安排计划,我们才能更加高效的完成工作计划。

我认为,成功职业人的时间管理意识很强,有“走在时间前面”的习惯。在这里,我分享工作中七个时间管理思维习惯:

  1. 你对于公司的发展策略和措施,有没有想在领导的前面,用长远的眼光谋划公司更好发展,为领导提供有价值的发展方案?

  2. 你对全年的工作计划进一步细化了没有,是不是每一项重大计划都有详细的实施方案,明确工作事项、完成期限、职责部门和责任人?

  3. 你对领导布置的每一项工作任务,有没有及时组织开展,并狠抓工作落实?有没有及时向领导汇报工作进度和工作结果?

  4. 你发现工作中存在的问题,有没有及时向领导汇报,并提交建设性的意见和建议,让你的智慧和才华在解决问题在充分展现?

  5. 你在工作过程中遇到突发事件,有没有第一时间向领导汇报,抢住了解决问题的最佳时间,避免了重大损失和不良影响?

  6. 你在平时上班不要再迟到早退了,除非你不想在这个公司“混”了。因为神龙见头不见尾的行为是老板的权利,而你现在还不是老板。

  7. 从现在起,养成开会提前半个小时到会场的习惯。没有指定位置的会议,你最好自觉坐到前排。为什么?要想领导提拔你,就要让领导看到你!

聪明的职业人不会浪费时间,而且善于走在时间前面,事事提前谋划,抢夺发展先机,主动迈向成功!

我的时间管理很简单,罗列清单——按照事情的紧急重要程度进行筛选,去掉可以让别人代劳的事情——排除干扰,设定番茄钟,专心做事。

所谓的时间管理其实就是一个自制力的管理。

如果你总是在各类公众号上不停地汲取这方面的文章,也很容易能发现,其“心法”无非那么几条。

“心法”是万变不离其宗的“道”,是变化的世界中不变的原则,是每日行动的指导思想。

“心法”与“技法”相对。“心法”好比内功,如果内功没过关,就算你拿着把剑耍来耍去,这把剑本身再怎么锋利,但你没办法把这把剑用到极致。而换个角度讲,如果你的内功扎实, 即使低头一看,手里仅有一把比较low的剑,你也能摆出架势来。要不怎么会有“钝刀出利手”一说?

抓住“心法”等同于抓住了最基础的关键部分,有“牵一发而动全身”的事半功倍之效。那么,都有哪些“心法”呢?

根据这几年的经验,我提炼了六个“心法”,正好凑个“六六大顺”的美好寓意,迎接即将到来的猴年春节。

而且,这一次,我要把它们素面朝天地露出来,不浓妆艳抹。那就出来吧——

一、主动收集

生活中你有这种体验吗?

有时候冒出很多可以行动的想法,过个一两分钟你却拍脑袋:咦,我刚才想什么来着?

灵感、想法像你大脑森林里的小鸟一样,东跳西蹿,你看见只是一瞬间,如果没有抓下来,就飞走了,下一次不知道什么时候能看到。

如果这是一个很好的做事方法、点子、idea呢?

错过了,未免太可惜,太遗憾!

所以,在行动管理中,首先要有积极主动的心态。偶然想到要做的事,先要向它伸出双手,大力“拥抱”。

与积极主动的心态相对的是,在想到要做的事时,假装没看到,自己抽身跑得远远的。

假装没看到,现在没啥问题,过一段日子后它又会找上门来时,就是债主来讨债的节奏,分分钟急死你,因为实在变得太紧急了。

然而,一个更震惊的真相是:之前那个“假装没看到”的行为,很可能不是你能意识得到的,而是潜意识帮你悄悄地做了决定。

比方说,你正在玩手机游戏愤怒的小鸟,你爸过来说他要出门,十五分钟后把厨房的煤气炉关火。你应了声好,但潜意识里你不想管这件事,不想错过游戏,如果没有及时收集这个行动,很可能等儿就出事了。

又比方说,看到我的文章里说了某个观点,眼睛突然像灯泡一样亮了起来,好像有那么些道理,你点点头“嗯”了一声,脑袋闪过念头说“要按照文章里说的做”。但是你没有意识到应该把这个念头收集起来。那过后能不能“变现”就靠运气了,等猴年马月某天这个念头突然降临。

这些只是例子。也就是说,当时事情还不怎么紧急时,你根本完全没有觉知到什么该写下来,完全没有get到point,所以真正麻烦的问题是出在这里。

这个“心法”,很多人觉得不就是主动收集而已,显露了一种轻视的口吻。但据我观察,在草莓榨智机小班上,在这个环节能做好的伙伴还真不多。

二、思考为先

主动收集到的行动想法,你需要对它进行二次创造。

在美国史蒂芬·柯维的《高效能人士的七个习惯》当中,提到“任何事情都有两次创造,一次是智力创造,一次是体力创造”。如果你看过这本书, 还记得有这么一句话吗?或许不经意间,这句话一闪而过,没有任何雪泥鸿爪的残存。

这句话的寓意是很深刻的。它提到了“智力创造”,并且把“智力创造”放在了“体力创造”之前。而多少人并不重视行动前的“智力创造”,没有先想后行,先思后做,而是只想“体力创造”,拿起事情就立刻干?

没有思考为先,很容易把人整累,回馈也小。

所以,行动之前,要腾出时间,对要做的事情掂量掂量,算计算计。就像射箭,在拉开弓之前,你还要再静心瞄一会儿红心才放出箭。思考为先,就是瞄准红心的那一步。

思考为先,都思考些啥呢?比如这个行动——

哪些要做为什么要做做到什么标准可以交给谁去做要花多少时间去做要怎么样才能做得巧要放在什么时间段去做要以什么形式做才不拖延......(题外话:上面这段竟然像个梯形,

无意之举,有型之美)

可惜,思考这一步常被我们无意或有意忽略。

无意忽略可能是因为不知道应该先思考再行动,或者以为不重要,觉得与其想那么多,不如把时间花在“做”上面;

有意忽略主要是心里觉得有难度,烧脑烧得累,不如直接逃避。

但“思考为先”这一步不单不能省,而且分量还挺重,有时候不夸张地说,可以八成“想”,两成“做”。如同炒菜做饭一样,前面那些洗菜摘菜切菜的时间分量重,但洗得好,切得好,真正等到菜一下锅也就翻炒几分钟便熟了。

三、清单提醒

通过思考,想清楚自己真正要做些什么,真正能做些什么之后,就知道自己的行动了。但是知道行动,不等于时时会记得呢

因为大脑并没有那么管用,它并不能记得住那么多事,记挂太多反而让它难受,会充满了焦虑感,感觉到这个事也要干,那个事也要干,真怕忘记了哪一件,想想都醉了。

我们要想办法让大脑能够不会忘记要做的事,并且不累。

写下来变成清单,是一种好方法。

举个日常的例子,去超市里购物,如果光靠脑记,没有列一份清单提醒自己,我八成会漏掉一些东西,明明去之前还觉得那些东西肯定会想得起来,但一到现场就犯晕。

当然,列成清单就不要写得乱糟糟,要有条理性,要有整齐感,看得也舒服;清单不止一份,要分类成几份,哪些是今天待办的,哪些是下周的,哪些是更长久的;并且清单的内容要表述得清楚,是一份有结果导向的清单,更为明确预期结果的任务,动力才足,才可能采用更精准的行动去搞定想做的事。

这些待办清单,英文为to do list,有人谐音为 “土豆”。

就算再多行动,有这些“土豆”清单在手,大脑会觉得有个提醒机制,有个坚实靠山,心里会踏实点,也就不会整天担心忘了什么。

四、要事第一

有清单提醒,防止忘记,可以开始执行行动 。但清单上的内容那么些,不可能同时做,总要有个先后顺序,有个执行的流程。

从哪开始做呢?

美国博恩·崔西在《吃掉那只青蛙》中给出了答案:“如果你每天早晨第一件事就是吃掉一只活青蛙,那么你会欣喜地发现,今天没有什么比这更糟糕的事情了;如果你必须吃掉两只青蛙,那就先吃那只长得丑的。

这里的“青蛙”来指代有挑战性(有难度)且重要的事。形象点表述,就是那些一眼望过去很重要,但你第一个念头是“不想干”的事。

所以每天的行动从哪里开始,就从这只“青蛙”开始。这也和《高效能人士的七个习惯》中提到的“要事第一”吻合。如果每天能够优先吃掉三只“青蛙”,优先做完三件要事,即使其它小任务没有完成,这天依然会成就感爆棚的!

那什么是要事呢?

不少小伙伴懂得“要事第一”的原则,但最后是晕在另外一点上——判断不了什么是“要事”。几件事摆在一起,说不清哪件更重要。这种现象很常见,你是不是也曾经有过这样的苦恼?

这里涉及到目标管理的范畴,一般人都会从下面三个层面中的一种去判断。立足当下:要事是当下重要紧急或重要不紧急的事立足年度:要事是跟你的年度目标契合的事立足长远:要事是现在持续做并在未来有收益的事

显而易见,从第一种到第三种,站位越来越高,当然更有方向感,能够让你做事气定神闲、心如止水、淡定从容、泰然自若。

五、专注当下

明确了要做的事,剩下的就是专心致志地做了。别以为专心致志很容易办到,如果平时你要观察一下自己做事的模式,就会发现人的行动是随机的,特别是你没有察觉和刻意去调整,则更是如此。

有时候你正在网上搜索着某个感兴趣的内容, 突然浏览器就弹出个新闻广告窗,什么“猴子换头手术成功”“央行探索数字货币”,你一看眼睛就亮了,马上点进去看。等回过神来,都忘了一开始自己是在做什么事呢。

还有的小伙伴,可以手头上做着一件事,心里总是记挂着另外一件事。说白了,就是走神。从远古的基因来说,我认为这是和古人类在野外需要警惕野兽有关,所以需要这种“走神”的习惯,才能及时发现威胁。

所以在行动管理中,培养专注力是很重要的。专注力要高,前提是你的睡眠要足,睡得不好,精力不够,自控力就会下降,专注力难以持久。在精力足够的情况下,就是方法问题了。

最著名的方法就是“番茄工作法”,是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种简单易行的提升专注力法,也可以说是一种对抗拖延症的方法。这种方法的详细背景可以搜索了解。

它的主要做法是选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟(时间也可调节为适合自己的长度),专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。

这种方法以时间的紧迫感强化专注力,虽然简单,但真的挺管用。

六、批量解决

在行动管理当中,还有一个小窍门,是从快递员那里偷师来的。

现在快递业这么火,几乎每个人都曾经从快递员那里接过东西吧。快递员是怎么送货的呢,他们是将寄件按区域分类后再投送的,属于同个住宅小区的物品都会一起送达。这就是批量解决的方法。

我们同样可以用这种方法,减少行动间的切换成本,提高效率

比如需要“智力创造”时就将需要思考的内容一起解决掉,等到“体力创造”时,便专注于做的过程,而不需要再思考太多。

比如同一个环境下的任务接连着完成,要外去办的事在外去时一起办了,要用微信时将需要用微信解决的问题一次性解决掉,可以减少时间被碎片化的可能。

以上就是我总结的“六六大顺”行动管理心法。

工具品种可以五花八门,但在方法上主要就这么几点。其中,前三个偏向于行动的准备,后三个偏向于行动的执行。

说出来,它们就是这么朴实无华,这么的素面朝天。

可能你都不屑一顾,因为太常见,都不把它当回事。

但真正用到家了,才知道好在哪。

最后,我给它们编了个口诀——

行动管理有心法,说来说去就六样。主动收集少遗憾,思考为先少迷茫。清单提醒少遗忘,要事第一少蛮干。专注当下少怠慢,批量解决少切换。

——

发愤的草莓,专注妈妈族时间管理。家有2宝,愿与当妈的你相互依偎。上班之余耕耘同名公众号(neverstop201508),5点晨起写66万字一年成书,图文原创的干货新书《现在就干》于2017年5月网络面市。

    本站是提供个人知识管理的网络存储空间,所有内容均由用户发布,不代表本站观点。如发现有害或侵权内容,请点击这里 或 拨打24小时举报电话:4000070609 与我们联系。

    猜你喜欢

    0条评论

    发表

    请遵守用户 评论公约

    类似文章 更多
    喜欢该文的人也喜欢 更多