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法律微讲座第二十七期讲座文字版
分享人：李泳霄
李泳霄，新疆巨臣律师事务所一级合伙人，有度商事诉讼团队创建人。 文字整理：山西晋商律师事务所实习律师刘晓思、宋玲玲、李陈敏。
乔布斯曾经说过：“苹果奉行零制度，但这并不代表没有生产流程。在苹果，一切都严谨有序，生产流程非常合理。关键不是在于制度，而是通过流程实现高效。”那在我们律师诉讼团队当中呢？在我创建这个团队之初我发现了一个比较严重的问题，就是如果你要带很多人，尤其是年轻律师的时候，会发现非常难带，一对一的指导时间非常有限，而且深度不够，所以我们一直想通过流程，大家的协作来完成年轻人的快速成长，以及将业务做到极致。但是，我们都知道知易行难，流程管理是比较难的。在以前我们团队成立之初，是有一套流程的，但是执行的非常不理想。几乎没有几个案件是按照全流程做完的，所以每次在开庭之前最后一天，我们才完成案件的准备，这就导致到了法庭上其实还是没什么底。另外一个问题就是团队人多，虽然多但是协作又不好。为了有效地实施这个流程，实际上我们在内部做了很多工作。需要强调的是，流程管理对诉讼案件，包括律师的业务肯定是有好处的！大家需要认识清楚，流程是为你的战略服务的，说大了，是为你的整个愿景服务的。因为我们的业务定位在复杂商事诉讼，愿景定位在做全球最好的一个商事诉讼团队。这就要求我们每个案件都需要做到非常精细、非常极致，确保每个案件非常有把握，而且能够赢，所以我们的流程相对来说细节非常多，要求非常高。它是为战略服务的，流程涉及到为战略服务的话就涉及到深层次的管理问题。实施流程的繁琐性与艰巨性，致使很多律师从心底难以认识到流程的价值。故而，在启动流程管理这项工作之前，首先需要给大家有一个思想上的动员，告诉大家为什么这么做。另外，为了给战略服务，为了让战略成功，还需要对组织机构做出调整。为了把流程管理贯彻好，有度商事诉讼团队在团队宝的辅助下，把团队分配模式进行了调整，从提成制变成提点制，完成团队一体化建设以后，流程管理就容易多了。
上面这幅图是有度商事诉讼团队的流程1.0版本。这个版本大概是十八个步骤，最初根据这个流程开展了一部分工作。进行一体化改革后，基本每个案件都是按照这个流程完成的，现在有度商事诉讼团队的出庭律师上场之前很有信心。因为做了精细化管理之后，大家都准备的非常充分，所以我相信乔布斯的一句话，“关键的并不是制度，而是流程。”在流程管理方面，流程价值主要体现在三个方面：第一，案件阶段性目标非常清晰；第二，有助于整个团队实现真正协作，大家是通过分工和流转来工作的；第三，有可能把案件做到极致。此步骤需要设置一个表格，把相关的信息都录入进去实现团队的共享。设置好模板后，依序填写即可。但需要强调的是，此部分的材料分析只有一个原则，就是“穷尽”，不管客户或者当事人给了多少资料，有用与否，都需要在印象笔记中将其共享出来，以便团队在下一步工作中使用。要点： （1）录入案件信息； （2）对案件进行利益冲突检索； 此部分需要律师做记录，便于在准备时了解案情的信息。（2）会议结束后，对会议内容在1小时之内进行整理；（3）会议结束后的2小时之内，对会议内容形成书面文件，并发送给客户。案件大事记是基础性工作。在“穷尽”材料之后，通过Excel等软件将案件重要事实做一个排序和罗列。要点： （1）对材料整理之后填写案件大事记表； （2）根据案件大事记表做案件大事记图； 法律检索要做到“穷尽”。大数据课上讲了法律检索的具体方法，怎么去检索，怎么去把一个案件“穷尽”所有法律规定、案例、司法解释等等。做完之后一定要在印象笔记中留下痕迹。之所以叫流程，是因为团队要协作。因为团队作业的话，有的时候突然有团队成员调取相关资料，我们总不能天天在办公室里找东西，所以这一块检索出来的成果就要再放进来，放进来为下一个律师，下一个工作人员核对校验检索成果是否有效奠定基础。可以说，可视化是政府客户和说服法官的重要利器。通过印象笔记将前面的法律事实和事实问题梳理完之后，要汇总出一个图表。有时候要为当事人设置一个争议解决的整体程序策略，就是这个案件怎么走，有没有关联案件等问题。要点：在案件开庭后的24小时，对开庭需要的图表进行汇总，其中包括每张图的修改过程和每张图的每个版本。策略报告，即一个产品的展示，是以上几个步骤的综合体现。策略报告是谈判过程中非常有必要的一个“武器”，这个工作是帮助我们在个案谈判当中进行议价的，因为我们很多时候都是按照当地的收费标准，但是有了这个我们可以抛开这个标准。除此之外，我们还会把策略报告做成一个可视化的幻灯片（利用Keynote等工具）。不管是我们去客户单位还是客户来到我们律师事务所，我们都会根据这个幻灯片来给客户展示诉讼的方案，展示整个案件我们会如何代理，包括报价的内容，我们都会在幻灯片中给客户展示出来。胡清平老师说过一句话，那就是我们律师一定要将可视化变成我们的“大炮”，变成我们的超级武器。
要点： （1）收案后48小时完成； （2）由主办律师审阅之后定稿并进行胶精装交付客户； （3）初步诉讼文书（起诉状、立案相关材料、委托手续）准备完毕；（4）与客户沟通诉讼策略方案，并根据客户要求调整诉讼策略方案。为了提高用户体验，我们在平时做代理手续的时候，就要提前让团队的人员把相关的文书材料包括代理合同，尤其是有关收费和服务条款的一些约定提前做好，不能跟客户谈好报价之后，再做手续让客户等，一定要在这个时候注意速度。有的时候跟客户谈完之后，第一时间就要让客户跟你签约完成，接下来才能说明你之前做的工作都很有价值、都有意义。要点：委托代理合同签订后一小时对代理手续进行电子版本扫描，扫描存为PDF版本后录入团队档案。（3）将阅卷内容进行打印并进入团队案件管理内部共享。阅完卷以后会经过策略分析，即召开团队会议。团队会议就是案情分析会议或者讨论会。一方面我们要开始讨论，另一方面我们就开始分组了，分组是通过抓阄的方式，组成模拟法庭。团队实行队长负责制，队长的选举实行轮岗制。这样一方面锻炼了律师的业务能力，另一方面也培养了他们的管理能力。要点： （1）根据案件情况组织团队案情讨论会议； （2）根据团队指引定会议内容； 庭前准备主要是进行分组以后，作为委托一方的律师要把所有的文书准备好，包括法庭上所有资料，全部准备好；对手律师也需要做一个模拟演练。这些东西都准备好以后，需要做下一步预备工作。因为在团队分组的时候都是随机抓阄的，所以双方在庭前准备中已经分好组了，但在诉讼过程中还是有很多配合的。要点：按照团队会议中模拟法庭的分组分别进行准备，做到真准备、真法庭、真对抗。做模拟法庭不是只有一次，第一次没有做好，还要有第二次。请真法官参与，一定要由真法官确认案件完全准备充分了，我们才会出庭，这也是注重用户体验。模拟法庭以后要给用户发送报告，有时候会邀请客户来参加，这样用户体验会非常好，会让他觉得律师费出的非常值。流程工作一定要展示给客户，让客户觉得律师做得很到位、很专业。我们不只要把业务做好，还要以用户体验为中心做这项工作。要点： （1）对模拟法庭进行全程录像； （2）按照真实庭审，团队成员担任书记员制作庭审笔录、全程记录；法院庭审分笔录和庭后沟通两个部分。笔录就是当天我们的记录，庭后沟通就是代理意见和法官沟通的一些记录。法院庭审要复盘，复盘记录更新到印象笔记中，确认我们下一步的工作或者风险。要点： （1）开庭前3日准备庭审所需材料； （2）根据模拟法庭表现经成员挑选辅庭律师或者出庭律师自行挑选；庭审报告做两个版本，一个自己内部留存，一个发给客户。庭审后第一时间把报告发给客户，让客户快速了解情况，这里还是以用户体验为中心。以前经常是客户主动问，觉得律师的服务比较滞后，而且效果并不好。现在将整个流程提前，让客户在想要了解情况时有一个书面详细的版本。如果能用图表的尽量用图表，将庭审情况给客户阐述明白即可。要点： （1）开庭后次日24时前完成庭审报告； （2）将庭审报告按照团队要求发送给委托人。 庭后文件就是代理意见、补充代理意见以及其他相关内容的文件放到笔记本中，便于互相传输修改。（2）备注栏中表明上诉截止期或缴费截止期、申诉期以及是否需要上诉申诉等；结案报告主要是案件结果出来以后，要对生效的法律文书进行分析，分析完以后给客户讲，做这样裁决有没有被上诉、被再审的可能，存在哪些问题，包括提醒客户以后遇类似问题注意什么，合同怎么签等。提供细节内容，让客户觉得有价值。要点： （1）根据指引制作结案报告； （2）按照团队要求将结案报告电子版以邮件的方式发送给委托人。结案卷宗是把上述所有材料按照顺序装订好，装订好扫描以后做成PDF版本，放入印象笔记中，方便阅卷查阅。另外将结案卷宗装订好，给客户留一份，自己留存一份，这也是为了客户体验。要点： （1）对案件的重要文件进行筛选，制作结案卷宗； 知识管理，即把上述步骤认为有价值的相关知识放到笔记本里。要点： （1）根据案件情况以及知识管理需求进行管理； （2）根据指引制作知识管理，以免后期同类法律问题重复检索。以上内容即为整个案件管理的流程。说起来还是一句话，我们要有理工科思维，把案件拆分，拆得又细又准。在协作中把案件做到极致。比如我们在处理复杂案件中，需要动用团队整个力量来处理，需要将固定流程进行拆分和细化，让案件在谈判准备阶段进一步进行细化，这就需要灵活运用流程，不断拆分。这就是队长负责制的优势，如果队长认为有必要再拆分的话，会对全队进行指挥要求。团队文化是球队文化，就像打篮球，上场队长是非常重要的，控制全盘，分配时间，去分工、去拆分具体事项、去控制整个流程。当案件流程非常复杂时，需要对流程进行再次拆分，流程不是死的，要根据具体案件目标和整个团队和律所的战略来实现。我们在流程管理中把所有案件情况，包括工作指引、知识管理、市场情况、工作安排，也包括对未来合伙人的观察，都放在案件管理的笔记本里。案件管理的笔记本就是全流程，每个案件都需要有很多的笔记，看资料方便，团队外出去法院阅卷以后很快进入印象笔记，留在单位的人就可以看，这样效率就会大大提高，而且控制了质量。
我想说的是流程管理所有的一切源于可视化，首先是流程团队的人可以看懂，第二是客户体验的最好武器，一定要让客户感知到服务，哪项工作怎么做了，怎么反馈。所有的思维都源于可视化。我相信阿尔法研发出来以后肯定会做的更好，我想将我们每个过程步骤都固定下来，只有把过程固定，包括知识管理都固定化，每个季度整体复盘以后，才会对每个案件进行比较，才会做出一个客观的总结。 什么是评判自己是否进步的标准，就是每个案件比上一个案件做的更好，今天比昨天做的更好，没有流程管理的过程，很难有一个客观的总结。因为对于团队来说，大家的成长是最关键的，要让大家通过流程管理快速成长起来。
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